Engel Austria GmbH

Die Firma Engel liefert Spritzguss-Komplettlösungen und ist als Weltmarktführer im Spritzgießmaschinenbau mit 4.500 Mitarbeitern in über 85 Ländern der Welt tätig.

Hintergründe zur Entscheidung für ProjectWorx

Bereits im Jahre 2000 führte die Firma Engel für die Abwicklung ihrer Entwicklungsprojekte einen Stage-Gate-Prozess nach Cooper sehr erfolgreich ein. Aufgrund der zahlreichen Projekte begann man mit Hilfe von selbstentwickelte Tools das Thema Multiprojektmanagement ab 2004 aufzubauen und kontinuierlich zu erweitern. Aufgrund des Risikomanagements wurde entschieden, eine professionelle (Multi-) Projektmanagement-Software einzuführen.

Aufgrund von mehr als 120 Usern und mehreren Entwicklungs-Standorte entschied man sich für den Einsatz einer rein webbasierten Lösung. Projectworx konnte zu diesem Zeitpunkt diese Anforderung noch nicht erfüllten, daher wurde ein Konkurrenz-Produkt gewählt.

Im Zuge des Anfang 2012 gestarteten Pilotbetriebes zur Festlegung  der genauen Anforderungen stellte sich jedoch heraus, dass die Software des Konkurrenten nicht so flexibel war wie erwartet und die notwendigen Anpassungen der Software an die Prozesse von Engel deutlich umfangreicher – und somit teurer – und die ursprünglich versprochene Qualität und Flexibilität daher nicht erreicht werden konnte.

Auf der Suche nach weiteren alternativen Lösungen nahm Engel Mitte 2012 wieder Kontakt mit MByte auf und ließ sich die neue, webbasierte Version von ProjectWorx vorstellen. Dabei konnte ProjectWorx mit den umgesetzten Erweiterungen und Anpassungen und den Möglichkeiten der Adaption so überzeugen, dass der laufende Pilotbetrieb zur Einführung der Multi-Projektmanagement-Software gestoppt und mit ProjectWorx neu aufgesetzt wurde.

Die Anforderungen von Engel an ein Multi-Projektmanagement-System waren dabei im Wesentlichen:

  • Eine solide Basis von Funktionalitäten für das Monitoren und Planen von Projekten
  • Hohe Flexibilität und Anpassbarkeit zu überschaubaren Kosten
  • Abbildung eines Projektes von der Idee bis zum abgeschlossenen Projekt
  • Mehrjährige Budgetplanung der Projekte mit Portfolio-Darstellungen
  • Unternehmensweite Ressourcenplanung
  • Integration von Engel Dokumenten als Webformulare in das System
  • Hohe Flexibilität bei der Auswertung der vorhandenen Daten
  • Anbindung an SAP
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung von Basisfunktionalitäten

Inbetriebnahme ProjectWorx

Bereits vier Monate später ging Engel mit ProjectWorx in den Live-Betrieb und stellte im ersten Schritt die komplette Budgetplanung ihrer Entwicklungsprojekte auf ProjectWorx um.

Schnittstellen zu SAP ermöglichten ein komplettes Projektcontrolling in ProjectWorx und so wurde zeitgleich auch damit begonnen, dass Projektleiter ihre Projekte mit ProjectWorx planen und steuern, Projektstatusberichte erstellen und für die Bereichsleitung ein Multi-Projekt-Controlling ermöglichen.

Die hohe Akzeptanz von ProjectWorx bei den Projektleitern motivierte die Abteilungsleitung dazu, immer mehr der Entwicklungsdokumentation über ProjectWorx abzubilden – Entwicklungs-Dokumente wurden als Webformulare abgebildet und die Protokolle wurden auf die Standard-Module von ProjectWorx umgestellt.

Ende 2013 beschloss auch die Informatik-Abteilung der Firma Engel, ProjectWorx als Projektplanungs- und –steuerungsinstrument im Einzel- und Multiprojektmanagement einzusetzen. ProjectWorx bewies auch hier, wie flexibel es an Prozesse angepasst werden kann – trotz teilweise zusätzlicher Anforderungen war die Einführung von ProjectWorx in der Informatik ebenfalls ein voller Erfolg und stellt somit eine abteilungsübergreifende Basis für die Arbeit an Projekten dar.

Nach Rückmeldung von ENGEL hat ProjectWorx die Erwartungen an eine Multi-Projektmanagement-Software mehr als erfüllt. Dabei unterstützt das neue Tool sowohl die Bereichsleitung als auch die einzelnen Abteilungsleiter im Bereich der Projekt-Planung sowie des Projekt-Controllings. Bei den administrativen Tätigkeiten wird der Projektleiter durch ProjectWorx in seiner täglichen Arbeit zunehmend mehr unterstützt.

„Wir sind nun in der Lage, unsere Prozesse ohne hohen administrativen Aufwand genau so abzuwickeln, wie wir sie definiert haben und wie es für ein Unternehmen unserer Größe notwendig ist. Darauf aufbauend gibt es zahlreiche Ideen für zukünftige Weiterentwicklung und Optimierung im Bereich der Abwicklung und Verwaltung von (Entwicklungs-) Projekten. Mit der Firma MByte hat ENGEL einen zuverlässigen und kompetenten Partner und mit dem Tool ProjectWorx ein ideale Software dafür gefunden.“

Dr. Gerhard Dimmler, Leiter Entwicklung Produkte