„Damals brauchte es einen zweiten Anlauf, bevor ENGEL sich für uns entschied“, verrät Harald Kasper – eine Erinnerung, die einen nach langjähriger erfolgreicher Zusammenarbeit fast schon zum Schmunzeln verleitet.
Bereits im Jahr 2000 führte die Firma ENGEL sehr erfolgreich einen Stage-Gate-Prozess nach Cooper ein, um die Abwicklung von Entwicklungsprojekten zu optimieren. Das Thema Multiprojektmanagement wurde zunächst über selbst entwickelte Tools aufgebaut – eine Lösung, die jedoch bald an ihre Grenzen stieß.
Die Engel Austria GmbH ist ein weltweit tätiger Hersteller von Spritzgießmaschinen und dazugehörigen Automatisierungsanlagen mit Stammsitz in Schwertberg, Österreich.
Die Suche nach einer webbasierten (Multi-) Projektmanagementsoftware
Zu Beginn der Recherche gab es im Unternehmen mehr als 120 User an mehreren Entwicklungsstandorten, weshalb ausdrücklich nach einer webbasierten (Multi-) Projektmanagementsoftware gesucht wurde. Da diese Installationsvariante damals von PROJECTWORX noch nicht angeboten wurde, entschied man sich bei ENGEL für ein anderes Tool.
Während des Anfang 2012 gestarteten Pilotbetriebes zur Festlegung der genauen Anforderungen entpuppte sich die gewählte Software jedoch als weniger flexibel als angenommen. Die notwendigen Anpassungen an die Prozesse von ENGEL erwiesen sich als deutlich umfangreicher – und somit teurer – als erwartet, und die ursprünglich versprochene Qualität und Flexibilität war auf dieser Basis nicht zu erreichen.
Die Suche nach einer alternativen Lösung führte Mitte 2012 wieder zu PROJECTWORX zurück – inzwischen konnten wir ENGEL die neue, webbasierte Version unseres Tools vorstellen.
Anforderungen an eine professionelle (Multi-) Projektmanagementsoftware
Ein besonderer Schwerpunkt bei der Auswahl eines geeigneten Tools lag für ENGEL auf folgenden Funktionalitäten und Use Cases.
- Einzelprojektmanagement mit Ganttplanung und Controlling-Funktionalität
- Hohe Flexibilität und Anpassbarkeit zu überschaubaren Kosten
- Abbildung eines Projektes von der Idee bis zum abgeschlossenen Projekt
- Mehrjährige Budgetplanung der Projekte mit Portfolio-Darstellungen
- Unternehmensweite Ressourcenplanung
- Integration von ENGEL Dokumenten als Webformulare in das System
- Hohe Flexibilität bei der Auswertung der vorhandenen Daten
- Anbindung an SAP
Die vielfältigen Adaptionsmöglichkeiten, die im Rahmen einer Live-Demo präsentiert wurden, überzeugten auf ganzer Linie, sodass der bereits angelaufene Pilotbetrieb gestoppt und mit PROJECTWORX neu aufgesetzt wurde.
4 Monate vom Handschlag zur Ausrollung
Bereits vier Monate später ging ENGEL mit PROJECTWORX in den Live-Betrieb und integrierte im ersten Schritt die komplette Budgetplanung der Entwicklungsprojekte in die neue Projektmanagementsoftware.
Schnittstellen zu SAP ermöglichen ein komplettes Projektcontrolling in PROJECTWORX. So wurde zeitgleich auch damit begonnen, die Planung und Steuerung der Projekte durch die Projektleiter ins System zu verlagern. Die Erstellung von Projektstatusberichten wurde darüber vereinheitlicht und somit ein Multi-Projekt-Controlling für die Bereichsleitung ermöglicht.
Die hohe Akzeptanz von PROJECTWORX bei den Projektleitern motivierte die Abteilungsleitung dazu, immer größere Bereiche der Entwicklungsdokumentation über die Projektmanagementsoftware abzubilden: Entwicklungs-Dokumente wurden als Webformulare und die Protokolle über die PROJECTWORX Standard-Module umgesetzt.
Ende 2013 beschloss auch die Informatik-Abteilung der Firma ENGEL, PROJECTWORX als Projektplanungs- und Projektsteuerungsinstrument im Einzel- und Multiprojektmanagement einzusetzen. PROJECTWORX bewies auch hier, wie flexibel es an Prozesse angepasst werden kann. Es stellt eine abteilungsübergreifende Basis für die Arbeit an Projekten dar.
Nach Rückmeldung von ENGEL hat PROJECTWORX die Erwartungen an eine Multi-Projektmanagement-Software mehr als erfüllt und wird auch nach zehn Jahren intensiv eingesetzt. Dabei unterstützt es sowohl die Bereichsleitung als auch die einzelnen Abteilungsleiter im Bereich der Projekt-Planung sowie des Projekt-Controllings.
„Mit PROJECTWORX sind wir in der Lage, unsere Prozesse ohne hohen administrativen Aufwand genau so abzuwickeln, wie wir sie definiert haben und wie es für ein Unternehmen unserer Größe notwendig ist. Darauf aufbauend gibt es zahlreiche Ideen für zukünftige Weiterentwicklung und Optimierung im Bereich der Abwicklung und Verwaltung von (Entwicklungs-) Projekten.“
Dr. Gerhard Dimmler, CTO für die Bereiche Entwicklung und Digitalisierung, Engel Unternehmensgruppe
„Was sind Ihre Anforderungen an eine professionelle (Multi-) Projektmanagementsoftware? Gibt es spezielle Anwendungsfälle, die Sie mit Ihrem bisherigen Tool nicht abbilden können? In einer Online-Präsentation behandeln wir gerne Ihre Fragen rund um Funktionalität und Umsetzung. Am besten direkt in Ihrem persönlichen Testaccount.“
Harald Kasper, Produktmanager von PROJECTWORX
