Die Protagen Protein Services GmbH ist ein international führender Spezialist im Bereich der GMP-konformen Proteinanalytik mit mehreren Standorten und unterstützt seine Kunden erfolgreich bei der Entwicklung therapeutischer Proteinwirkstoffe und Biosimilars. Das Unternehmen gibt es seit über 20 Jahren.

Die Ausgangssituation

Die Protagen Protein Services GmbH bearbeitet im Jahr mehr als 100 Projekte, die von unterschiedlichen Kunden aus der Pharma- und Biotechnologiebranche beauftragt werden. Vom Umfang fallen diese sehr unterschiedlich aus. Bei Großprojekten mit einer Laufzeit von mehreren Jahren bis zu einer Vielzahl an parallelen Kleinprojekten, die zum Teil nur 1-2 Wochen dauern, ergeben sich dabei große Unterschiede im Handling der jeweiligen Projekte.

Da es neben der Fülle an Projekten auch noch mehrere Standorte zu betreuen gibt, wurde eine Komplexität erreicht, welche die Planungsmöglichkeiten herkömmlicher Officeanwendungen überstieg . Auch der gleichzeitige Zugriff und der daraus resultierende Mangel der Nachvollziehbarkeit war ein Problem.

Fragen wie:

  • Wer hat was verändert?
  • Wie kamen die Änderungen zustande?
  • Wer hat welche Kapazitäten zu welchem Zeitpunkt verfügbar?
  • Sind wir in der Lage neue Projekte in einem bestimmten Zeitfenster zu bearbeiten?
  • Wie sieht der Gesamtüberblick aus?

konnten nicht mehr zeitgemäß beantwortet werden. Schließlich wurde über einen Consultant eine neue Projektmanagement-Software gesucht: Notwendige Kriterien waren:

  • Webbasierte Lösung mit einem Server, der im Unternehmen stationiert ist (On Premise)
  • Multi-User Zugriff
  • Unterstützung des Selbstorganisation der Projekt-Teams!
  • Leistungsstarke, übersichtliche Ressourcenplanung
  • Modular und anpassungsfähig in Bezug auf individuelle Datenbankabfragen und Berichte
  • In der Lage, die unterschiedlichen Projektdimensionen übersichtlich abzubilden
  • Kompetente Beratung und verlässlicher Support für die Einführung und Handhabung der Software

Dr. Roland Moussa, Director Operations bei Protagen Protein Services:

Als sehr schnell wachsendes Unternehmen hatten wir viele verschiedene, getrennte Systeme, die separat gepflegt werden mussten und nicht miteinander verbunden waren. Wir sahen eine große Schwierigkeit darin, all diese Systeme in ein neues Produkt zu integrieren ohne dabei zu viele Kompromisse eingehen zu müssen. Die Skalierbarkeit war für uns zentral. Zudem die Möglichkeit eine Mischung aus Top-Down und Bottom-up Planung realisieren zu können.

Projectworx hat uns bereits in seinem Standard sehr beeindruckt und einen Großteil unserer Anforderungen abgedeckt. Da das System auch sehr gut konfigurierbar ist, konnten auch die letzten Details umgesetzt werden, die Projectworx für uns nun zu einer perfekten Lösung machen.

In gemeinsamen Gesprächen gewannen wir das Vertrauen, mit MByte einem sehr kompetenten Ansprechpartner in Augenhöhe gegenüberzustehen. Es wurde schnell klar, dass der Projektleiter Herr Kasper und sein Team fundiertes Expertenwissen im Bereich Projektmanagement und viel Praxiserfahrung beisteuern konnten. Mit intelligenten und sinnvollen Anpassungsvorschlägen und Berichtsvarianten hat sich Projectworx bestmöglich an unsere Unternehmensprozesse angepasst.“

Das Selbständige Planen der Projektmitarbeiter macht den großen Unterschied

Problemstellung:

„In der Natur der zu bearbeitenden Kundenprojekte liegt es, dass oft Änderungen gemacht werden (müssen). Unsere Projektteams bestehen aus 5-8 Mitglieder und einem Teamleiter. Das sind dann in Summe 70-80 Personen, die ressourcenmäßig verplant werden müssen. Ab einer gewissen Größe, Anzahl und Komplexität an Projekten verliert man dann das Bauchgefühl, welches ein Projektleiter grundsätzlich hat, ob die Projektlast bewältigt werden kann oder nicht. Es ist dann auch nicht mehr möglich, dass 2-3 verantwortliche Personen, wie etwa der Projektmanager, immer wieder alles „umplanen“ müssen.

Lösung:

In Projectworx kann jedes Teammitglied selbständig aufgrund des vorgegebenen Projektbudgets über die Kalenderansicht seine Arbeit Bottom-Up planen und teilt sich in weiterer Folge die Arbeitszeit selbst ein. Die Teamleiter achten im Normalfall nur darauf, dass die groben Timelines und Meilensteine eingehalten werden.

„Die einzelnen Projektmitglieder kümmern sich primär darum, dass ihr Projekt-Kalender in Ordnung gehalten wird und die gearbeiteten Ist-stunden gepflegt werden. Projectworx liefert gleichzeitig stimmige Projektpläne und Ressourcenauslastungen, die in der Folge aktuell sind, ohne dass nachgewartet werden muss!

Es war  für uns vor Projectworx sehr aufwändig, die Terminplanung der Teams mit den Gesamt-Projektplänen synchron zu halten. Nun passiert dies automatisch! Das ist sensationell und spart enorm Zeit. Zusätzlich liegen ständig aktuelle und korrekte live-Daten vor. Wir können auf Basis dieser Daten wesentlich agiler Entscheidungen treffen.“

Arbeitszeiterfassung – 1x eintragen – vielfache Benefits

Da es sowieso erforderlich ist, die Projektzeiten genau einzugeben, ist es nur ein kleiner Schritt die gesamte Arbeitszeiterfassung über Projectworx abzuwickeln.

  • Jeder der mehr als 100 Mitarbeiter macht die Arbeitszeiterfassung über Projectworx.
  • Alle Stundendaten sind für die Ressourcenplanung verwertbar!
    Die eingegebenen Werte werden bei der Ressourcenplanung der Projekte verwendet und berücksichtigt ohne noch einmal in einem 2. System eingegeben werden zu müssen.
  • Kein extra Aufwand für Personalberichte
    Dem Unternehmen wird es erleichtert, seinen Pflichten gegenüber dem Arbeitnehmer nachzukommen, indem es aus Projectworx diverse personaltechnisch notwendige Monatsberichte, Zusammenfassungen und Übersichten als Exporte zur Verfügung stellt.

Datenabfragen: Großer Mehrwert für das Management

„Durch die Möglichkeit mit relativ geringem Anpassungsaufwand individuelle Abfragen aus der Projektdatenbank abzufragen und sie in einem Bericht darzustellen, der dann aus Projectworx aufrufbar ist, kommt uns die Software sehr entgegen. Wir müssen uns nicht verbiegen, sondern im Gegenteil, die Software passt sich unseren Prozessen und Bedürfnissen an. Das ist ein enorm großer Benefit für uns.

Wir können so viele wichtige Rückschlüsse ziehen und laufend unser Planungsverhalten verbessern – das war vorher wesentlich aufwändiger.“

Fazit:

Informationen auf den Punkt gebracht, anschaulich und übersichtlich aufzubereiten, dann beratend mit viel Know-How im Prozess dabei zu sein, und in weiterer Folge noch unkompliziert und flexibel die Lösung umzusetzen – das ist eine der großen Stärken von Mbyte.“

Dr. Roland Moussa, Direktor Operations