Oft vernachlässigt: Ressourcenplanung im Projektmanagement
Obwohl der effektive Einsatz von Ressourcen als erfolgskritisch einzustufen ist, ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement in vielen Unternehmen nach wie vor unzureichend umgesetzt. Es scheitert nicht am Willen, sondern an der Praxistauglichkeit der verwendeten Werkzeuge.
Selbst in Konzernen ist die Ressourcenplanung mittels Excel verbreitet – keine besonders handliche Lösung: Die grobe Basisplanung mag noch glatt über die Bühne gehen, schwierig wird es, wenn es zu Verschiebungen kommt. Da ist das Chaos vorprogrammiert.
Zusätzlich fehlt die übergeordnete Perspektive auf die kurz- und langfristig verfügbaren Kapazitäten im Unternehmen. Abteilungen und Projektmanagement planen für sich, es gibt keine Gesamtsicht, die aber wichtig wäre, um (strategische) Entscheidungen zu stützen.
Hinzu kommt, dass das Ressourcenmanagement laufend Änderungen unterworfen ist. Diese tatsächlich abzubilden, erscheint als zu komplex und zeitaufwändig. Insgesamt ist die Ressourcenplanung in Projekten nicht selten ein Thema, das Frust provoziert.
In diesem Beitrag zeigen wir Möglichkeiten auf, wie Unternehmen mit diesen Herausforderungen umgehen können:
- Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement
- Fazit: Erfolgsfaktoren für die Ressourcenplanung im Projektmanagement
Sie haben gerade nicht die Ressourcen, um den ganzen Beitrag zu lesen? Dann schauen Sie hier vorbei:
Ressourcenplanung im Projektmanagement mit Projectworx (in aller Kürze)
Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement
Lebten wir in einer perfekten Welt, könnten sich Projektleiter frei aus dem Ressourcentopf bedienen. Sie könnten sich die qualifiziertesten Mitarbeiter rauspicken, und es wäre immer noch Nachschub da, sollte Bedarf bestehen. Leider sieht die Realität anders aus. Es gibt keine Selbstbedienung, man muss sich hinten anstellen – und am Ende bekommt man meist gar nicht das, was man bestellt hat.
Das Thema Ressourcenmanagement ist ein Konfliktherd, dem man nicht leicht beikommen kann. Am ehesten gelingt dies unter dem Einsatz von spezialisierten Software-Lösungen.
Je nach Rolle im Unternehmen, gibt es sehr unterschiedliche Anforderungen:
- Entscheider benötigen Überblick und verlässliche Analysen, um die Lage richtig einschätzen und darauf basierend Entscheidungen treffen zu können. Erfolg und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sind eng an das Ressourcenmanagement geknüpft. Man will einen Überblick über die Zusammensetzung der Projektlandschaft haben, wissen welche Projekte in der Sales Pipeline sind und auch die Wahrscheinlichkeiten abgebildet sehen, mit der diese beauftragt werden. (A-/B-Potentiale)
- Das PMO ist gefordert, die Basis für eine funktionierende Ressourcenplanung im Projektmanagement zu schaffen. Es benötigt Werkzeuge, um Prozesse zu etablieren und Portfolio-Entscheidungen wie Priorisierungen oder die Beendung von Projekten in Abstimmung mit dem Entscheider vornehmen zu können. Klare Richtlinien müssen definiert und verankert werden, sodass Fragen wie „Welches Projekt bekommt Ressourcen zugesagt, wenn es zu Engpässen kommt?“ nicht in Konflikte ausarten.
- Projektleiter brauchen eine Möglichkeit, sich qualifizierte Ressourcen für ihre Projekte zu sichern. Ein Tool soll sie dabei unterstützen, Abstimmungen zwischen Projektleiter und Teamleiter einfacher zu gestalten und Vereinbarungen transparent festzuhalten. Performance-Probleme aufgrund von Ressourcenkonflikten sollten dadurch weitestgehend vermieden werden und die Ursachen aus Rechtfertigungsgründen nachvollziehbar sein.
- Teamleiter müssen verlässlich Auskunft geben können, haben aber keine solide Basis für ihre Ressourcenzusagen. Da hängen Projekte in der Schwebe, Mitarbeiter fallen ungeplant aus und ein anderes Mal fuchst es bei der Durchführung. Zusätzlich zu den Aufgaben aus Projekten, müssen auch Linientätigkeiten erfüllt werden – und jeder will zuerst bedient werden. Handeln auf Zuruf ist noch immer weit verbreitet und gefährdet die Deadlines laufender Projekte. Neben der Übersicht von verfügbaren Kapazitäten, Abwesenheiten und zu erledigenden Aufgaben, braucht es deshalb auch die Kontrolle, wohin die Stunden der Mitarbeiter tatsächlich fließen.
- Mitarbeiter profitieren am meisten von einem übersichtlichen Taskmanagement und einer einfachen Zeiterfassung und werden in agil arbeitenden Unternehmen verstärkt in die Aufwandsschätzung einbezogen.
(1) Eins oder viele Tools zur Ressourcenplanung im Projektmanagement?
Wie viele Tools braucht es, um all diese Anforderungen abzudecken? Die Antwort: So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Projectworx vereint alle oben genannten Ebenen in einem Tool, bietet aber auch Schnittstellen zu Drittsystemen, wenn diese in Ihrem Unternehmen weiterhin eingesetzt werden sollen.
Zusammenspiel verschiedener Stakeholder in der Ressourcenplanung optimieren
Diese Darstellung gibt einen groben Überblick über die Werkzeuge der Ressourcenplanung für die unterschiedlichen Aufgabenbereiche vom Entscheider bis zum Projektmitarbeiter. Detailansichten dieser und weiterer Werkzeuge folgen in den Slides.
Dynamische Auslastungsgraphen für Schnellanalysen
Für die strategische Kapa-Planung stehen Entscheidern Auslastungsgraphen zur Verfügung, die individuelle konfiguriert werden können, um die unterschiedlichsten Fragestellungen zu behandeln. Wie viele Ressourcen sind in internen Projekten gebunden? Wie sieht es mit der Auftragslage aus? Wie ist das Verhältnis von A- und B-Potentialen?
Graphische Darstellung der Gesamtauslastung mit vielen Filtermöglichkeiten
Ein Blick in die Gesamtauslastungsmatrix gibt Aufschluss über Bottleneck-Abteilungen oder andere Ungleichgewichte. Projectworx unterstützt das PMO besonders gut bei der Abbildung von Standardprozessen – so auch in der Ressourcenplanung. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind vielseitig: Nutzen Sie Projekt-Templates mit vordefinierten Ressourcenanforderungen oder die schnelle Aufwandsschätzung, die T&S in der Pre-Sales Phase praktiziert. Selbst Workflows können genutzt werden, um zur detaillierten Aufwandsschätzung zu kommen. So macht es Hammerer Aluminium Industries.
Kombinierte Projekt- und Ressourcenplanung
Projektleiter planen Projekt und Ressourcen in einer Ansicht – dem Ganttdiagramm. Verschiedene Planungshilfen, wie die Vorschau der Verfügbarkeiten, in der Ganttansicht reduzieren den Koordinationsaufwand und Umplanungen deutlich. Neben der Suche nach Abteilungen und Personen ist auch die Suche nach Skills möglich.
Personaleinsatzplanung & aktuelle Auslastungsübersicht
Personaleinsatzplanung und Ressourcenplanung greifen auf die gleiche Datenbank zu. Somit haben Teamleiter stets den aktuellsten Stand der Auslastung und Ressourcenanfragen vor Augen – selbst, wenn es zu Verschiebungen in Projekten kommt. Die Entscheidung, wie viele Stunden der Teamleiter seine Mitarbeiter zu welcher Zeit entbehren kann, geht wiederum in die Auslastungsübersicht ein – und wird zudem gut nachvollziehbar festgehalten.
Einfache Zeiterfassung
Da die zu verbuchenden Projektvorgänge bereits bei der Ressourcenplanung zugewiesen werden, kommt es bei der Zeiterfassung zu keinen Missverständnissen. Jeder Mitarbeiter weiß, wofür er einplant ist und kann schnell darauf buchen. Die Stundenrückmeldungen können wiederum fürs Controlling genutzt werden.
(2) Aktualität der für die Ressourcenplanung im Projektmanagement benötigten Daten gewährleisten
Die akkurate Darstellung der (Gesamt-)Auslastung ist nur dann möglich, wenn alle relevanten Daten an zentraler Stelle gebündelt werden. Dieses Argument spricht für den Einsatz eines vollintegrierten Tools. Die Aktualität der Daten ist dadurch gewährleistet, dass die Arbeit an den Projekten im Tool stattfindet, wodurch Projektzeiten einfach mitgetrackt und den Planungsdaten gegenübergestellt werden können.
Häufig sind die in Unternehmen eingesetzten Planungswerkzeuge zu starr, um mit der hohen Dynamik mithalten zu können. Was heute gilt, ist morgen überholt. Gefühlt alles unterliegt der Veränderung:
- Geplante Projekte kommen nicht zustande
- Zugesicherte Ressourcen sind noch anderweitig gebunden oder fallen ungeplant aus
- Höher priorisierte Projekte werden bevorzugt, wodurch sich der Zeitplan verschiebt
- Dringende Nachbesserungen müssen erledigt werden und werfen Pläne durcheinander
- Der Leistungsumfang wird (vom Kunden) nachträglich erhöht, sodass bestehende Pläne ihre Gültigkeit verlieren
- etc.
Jedes Mal die Pläne anzupassen, käme einer Sisyphusarbeit gleich.
Die Folge: Die Ressourcenplanung im Projektmanagement ist kaum aufgestellt, schon wieder veraltet.
(1) Vom Groben ins Feine planen
Diese sehr allgemeine Empfehlung möchten wir gerne anhand eines einfachen Beispiels für die Ressourcenplanung im Projektmanagement erläutern.
Projektierungsphase
- Verlieren Sie sich bei der Aufstellung von Projektplänen nicht in Details. Planen Sie lieber grober, mit Phasen, übergeordneten Vorgängen und Meilensteinen, dafür aber vollständig und für alle Projekte – auch für die Potentiale. (Dadurch wird sichergestellt, dass die Datenlage die tatsächliche Situation möglichst realitätsnahe wiedergibt und die Gesamtsicht auf die Auslastung geschärft.)
- Dieser schlanke Projektplan ist die ideale Grundlage für die Terminplanung, grobe Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung, und ist dabei leichter zu steuern und aktuell zu halten.
- Die Nutzung von Planungstemplates für ähnlich aufgebaute Projekte bietet sich in vielen Fällen an. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Arbeitspakete in der Ressourcenplanung vergessen werden. Außerdem reduziert sich der Aufwand für die Planung – vor allem, wenn bereits geschätzte Ressourcenanforderungen (z.B. auf Abteilungsebene) im Template hinterlegt sind.
Kundenauftrag / Projektzusage
- Die detaillierte Personal- und Abteilungsplanung erfolgt nach Projektzusage oder Kundenauftrag. Nun können die Arbeitspakete mit den Abteilungen konkretisiert und eventuell Vorgänge ergänzt werden. Es erfolgt eine detaillierte Schätzung der Aufwände. Die verfügbaren Ressourcen werden dem aktualisierten Terminplan gegenübergestellt und entsprechend eingeplant.
Wie kommt man nun am besten von der groben zur detaillierten Aufwandsschätzung? Das kann je nach Anwendungsfall sehr unterschiedlich aussehen, wie diese User Stories beweisen:
Rough Estimation bei T&S in der Pre-Sales-Phase
Detailled Estimation für Change Requests bei Hammerer Aluminium Industries
(2) Umplanungsaufwand reduzieren
Umplanungsaufwand durch integriertes Ressourcenmanagement reduzieren
Stellt ein Projektleiter seine Projektressourcenplanung auf, wünscht er sich im Idealfall die volle Arbeitskraft der von ihm angeforderten Ressourcen. Er nimmt die Planung in der Ganttansicht von Projectworx vor und sieht durch die Verknüpfung mit dem integrierten Ressourcenmanagement automatisch, ob der Mitarbeiter bereits für andere Tätigkeiten verplant oder sogar überlastet ist.
In diesem Fall hat er die Wahl weitere Ressourcen anzufordern, die Ressourcenanforderung auf das gesamte Team auszudehnen (sodass der Teamleiter verfügbare Mitarbeiter zuteilen kann) oder die Dauer des Vorgangs entsprechend zu verlängern.
Der Abstimmungsaufwand und nachträgliche Umplanungen werden durch die Verbindung von Termin- und Ressourcenplanung in der Ganttansicht deutlich reduziert.
Umplanungsaufwand durch sinnvolle Planungstakte reduzieren
Selbst wenn die Verfügbarkeiten laufend gepflegt und größtenteils automatisiert aktualisiert werden, wollen alle Anfragen die zwischenzeitlich eingegangen sind, berücksichtigt werden. Der Teamleiter prüft, in welchem Umfang er die Ressourcenbereitstellung gewähren kann. Zudem kann eine Neubewertung des Zeitaufwands für ein Arbeitspaket durch den Teamleiter nötig sein.
Nach Abstimmung mit dem Teamleiter und Zusage eines gewissen Kontingents muss der Projektleiter die Planung unter Umständen anpassen. Dies kann im Laufe des Projektes immer wieder vorkommen, wenn unerwartete Aufwände auftauchen. In der Praxis hat es sich bewährt, fixe Planungstakte (ca. 2-4 Wochen) einzuführen. Innerhalb des aktuellen Taktes sollte die Ressourcenplanung nur in Ausnahmefällen angepasst werden. Bei kurzen Takten gilt diese Empfehlung auch für den darauffolgenden Takt.
Umplanungsaufwand durch Planungshilfen reduzieren
Projectworx erleichtert die Ressourcenzuweisung, Abstimmungsprozesse & Umplanungen durch verschiedene Tools:
- Vorschau der aktuellsten Ressourcenverfügbarkeit & Ressourcenkonflikte im Ganttplan
- Einfache Ressourcenanforderungen auf Personen- oder Abteilungsebene
- Möglicher Einsatz von Planungstemplates für ähnliche Projekte
- Automatische Neuberechnung der verfügbaren Ressourcen bei Verschiebungen/Umplanungen in der Planungsphase
- Die Gegenüberstellung von Plan, Forecast und Ist (siehe Screenshot) dient auch als Kontrollwerkzeug und gibt einen Überblick über angeforderte und gewährte Ressourcen sowie die tatsächlich geleisteten Stunden
- Die rollierende Planung (Konfigurationsmöglichkeit) zeigt auf, wo nicht nach Plan gearbeitet wird und reduziert den Aufwand für Umplanungen in solchen Fällen: Zugesagte, aber nicht geleistete Stunden werden dabei automatisch in die Zukunft fortgeschrieben und erhöhen dort die Auslastung des Teams/Mitarbeiters. Dadurch ist gewährleistet, dass einem Projekt zugesicherte Stunden tatsächlich für dieses Projekt geleistet werden und dieses auch den Vorrang vor neuen Anfragen hat.
Fazit: Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement
- Besten Überblick für alle Beteiligten schaffen: Während PMO und Entscheider einen Überblick über die Gesamtauslastung eines längeren Zeitraums benötigen, brauchen Projektleiter und Teamleiter eine möglichst exakte Vorschau der verfügbaren Ressourcen in den nächsten Planungstakten. Projectworx bietet für alle Aufgabenbereiche abgestimmte und durch Rechte gesicherte Ansichten.
- Für Datenaktualität sorgen: Je weniger manuell gepflegt werden muss, desto aktueller die Daten. Durch die integrierte Zeiterfassung werden die Projektstunden der Mitarbeiter laufend erfasst und stehen für die aktuelle Darstellung der Auslastung und für Soll-Ist-Vergleiche zur Verfügung.
- Prozesse etablieren und klare Richtlinien vorgeben: Projectworx macht es Ihnen leicht, Standardprozesse in Ihr Projektmanagement zu integrieren. Auch auf dem Gebiet des Ressourcenmanagements. Alle Möglichkeiten zeigen wir gerne in einem persönlichen Gespräch auf.
- Vom Groben ins Feine planen: Gehen Sie in der Projektierungsphase noch nicht zu sehr in die Details, nehmen Sie die grobe Ressourcenplanung aber für alle Projekte vor. Nutzen Sie Planungstemplates, um für Kontinuität und Vollständigkeit zu sorgen. Nehmen Sie die genaue Personal- und Ressourcenplanung erst nach Projektzusage bzw. Auftrag vor.
- Umplanungsaufwand reduzieren: Diese Planungshilfen unterstützen Sie dabei, Daten aktuell zu halten und Umplanungen auf ein Minium zu reduzieren.
Ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement ein ewiges Frust-Thema in Ihrem Unternehmen? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Lage verbessern können.
Vereinbaren Sie gleich einen Termin im Online-Kalender und schauen Sie sich in Ihrem persönlichen Test-Account um.
