Das Unternehmen
Mit innovativen Produkten und Dienstleistungen zählt die Star Finanz, ein Unternehmen der Finanz Informatik, zu den führenden Anbietern von multibankenfähigen Online-Banking-Lösungen. Seit mehr als fünfzehn Jahren prägt das Unternehmen mit Sitz in Hamburg und Hannover mit seinen über 150 Mitarbeitern das Online-Banking von Anfang an entscheidend mit.

Von den multibankenfähigen Banking-Lösungen StarMoney, StarMoney Business, das browserbasierte Banking-Portal StarMoney Web und SFirm für Privat- und Firmenkunden über Mobile-Banking-Produkte wie den Finanz-Apps StarMoney App, Sparkasse und Sparkasse+ der Sparkassenfinanzgruppe bis hin zu individuellen Lösungen für Online-Zahlungsverkehr, Web-Anwendungen und CMS-Lösungen bietet Starfinanz eine umfassende Palette an Finanzlösungen.

Gründe für eine Projektmanagement-Software

Starfinanz entwickelt sowohl eigene Software-Produkte als auch individuelle Software-Lösungen im Auftrag für Kunden.

Zunächst wurden getrennte Systeme für Angebotslegung, Budgetierung, Zeiterfassung, Controlling und Reporting eingesetzt, was zu einem hohen administrativen Aufwand führte. Verbunden mit einer steigenden Anzahl an Projekten erreichte man einen Punkt, an dem der administrative Aufwand nicht mehr praktikabel war.

Mitte 2012 entschied man, eine Projektmanagement Software zu suchen, die den gesamten Projektablauf unterstützt. Die Haupt-Themen waren dabei:

  • Angebotserstellung direkt im System mit flexiblen Angebotsvorlagen
  • Komplette Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung für die Mitarbeiter
  • Controllingmöglichkeit der Termine, Kosten und Qualität)
  • Rechnungsvorschläge für Überleitung in das Buchhaltungssystem zur tatsächlichen Abrechnung
  • Übersichtliche Dashboards für Mitarbeiter, Projektleiter und Abteilungsleiter (z.B. Soll/Istkosten Vergleich für Projektleiter mit Drill-Down-Möglichkeit)
  • Einführung eines standardisierten und softwareunterstützten Prozesses für die Projektanlage und Genehmigung
  • Portfolio-Steuerung aller Projekte
  • Transparenz in der Projektabwicklung
  • Plattformunabhängige Zugriffsmöglichkeit (auch über mobile Endgeräte)

In einem Evaluierungsprojekt wurden mehrere Anbieter kontaktiert und zu Präsentationen und Demostellungen eingeladen.

Die Einführung von ProjectWorx

Nachdem mehrere Produkte evaluiert wurden, entschied man sich im Oktober 2012 für MBusiness/ Projectworx. In einer dreimonatigen Einführungsphase wurde das System installiert, eingerichtet und geschult, damit man pünktlich mit Jahreswechsel in den Echtbetrieb gehen konnte.

Der Start in den Echtbetrieb verlief reibungslos und wie geplant Anfang 2013. Eine Herausforderung war die Übernahme der Daten aus den verschiedenen Fremdsystemen, in denen noch bis Ende 2012 gearbeitet wurde. In einer gemeinsamen Anstrengung der Star Finanz und Mbyte wurden die Daten zum Jahreswechsel aufbereitet, übernommen und geprüft. Besonders interessant war dabei die Übernahme von Daten aus MS-Project. Vor der Einführung von Projectworx wurden Projekte teilweise kombiniert in Projektplänen mit mehreren Tausend Einträgen verwaltet. Beim Umstieg auf Projectworx wurden diese Projektpläne inklusive Ressourcenzuteilungen nach Projectworx übernommen und in getrennte Projekte aufgeteilt.

Die Anforderungen und Erwartungen, die man an Projectworx hatte, wurden erreicht:

Genehmigung
Über ein Rechtesystem ist nun gesteuert, wer Projekte anlegen darf und wann diese Projekte in Bearbeitung gehen können. Damit wird sichergestellt, dass wichtige Informationen bereits zu Projekt-Beginn erfasst und nicht nachträglich mühsam gesucht werden müssen. Weiterhin ist sichergestellt, dass bei keinem Projekt Kosten (hier sind hauptsächlich Personalkosten gemeint) ohne konkreten Auftrag oder freigegebenes Budget entstehen können.

Angebote, Auftrag, Rechnung
Angebote können aus Textbausteinen erzeugt werden, ein firmenweites CI wird eingehalten und alle Angebote liegen zur Nachverfolgung in einem einheitlichen System vor.
Aufträge werden aus den angenommen Angeboten generiert, aus denen wiederum die Rechnungen (Teilrechnungen, Abschlußrechnungen) für die Buchhaltung erzeugt werden.

Angebote, Auftrag, Rechnung
Angebote können aus Textbausteinen erzeugt werden, ein firmenweites CI wird eingehalten und alle Angebote liegen zur Nachverfolgung in einem einheitlichen System vor.
Aufträge werden aus den angenommen Angeboten generiert, aus denen wiederum die Rechnungen (Teilrechnungen, Abschlußrechnungen) für die Buchhaltung erzeugt werden.

Projekt-Zeiterfassung
Die Projekt-Zeiterfassung wird nun nicht nur auf das Projekt sondern auf das konkrete Arbeitspaket durchgeführt. Projectworx schlägt den Mitarbeitern dabei die ihnen zugewiesenen Arbeitspakete vor und ermöglicht eine detaillierte Projekt-Zeiterfassung. Im Projekt-Controlling ergeben sich durch die Buchung auf Arbeitspakete völlig neue Möglichkeiten.

Dashboards
Abhängig von den Rollen und Rechten eines Mitarbeiters sieht der Mitarbeiter eine vorgefertigte Startseite mit den für ihn relevanten Informationen. Projektlisten mit Soll/Ist Vergleichen und Meilensteine werden anschaulich dargestellt. Die erfassten Wochenstunden und der aktuelle Stand der Urlaubstage werden jedem Mitarbeiter individuell übersichtlich dargestellt.

Abwesenheiten
Die Urlaube sowie Abwesenheiten wie Krankheit, etc. der Mitarbeiter werden über Projectworx erfasst und wirken sich direkt auf die Ressourcenauslastung und die Projekt-Zeiterfassung aus. Abteilungsweise liegen grafische Urlaubsberichte vor und helfen dem Abteilungsleiter bei der Planung seiner Mitarbeiter.

Tobias Zimmermann, Leiter Qualitäts- und Projektmanagement:

„Mit Projectworx koordinieren wir unser gesamtes Projektportfolio sowie die in den Projekten eingeplanten Mitarbeiter. Dadurch haben wir eine bessere Transparenz über unser gesamtes Portfolio erreicht. Über die Dokumentenverwaltung liegen nun alle relevanten Projektunterlagen zentral an einer StelleZudem haben wir die papierhafte Abwesenheitsverwaltung mit dem neuen Urlaubsmodul ablösen können. Die Software wächst mit unseren Anforderungen mit und diese Nachhaltigkeit ist für uns perfekt.

„Ich kann MBusiness/ Projectworx als Produkt und MByte als Partner sehr empfehlen!“,