Ressourcenplanung für Projekte

Von der operativen Ressourcenplanung zum strategischen Kapazitätsmanagement

Koordinieren Sie Ihre Ressourcen projektübergreifend. Bringen Sie Plan, Forecast und Ist in einer Übersicht zusammen.

Ressourcenplanung soll die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen möglichst genau abbilden und trotzdem nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Projectworx unterstützt Sie mit kombinierbaren Varianten der Ressourcenplanung und ermöglicht es Ihnen, Absprachen gut nachvollziehbar festzuhalten.

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Hainzl Industriesysteme GmbH Systemtechnik
Wacker Neuson
KTM Technologies

Engpässe in der Ressourcenplanung vermeiden. Limitierte Ressourcen sinnvoll einsetzen.

Wachsender Termindruck, wechselnde Prioritäten, knappes Personal – haben Sie damit als Projektleiter tagtäglich zu jonglieren? Lassen Sie sich von Projectworx unter die Arme greifen. Tools wie die integrierte bereichsübergreifende Ressourcenplanung helfen Ihnen dabei, alle Bälle in der Luft zu halten.

Operative Ressourcenplanung mit Projectworx

  • Bauen Sie auf ein zentrales und unternehmensweites Ressourcenmanagement
  • Profitieren Sie in der Ressourcenplanung von Echtzeit-Daten dank der Vernetzung mit Ticketing und Zeiterfassung
  • Planen Sie Projekt und Ressourcen in einer Ansicht – dem Ganttdiagramm (siehe Video)
  • Sichern Sie sich qualifizierte Ressourcen – bei Bedarf über Freigabe-Workflows
  • Besetzen Sie Projektrollen und planen Sie Teams oder Mitarbeiter gemäß ihren Skills ein
  • Vermeiden Sie Überlasten und sorgen Sie für eine optimale Auslastung durch optische Planungshilfen (z.B. Warnungen bei Kapazitätsüberschreitungen)
  • Gewährleisten Sie Termintreue durch vorausschauende Ressourcenplanung und Pufferzeiten
  • Schaffen Sie mit diesen Erfolgsfaktoren die optimalen Rahmenbedingungen für Ihre Ressourcenplanung
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Schnelle Ressourcenplanung: Automatische Aktualisierung der Auslastung

Um den Aufwand für die Ressourcenplanung möglichst gering zu halten, verteilt Projectworx Ressourcen standardmäßig über die Vorgangsdauer und passt sie automatisch den Ist-Kapazitäten an. Verschiebt, verkürzt oder verlängert sich der Vorgang, erfolgt die Neuberechnung der Ressourcen automatisch. Zudem werden angeforderte, aber nicht geleistete Stunden in die Zukunft fortgeschrieben und reduzieren dort die Verfügbarkeiten (rollierende Planung).

Genaue Ressourcenplanung auf Monatsebene

Manchmal braucht es allerdings eine feinere Planung, um die Projektdeadlines nicht zu gefährden. Ressourcen in Flaschenhalsabteilungen dürfen nicht zu großzügig verplant werden. Das Commitment zwischen Projekt-, Abteilungs- bzw. Bereichsleiter ist wichtig und muss dokumentiert werden. In solchen Fällen empfiehlt sich das Aufstellen von fixen Monatsplänen, die nur in Ausnahmefällen geändert werden.

Plan, Forecast und Ist in einer Ansicht

In der Ressourcenplanung gilt es, die Entscheidungen unterschiedlicher Rollen unter einen Hut zu bekommen. Der Projektleiter wünscht sich die volle Arbeitskraft eines Mitarbeiters, der Teamleiter kann ihn jedoch nur für zwei Drittel der Zeit entbehren. Und dann möchte man auch noch im Auge behalten, wie viele Stunden tatsächlich für das Projekt geleistet wurden. Projectworx bündelt all diese Informationen in einer kompakten Übersicht.

Ressourcenplanung - Plan, Forecast und Ist gegenüberstellen

Solide planen. Flexibel und vernetzt agieren.

Je mehr Abteilungen oder Fachbereiche an einem Projekt arbeiten und wechselseitig voneinander abhängen, desto wichtiger wird es, die Zusammenarbeit aufeinander abzustimmen. Vermeiden Sie Verzögerungen, die Deadlines oder Ihre Wettbewerbsfähigkeit gefährden könnten. Projectworx erleichtert Ihnen nicht nur die terminliche, sondern auch die inhaltliche Abstimmung und erspart durch eine transparente Dokumentation unnötige Diskussionen.

Zusammenarbeit - Taskmanagement inklusive Zeiterfassung

Performante Zusammenarbeit sicherstellen

  • Vermeiden Sie Konflikte zwischen Projekten und berücksichtigen Sie Abhängigkeiten (wie etwa Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen)
  • Nutzen Sie das Task-Management von Projectworx für eine strukturierte, gut dokumentierte Zusammenarbeit und die Zeiterfassung über alle Abteilungen hinweg
  • Ziehen Sie tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche von Aufwänden für Ihr Controlling heran

Überblick bewahren. Portfolio-Entscheidungen untermauern.

Das Projektmanagement Office muss sich bei Portfolio- oder Programmentscheidungen auf eine akkurate Darstellung der Auslastung und realistische Prognosen der künftigen Ressourcenverfügbarkeit stützen können. Nicht zuletzt auch, um Entscheidungen gegenüber dem Management oder anderen Stakeholdern zu rechtfertigen. Im Portfolio-Bereich von Projectworx finden Sie alle dazu notwendigen Tools:

Ressourcenmanagement mit Überblick über die Gesamtauslastung (je Abteilung)

Strategische Kapazitätsplanung & Gesamtauslastung

  • Analysieren Sie die Auslastung projekt- und bereichsübergreifend oder für einzelne Abteilungen, die zum Bottle Neck werden könnten
  • Identifizieren Sie Überlasten und freie Kapazitäten dank dem eindeutigen Farbschema auf einen Blick
  • Eruieren Sie mit wenigen Klicks die Gründe für die Überbuchung einzelner Mitarbeiter
  • Prüfen Sie die Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen noch vor Projektzusage
  • Erkennen Sie, wo Prioritäten gesetzt werden oder Teams vergrößert werden müssen (dauerrote Abteilungen)
Mehr erfahren

Auslastungsanalyse für alle Abteilungen

Nutzen Sie Auslastungsgebirge und Graphen für differenzierte Schnell-Analysen: Gibt es genug Projekte in der Sales Pipeline? Wie sieht es mit der Auftragslage aus? Wie viele Ressourcen werden durch interne Projekte blockiert? Solche Fragen lassen sich durch einen schnellen Blick auf die Auslastungsdiagramme beantworten.

Ressourcenplanung - Kapazitätsplanung - Auslastungsdiagramm
Eric Sangs AUNDE

„Wichtig ist die Gesamtsicht auf das Portfolio, auf alle Projekte. Insbesondere auf die Ressourcenauslastung legten wir in der Ausschreibung größten Wert. Wir haben uns für PROJECTWORX entschieden, weil uns das Tool die beste Sicht über die Gesamt-Ressourcenauslastung verschafft. Unverzichtbar, wenn die IT-Mitarbeiter 40 parallel laufende Projekte betreuen sollen.“

Eric Sangs, Teamleader im PMO der AUNDE Group

Zum Beitrag
Horst Hofrichter HAINZL

„Bis beim Kunden eine maßgeschneiderte Anlage in Betrieb geht, greifen viele Hände ineinander. Es sind die unterschiedlichsten Abteilungen involviert, die Arbeit von Automatisierung, Mechatronik, Fluidtechnik und allen anderen Beteiligten muss genau aufeinander abgestimmt werden. Früher war das schwierig. Jeder Bereich hat separat geplant, alles in unterschiedlichen Strukturen und Programmen. Jetzt, mit PROJECTWORX, haben wir endlich einen Gesamtüberblick über die Auslastung aller Bereiche.“

Horst Hofrichter, Hainzl Systemtechnik

Zum Beitrag

Managen Sie Ihre Projekte und Ressourcen mit PROJECTWORX – in einer individuellen Live-Demo erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Ressourcenplanung!

Alles rund um das Thema Ressourcenplanung zeigen wir Ihnen gerne in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Reservieren Sie gleich Ihren Termin! Kein passender dabei? Dann kontaktieren Sie uns am besten über das Anfrageformular.

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