Projectworx unterstützt Forschungs-Initiative im Tech-Unternehmen

Innovationsgetrieben: Neue Visionen zum Leben erwecken

Das Kerngeschäft des international tätigen Partners stützt sich auf ein Produkt, das für die Branche und weit darüber hinaus von zentraler Bedeutung war. Doch nun gilt es, schneller als der nächste Technologiesprung zu sein.

Entwicklung und Engineering beschäftigen sich daher intensiv mit verschiedenen Diversifikationsstrategien. Woran man heute in hoch-innovativen Forschungsprojekten arbeitet, soll morgen schon neue Branchen erschließen & anführen – wie etwa die Automobilindustrie.

Nachweispflichten: Erschließung neuer Technologien & Wirtschaftssektoren mit erhöhten Anforderungen

Die zukunftsweisenden Forschungsprojekte erhöhen die Ansprüche an das Projektmanagement. Die Komplexität wird einerseits durch Neuartigkeit und Vielfalt der Forschungsinhalte bedingt, andererseits durch die Anforderungen externer Partner:

1. Das Forschungsförderungsgesetz fordert einen transparenten Nachweis, wie viele Stunden in die einzelnen Projekte geflossen sind. Der Aufbau eines zentralen Ressourcenmanagements und Multiprojekt Controllings ist daher für unseren Kunden entscheidend.
    
2. Viele der potenziellen Anwendungsfelder der neuen Technologielösungen liegen im Automotive Sektor. Im Gegensatz zum Mitbewerb bietet unser Kunde eine Komplettlösung von der Entwicklung bis zur Massenproduktion. Das bedeutet, dass die Partner aus dem Automotive-Bereich bereits stark in den Forschungs- und Entwicklungsprozess eingebunden sind und auch ihre Prozesse abgebildet sehen wollen. Neue Standards und Audits müssen berücksichtigt werden.

Software-Evaluierung: Ganzheitlicher Tooleinsatz für PM, Prozesse und Ressourcenplanung

Herr P. ist Senior Project Manager beim Tech-Dienstleister und wurde mit der Recherche und Evaluierung einer geeigneten Projektmanagement Software beauftragt. Aufgrund seiner Expertise im Bereich internationale Compliance Standards und Audits verfolgte er bei der Tool-Auswahl einen ganzheitlichen Ansatz, in dem auch Qualitätssicherung und Prozesse eine große Rolle spielten.

Folgende Kriterien waren entscheidend:
 

• Hauptziel war die Einführung eines Ressourcen Management Prozesses für Engineering Entwicklungsprojekte, um Nachweispflichten von Entwicklungspartnern (z.B. Automotive) und dem Forschungsförderungsgesetz nachzukommen. Bisher wurde schon auf Excel-Basis und mit Task-Trackern gearbeitet  – ein richtiges Ressourcenmanagement fehlte noch, was die Priorisierung von Projektideen erschwerte.

• Die Strukturierung des Portfolios und die Darstellung der Zusammenhänge zwischen Portfolios und darin verschachtelten Programmen und Einzelprojekten war für das Unternehmen wesentlich. Für Steering Meetings wünschte man sich außerdem eine visuelle Multiprojektübersicht (Multi-Projekt-Timeline), die sehr einfach für Präsentationszwecke angepasst werden kann.
   
• Man wollte die vorhandene Projektmanagement- und Methoden-Kompetenz im Tool nutzen  – bestehende Reports oder Scorecards sollten in gleicher oder besserer Form in der Software abgebildet werden können.
   
• Die geforderten Prozesse und Standards sollten im Tool abgebildet und gesteuert werden können.
   

Projectworx setzte sich im Vergleich mit mehreren globalen Lösungen durch. Es lieferte nicht nur eine Komplettlösung für all diese Anwendungen, sondern auch die Bereitschaft und nötige Flexibilität, individuelle Kundenwünsche im Tool zu verwirklichen.

„Wir haben uns unter mehreren internationalen Tools für Projectworx entschieden, und fühlen uns nach der Einführung in unserer Wahl bestätigt. So flexibel wie Projectworx als professionelle PPM Lösung auf unsere Spezialbedürfnisse reagiert – das hat unsere Erwartungen übertroffen.“

Schrittweise Einführung: Struktur, Prozesse & Planung werden parallel aufgebaut

Struktur, Prozesse & Planung – diese drei Grundpfeiler werden seit der Einführung von Projectworx parallel, und schrittweise für alle Entwicklungsprojekte bzw. -Portfolios aufgebaut.

	Vorher	Nachher
1 Struktur	Projekt- und Portfolioübersicht auf Excel-Basis   Multiprojekt-Timeline (ähnlich einer Roadmap) als Grafik in Power Point Präsentationen	Grafische Darstellung von Verbindungen zwischen Portfolios, Programmen und Entwicklungsprojekten (als Ergänzung zu Multiprojektlisten & Multiprojektplänen). Mehr erfahren   Multiprojekt-Timeline als grafische und bearbeitbare Übersicht direkt im Tool wird für Steering Meetings genutzt. Alle (Termin-)Daten kommen direkt aus den Projekten und müssen nicht manuell eruiert werden. Mehr erfahren
2 Prozesse	PM-Methoden wie die Projekt Scorecard und Prozesse wie der Stage Gate Prozess waren bereits im Einsatz.	Bestehende Templates wurden in Projectworx aufgebaut und verbessert. Projekt Scorecards und One Pager ziehen Live-Daten direkt aus dem Tool. Mehr erfahren   Neue Projekte werden mit einem Stage Gate Template gestartet, in dem auch die Gate- und Milestone Checklisten hinterlegt sind. Die Stage Gate Bewertung wird nicht mehr in Excel durchgeführt, sondern erfolgt effizient und gut dokumentiert im Tool. Mehr über die Integration von Stage Gate Prozessen erfahren.
3 Planung	Projektmanagement, Tasktracking und Zeiterfassung in unterschiedlichen Systemen –>  fehlende Grundlage für professionelles Ressourcenplanung   Zusammenarbeit mit Kunden und Technologienpartnern in einem weiteren Tool	Projektmanagement, Taskmanagement, Ressourcenmanagement kann künftig in einem Tool erfolgen, wodurch eine vollständige und gesicherte Datenbasis entsteht. Die zusätzlichen Systeme für die Zusammenarbeit mit Extern werden durch Projectworx abgelöst.   Für die Zeiterfassung nutzt das Unternehmen weiterhin das bestehende Drittsystem – eine Schnittstelle wurde eingerichtet. Die Interface im System von Projectworx führt die Daten aus der Schnittstelle und der Projektplanung für die Ressourcenplanung zusammen. Mehr erfahren

Ressourcenplanung: Auslastung der Mitarbeiter wird transparenter

Die F&E Abteilung unseres international tätigen Kunden – ein Team von knapp 50 Personen – arbeitet an vielen unterschiedlichen Projekten, sowohl im Bereich des Kerngeschäfts als auch im Bereich der neuen Forschungsinitiative.

„Es ist nicht jeder Vollzeit auf die Entwicklungsprojekte abgestellt“, erklärt Herr P. „Mit Projectworx schaffen wir hier ultimative Transparenz. Wir bekommen nicht nur einen Status – Ist der Mitarbeiter noch verfügbar? – sondern die prozentuelle Auslastung der Projektmitglieder.“

Über die Schnittstelle werden auch die geplanten Abwesenheiten eingespielt. Das Unternehmen plant außerdem externe Entwicklungspartner als Ressource in den Projekten ein.

„Wir nutzen Projectworx künftig für die Planung interner und externer Ressourcen. Das Reporting brauchen wir nicht nur für die Forschungsförderung, sondern auch für Kundenprojekte, bei denen Leistungen in Rechnung gestellt werden. Wir haben die Plan-/Ist-Daten gegenübergestellt – und damit den Nachweis der erbrachten Stunden.“

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Ressourcenplanung mit Projectworx

5 Erfolgsfaktoren der Ressourcenplanung

Portfolios & Programme: Komplexität der Projektlandschaft in klare Strukturen überführen

Wohin fließen die Stunden?, ist nicht die einzige Frage, die unser Kunde beantwortet haben will.
„Portfolioprojekte münden in Programme, Programme in Detailprojekte – wir müssen auch wissen: Wo spielt das alles zusammen? Mit Projectworx schaffen wir diese Strukturen und können Zusammenhänge einfach visualisieren.“

Ein Beispiel dafür ist das Diagramm der Projektverknüpfungen, die in jedem Projekt ersichtlich sind.

„Genau auf dem Detaillevel brauchen wir das und es wird auch immer verschachtelter. Projectworx hilft uns dabei, die Übersicht zu behalten. Wir haben 3 Teams im Bereich unserer Forschungsinitiative, und jedes Team hat verschiedene Projekte. Diese Projekte fließen dann in diverse Portfolio-Projekte ein.“

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Multiprojekt- und Portfoliomanagement mit Projectworx

Projektsteuerung & steigende Komplexität: Welche Maßnahmen ergreifen?

Zentrale Projektliste: Dreh- und Angelpunkt für Entscheidungen

Multiprojekt-Timeline: Visuelle Multiprojekt-Übersicht für Steering Meetings

Der grobe Überblick ist gut für die Orientierung im Projekt, auf Multiprojektebene bzw. im Steering Meeting wird dagegen ein anderer Detailgrad benötigt.

„Die Multiprojekt-Timeline haben wir früher mit einem Plugin in PowerPoint gemacht. Das Team von Projectworx hat die Idee aufgenommen und so adaptiert, dass wir direkt im Tool damit arbeiten können. Davon profitieren wir enorm! Wir können die Ansicht flexibel gestalten und die Termindaten kommen direkt aus den Projekten im Tool.“

Im Beispiel zeigen wir in abgewandelter Form, wie der Tech-Dienstleister mit der Multiprojekt-Timeline arbeitet

1. Die Swimlanes können flexibel aufgebaut werden. Unser Referenzkunde unterteilt die Timeline in „Plattformen“, „Kundenprojekte“, „Uses Cases & andere Projekte“
2. Der Fortschritt der Projekte wird durch Einfärbung der Balken gekennzeichnet: grün – complete, blau – in progress / on schedule, orange – in progress / behind schedule
3. Über die Balken können Projektleitung und Steering Committee direkt in den jeweiligen Projektplan eintauchen, für mehr Details

„Das Team von Projectworx ist super flexibel in der Entwicklung und greift unser Feedback gerne auf, um Lösungen zu verfeinern oder für unsere Zwecke zu konfigurieren. Die gleiche Erfahrung haben wir auch bei den Dokument-Templates gemacht, die Projectworx für uns auf Basis bestehender Vorlagen erstellt und dabei noch verbessert hat.“

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Meilensteinpläne im Multiprojektumfeld: Von der Einzelprojektsicht zum Gesamtüberblick

Projekt Scorecard: Beispiel für auf Kundenwünsche adaptierbare Projekt Reports

Ein Beispiel dafür sind die Monthly Scorecards für das Projekt Reporting, die zuvor in PowerPoint aufgebaut wurden und mittlerweile fixer Teil der Steering Berichte unseres Referenzkunden in Projectworx sind.

„Großer Vorteil ist, dass die Live-Daten – zum Beispiel bei Risiken und Issues – automatisch aus dem Tool übernommen werden. Das hilft uns sehr. Deshalb planen wir, das Tool künftig auch für unser Reporting an das internationale Headquarter einzusetzen.“

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