Zitat:„Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, unser Projektmanagement sowohl vom Prozess als auch von den Methoden her laufend zu hinterfragen und zu verbessern. Projectworx liefert uns ein System, das mit unseren Anforderungen mitwächst und sich an unsere Prozesse anpasst, anstatt umgekehrt.
Unsere Projekte sind transparenter geworden, Daten stehen mit weniger Aufwandschneller zur Verfügung und die Zusammenarbeit im Projekt ist einfacher. Das liefert Vorteile sowohl für die Projektmitarbeiter als auch für das Management.“,

Volker Kress, Leitung Technisches Support-Zentrum Lufttechnik

Die ZIEHL-ABEGG SE ist ein deutscher Hersteller von Ventilatoren für Luft- und Klimatechnik sowie Antriebsmotoren für Aufzüge. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Künzelsau im Hohenlohekreis. Mit über 3.000 Mitarbeitern in 30 Ländern der Welt hat sich ZIEHL-ABEGG international einen hervorragenden Ruf geschaffen und ist unter anderem weltweit führender Hersteller von Industrieventilatoren.

2011 begann die Firma ZIEHL-ABEGG die Suche nach einer Projektmanagement-Software. Die Anforderungen waren hoch – man suchte nach einer Komplett-Lösung, die die bisher im Einsatz befindlichen Tools ablösen kann und neue Prozesse im Projektmanagement ermöglicht. In einer Studie wurde ein Anforderungsprofil erarbeitet und mehrere Software-Produkte evaluiert.

Die Hauptgründe für die Anschaffung einer gesamtheitlichen Projektmanagement-Lösung waren:

  • Eine Verbindung zwischen Arbeitszeiten und Projektplänen sollte geschaffen werden um ein genaueres Controlling zu ermöglichen.
  • Mehrfacheingaben von Daten sollten minimiert werden.
  • Der administrative Aufwand, der durch die Verwaltung vieler Einzellösungen bereits sehr hoch war, sollte durch die Einführung einer Gesamtlösung minimiert werden.
  • Elektronische Freigabeumläufe sollten eingeführt werden um die Geschwindigkeit bei Projektfreigaben zu erhöhen.
  • Eine Gesamt-Ressourcenplanung mit Ressourcenanforderungen aus den Projekten sollte eingeführt werden.
  • Eine Multi-Projektplanung mit Roadmap Darstellung sollte eingeführt werden.

Im Mai 2012 fiel die Entscheidung für Projectworx, das bei ZIEHL-ABEGG sowohl als Webversion als auch als installierte Programmversion eingesetzt wird .

Im Rahmen der Projekteinführung wurden die unterschiedlichen Aspekte des Projektmanagements im Detail analysiert und Lösungen erarbeitet:

Dokumente

Im Rahmen von Entwicklungsprojekten entstehen unterschiedlichste Dokumente in mehreren Versionen. Diese Dokumente wurden in Projectworx integriert und können nun direkt aus der Software heraus erzeugt werden.Konkret geht es dabei um

  • Anforderungsprofil und Pflichtenheft
  • Projekt-Freigabe-Dokumente mit Workflow-Unterstützung
  • Beschaffungsanträge mit Verbindung zur Investitionsplanung
  • Projektreports und Projektabschlussbericht
  • Besprechungsprotokolle
  • Arbeitspaketspezifikationen und Kostenberichte

Dies bietet viele Vorteile:

  • Einfaches Auffinden der gültigen Dokumentenversion
  • Sicherstellen, dass die Mitarbeiter mit den richtigen Vorlagen arbeiten
  • Keine Doppelteingaben von Informationen – alle Projektdaten werden automatisch in die Dokumente übernommen
  • Freigabeumläufe können viel schneller durchgeführt werden.

Termin- und KostenplanungEntwicklungs-Projekte werden in der Regel mit mehreren Abteilungen und unterschiedlichen Ansprechpartnern durchgeführt. Im Rahmen der Projektplanungs-Phase planen die Arbeitspaket-Verantwortlichen ihre Arbeitspakete, geben Ziele und Aufgaben vor und kalkulieren den Aufwand.

Um das zu unterstützen wurde vor der Einführung einer professionellen Projektmanagement Software ein umfangreiches Excel-Tool entwickelt. Projectworx ersetzte dieses Tool und ermöglichte ein einheitliches, gemeinsames Arbeiten an Projekten.

Projectworx wurde so konfiguriert, dass es eine Kalkulation von Personalkosten, Investitionskosten und sonstigen Kosten unterstützt und mit unterschiedlichsten Stundensätzen umgehen kann.
Für die Gegenüberstellung von Plan-, Ist- und Erwarteten Kosten wurde eine Schnittstelle zum ERP System ProAlpha hergestellt, die unter anderem Bestell- und Rechnungsdaten überträgt.

Ressourcenplanung
Abgeleitet aus der Kostenplanung ergeben sich Ressourcenanforderungen für Projekte. Die besondere Herausforderung bei ZIEHL-ABEGG war es, den Prozess so aufzusetzen, dass er sowohl für projektorientiert arbeitende Abteilungen funktioniert als auch für Abteilungen, die größtenteils Tagesgeschäft bearbeiten. Diese Abteilungen haben eine sehr unterschiedliche Herangehensweise an das Thema Ressourcenplanung.MByte und ZIEHL-ABEGG erarbeiteten gemeinsam einen Ansatz, diesen unterschiedlichen und teilweise widersprüchlichen Ansprüchen gerecht zu werden und eine Ressourcenplanung sowie ein Controlling der Projekte zu ermöglichen.
Aufgabenmanagement
Während Projektpläne die Termine, groben Arbeitspakete und Phasen vorgeben, wird die inhaltliche Bearbeitung eines Projektes oftmals über Aufgaben durchgeführt.Durch die Möglichkeiten der Protokollierung und Aufgabenbearbeitung mit Projectworx bestand nun die Möglichkeit, Aufgaben in Projectworx zu übernehmen und es wurde damit ein System geschaffen, das von den Kosten über die Dokumente, Termine und Aufgaben sämtliche Projektinformationen in einem System beinhaltet.Ein neu entwickeltes Feature, Aufgaben direkt im Projektplan zu visualisieren, förderte die Bereitschaft und das Interesse der Projektleiter, die Projektpläne aktuell zu halten und somit wiederum eine saubere Datenbasis für Multi-Projekt-Auswertungen zu schaffen.
Zeiterfassung
Ein großes Ziel von ZIEHL-ABEGG war es, genauere Informationen über die Ist-Situation ihrer Projekte zu erhalten. Eine Buchung auf Arbeitspaket-Ebene wäre somit sehr wünschenswert, wurde aber vor der Einführung von Projectworx sowohl softwaretechnisch als auch vom Prozess her nicht unterstützt, da manche Abteilungen aufgrund ihres geringen Projektanteils keine projektbezogene Zeiterfassung machen müssen.Projectworx ermöglicht ein detailliertes Buchen auf Arbeitspakete und verfügte auch über eine Lösung für das Simulieren von Zeitbuchungen von Abteilungen, die keine projektbezogene Zeiterfassung durchführen.
Portfolio-Management, Roadmap-Planung
Durch die immer besser vorhandene Datenqualität war der nächste Schritt die Darstellung von Multi-Projekt-Auswertungen und Gesamt-Ressourcendarstellungen.Das lieferte die Datenbasis für konkrete Entscheidungen des Managements – welche Projekte werden umgesetzt, wo sind noch Kapazitäten für zusätzliche Projekte vorhanden, in welchem Zeitrahmen können die Projekte realisiert werden.