Zitat:
„Projectworx ist zu unserer Gesamtlösung im Bereich Projektmanagement und Auftragsbearbeitung geworden. Wir bilden all unsere Projekte und Aufträge in Projectworx ab. Da Projectworx viele integrierte Warenwirtschaftsfunktionalitäten hat, konnten wir sogar unser Warenwirtschaftssystem ablösen und haben nun alles aus einem Guss.

Durch Projectworx planen wir unsere Projekte einfacher und schneller, haben einen immer aktuellen und genauen Überblick über die Ist-Situation und können z.B. durch die Cash-Flow-Übersicht auch wesentlich bessere Aussagen über die Zukunft treffen und dementsprechend reagieren.

Projectworx unterstützt uns dabei, unseren Erfolg am Markt immer weiter auszubauen.“, Carina Hering, Projektleiter

Das Unternehmen

Stodt Mediendesign wurde vor 25 Jahren als 1-Mann-Unternehmen gegründet und startete mit Printprodukten aller Art. Von Beginn an wurde das Thema „Neue Medien“ mit begleitet, eine eigene Softwaresparte aufgebaut und Stufe um Stufe Wissen gesammelt. Mittlerweile zählt Stodt Mediendesign mit fast 50 Mitarbeitern zu den erfolgreichsten Medienagenturen Deutschlands.

Gründe für eine Projektmanagement-Software

Im Jahr 2012 beschäftigte die Firma Stodt ca. 30 Mitarbeiter und bearbeitete ihre Aufträge, Rechnungen und Istzeiten in einem Warenwirtschafts-System.

Die eigentliche Abwicklung von Projekten wurde durch das Warenwirtschaftssystem aber nur unzureichend unterstützt und daher entschloss man sich, ein separates Projektmanagement-System zu suchen und Schnittstellen zur bestehenden Warenwirtschaft zu entwickeln oder im besten Fall die bestehende Warenwirtschaft komplett abzulösen.

Da nicht nur PCs sondern auch MAC im Einsatz sind, war der Einsatz einer plattformunabhängigen Lösung ein wichtiges Kriterium.

Für die Planung und Abwicklung von Projekten wurden folgende Themen als kritisch angesehen:

  • Verwaltung von Firmen und Kontakten und Zuordnung zu Projekten
  • Grafische Projektplanung mit GANTT Darstellung, Erfassung von Arbeitspaketen
  • Istzeitenerfassung auf die Arbeitspakete und einfache Controlling-Möglichkeiten
  • Stundenlisten je Projekt, Mitarbeiter, Monat, …
  • Verwaltung von Krankheiten und sonstigen Abwesenheiten für Ressourcenplanung, Ist-Auswertung und Kapazitätsauswertung
  • Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnung
  • Abgleich der Aufträge und Rechnungen mit den Istkosten und Stundenaufwendungen
  • Cash-Flow Übersicht für die Zukunft
  • Abbildung von Detail-Aufgaben für die einzelnen Arbeitspakete, ToDo-Listen

Die Einführung von Projectworx
Durch eine Marktrecherche fanden sich einige Produkte, die geeignet schienen. Drei Produkte kamen in die engere Auswahl und wurden genauer getestet. Nachdem mit den drei Lieferanten einige Anpassungsversuche gemacht wurden, zeigte sich deutlich, dass Projectworx das System war , das die meisten Funktionalitäten bereits im Standard inkludierte, am flexibelsten auf Anpassungswünsche reagierte und das beste Preis-/Leistungs-Verhältnis hatte.

Im September 2012 entschied man sich, Projectworx einzusetzen.
Innerhalb von 3 Monaten wurde das System konfiguriert und ein erfolgreicher Testbetrieb absolviert.
Sämtliche Daten wie Kunden und Kontakte, Projekte, Arbeitszeiten, Angebote und Rechnungen wurden aus dem Warenwirtschaftssystem übernommen und das Warenwirtschaftssystem komplett abgelöst.

Seit Anfang 2013 wird Projectworx bei der Firma Stodt Mediendesign als das führende System eingesetzt. In dieser Zeit hat Stodt sich stark weiterentwickelt, seine Mitarbeiterzahl fast verdoppelt und ihren Einsatz von Projectworx im Unternehmen laufend optimiert.

Resultate:

  • Termin-Planung von Projekten, Multi-Projekt-Übersichten
  • Gemeinsames Tool für Einzelprojektsteuerung und Portfolio-Management
  • Bessere Planung, besseres Controlling der Projekte
  • Hohe Anwenderakzeptanz dank intuitiver Bedienung
  • Zusammenführung mehrerer Datenquellen in einem System