Projektsteuerung & steigende Komplexität: Welche Maßnahmen ergreifen?

Bei steigender Komplexität wird es schwieriger, Projekte effektiv zu steuern. Gleichzeitig ist man noch stärker auf eine funktionierende Projektsteuerung angewiesen. Wie also lassen sich unterschiedliche Aspekte der Komplexität – von Abhängigkeiten zu anderen Projekten bis zu regulatorischen Anforderungen – in Projekten integrieren und bewältigen? In diesem Beitrag widmen wir uns geeigneten Ansätzen zur Projektsteuerung im komplexen Umfeld.

• Die Bedeutung der Projektsteuerung (bei wachsender Komplexität)
• Häufige Treiber für Komplexität in der Projektsteuerung
• Komplexität bewältigen: Wer ist für die Projektsteuerung zuständig?
• Welche Methoden der Projektsteuerung eignen sich für welchen Kontext?
• Welche Tools helfen bei der Projektsteuerung?
• Typische Probleme in der Projektsteuerung vermeiden

Die Bedeutung der Projektsteuerung (bei wachsender Komplexität)

Etwas salopper ausgedrückt: Die Projektsteuerung vereint alle Aktivitäten, die dazu dienen, Projekt-Ergebnisse möglichst nahe am Plan zu halten und solche, die notwendig werden, weil die Realität nie wie geplant verläuft. Projektplanung ist das, was ich mir auf dem „Papier“ ausmale – das Idealbild oder ein Szenario davon. Sie wägt Erwartungen und in der Vergangenheit gesammelte Erfahrungen ab. Projektsteuerung bedeutet, damit umzugehen, was wirklich passiert.

In einem komplexen Umfeld steigt die Bedeutung der Projektsteuerung immens: Es wird schwieriger alle Einflussfaktoren und Abhängigkeiten adäquat in der Planung zu berücksichtigen. Sämtliche Unsicherheiten und Risiken vorherzusehen und den geeigneten Lösungsansatz zu antizipieren ist schlichtweg nicht machbar.

Die Projektsteuerung rückt in den Fokus und muss außerdem etwas „globaler“ gedacht werden. Denn das Anbringen von Kontrollmechanismen, Leitlinien und Steuerhebeln geschieht auf übergeordneter Ebene in der Organisation.

Häufige Treiber für Komplexität in der Projektsteuerung

Hohe Komplexität in der Projektsteuerung kann viele Ursachen haben. Manche ergeben sich aus dem Inhalt oder dem nicht klar abgrenzbaren Umfang eines Projektes, andere aus dem Kontext. In der Individual Competence Baseline für Projektmanagement der IPMA heißt es dazu: „Jedes Projekt, Programm und Portfolio wird von externen Einflussgrößen gestartet, angetrieben, unterstützt und bestimmt. Menschen, Organisationen und Gesellschaften fordern Dinge, die sich sehr stark unterscheiden.“ ¹ In diesem Umfeld ist es die Aufgabe der Projektsteuerung, für Transparenz und effiziente Abläufe zu sorgen und die Einhaltung von Zielen, Vorgaben, Qualitätsansprüchen und Rahmenbedingungen sicherzustellen oder neu zu verhandeln. Der Grad der Komplexität und aus welchen Aspekten sich diese zusammensetzt ist bei der Auswahl der geeigneten Projektsteuerungsmethodik zu berücksichtigen.

Aspekte der Komplexität

Projektinhalt & Umfang	Projektumfeld & Rahmenbedingungen
Innovative oder technisch anspruchsvolle Ergebnisse Unklare oder sich rasch ändernde Anforderungen Abhängigkeiten zwischen den Projekten Nicht vorhersehbare Wechselwirkungen	Viele Teams, Personen und Lieferanten Viele Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen  Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Projekten, Programmen oder Prozessen Compliance, Standards, Gesetze und Regelwerke Knappe Ressourcen, enge Deadlines

Komplexität bewältigen: Wer ist für die Projektsteuerung zuständig?

In der Bau- und Immobilienwirtschaft, aus der der Begriff „Projektsteuerung“ ursprünglich kommt, wird klar abgegrenzt: Die Projektleitung ist entscheidungs- und weisungsbefugt, der Projektsteuerer überwacht, berät und setzt die Anweisungen der Projektleitung um. Er fungiert als verlängerter Arm der Projektleitung.

In der Praxis des Projektmanagements sind die Funktionsbereiche und Spielräume dagegen etwas breiter abgesteckt. Zudem werden die Aufgaben der Projektsteuerung nicht selten von der Projektleitung übernommen. Sobald man mit hoher Komplexität konfrontiert ist, reicht ein Kopf dagegen in der Regel nicht mehr aus, um alles zu überblicken und die Verantwortung wird auf mehrere Schultern verteilt.

Tatsächlich wirken in einer Organisation unterschiedliche Rollen an der Projektsteuerung mit – auch solche, die die Voraussetzung für wirksame Projektsteuerung schaffen. Zum Beispiel in der folgenden Konstellation:

Aufgaben im Rahmen der Projektsteuerung

• Lenkungsausschuss
  Trifft an definierten Kontrollpunkten oder bei Verlassen von Toleranzbereichen Entscheidungen, die den weiteren Verlauf des Projekts bestimmen und trägt Verantwortung für die übergeordneten Unternehmensziele.
  
  
• Projektleitung
  Übernimmt die Organisation von Projekt und Arbeit und koordiniert die Interessen verschiedener Stakeholder. Zur Führungsaufgabe gehört es auch, Visionen und Ziele zu vermitteln sowie Steuerungs- oder Korrekturmaßnahmen umzusetzen, zu erläutern und die damit einhergehenden Unsicherheiten abzubauen.
  
  (1) Sind die Aufgaben der Projektleitung und Projektsteuerung auf unterschiedliche Personen aufgeteilt, braucht es enge Abstimmungen zwischen beiden.
  
  
• Projektsteuerung
  Überwacht und interpretiert die Ergebnisse kontinuierlich. Bei Abweichungen liefert die Projektsteuerung den Kontext und Vorschläge für Korrekturmaßnahmen. Im Rahmen der vereinbarten Toleranz kann (im Einverständnis mit der Projektleitung) auch selbst steuernd eingegriffen werden.
  
  
• Projektcontrolling
  Sorgt für die Bereitstellung der Ist-Daten, Vergleichswerte und KPIs, die als Grundlage der Bewertung und Interpretation von Projektergebnissen dienen.
  
  
• Projektmanagementbüro (PMO)
  Schafft die Basis für effektive Projektsteuerung im Multiprojektumfeld. U.a. durch die Einführung geeigneter Tools, Prozesse, Methoden und Templates.
  
  (2) In der Praxis sind Projektmanagement Office (PMO) als Enabler für Steuerung und Portfolio- bzw. Programmmanagement als übergeordnete steuernde Instanz nicht immer klar voneinander getrennt.

Welche Methoden der Projektsteuerung eignen sich für welchen Kontext?

Betrachtet man Komplexität in Unternehmen, so hat sie immer ein anderes Gesicht. Abhängig davon, welche Merkmale ausgeprägt sind, wird sich auch die Form der Projektsteuerung unterscheiden. Der Grad der Steuerung erhöht sich nicht automatisch durch steigende Komplexität, sondern muss an den Kontext angepasst werden.

Folgende Aspekte sollten dabei Berücksichtigung finden:

• Liefermethode
• Managementstil
• Projektsteuerungstools

1) Liefermethode: Prozessorientiert, agil oder hybrid?

Erfolgt das Abarbeiten des Projektes nach einem linear-sequentiellen Ansatz oder werden die Projektergebnisse iterativ-inkrementell erarbeitet? Agile Methoden bevorzugen Selbstorganisation gegenüber engen Vorgaben und Prozessen. Regulatorische Vorgaben sind allerdings in vielen Branchen die Norm – und entwickeln sich von Umweltfaktoren zu wichtigen Einflussgrößen auf den Projektinhalt. Wer Rechenschaftspflichten nachkommen will, muss außerdem mehr dokumentieren, als die agilen Werte vorsehen. Hybride Ansätze sind auf dem Vormarsch und eine gute Möglichkeit, um die Projektsteuerung situativ anzupassen.

2) Managementstil: Das richtige Maß an Kontrolle & Toleranz

Steigt die Komplexität, kann sich das Management nicht mehr persönlich mit allen Entwicklungen und Problemen befassen. Es muss Entscheidungen, die einen bestimmten Einflussrahmen nicht überschreiten, an andere abtreten.

Management by Exception

Das Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, ist ein Grundprinzip von PRINCE2®. Einer inzwischen verbreiteten Projektmanagement-Methode, die ursprünglich als Framework für IT-Projekte der Britischen Regierung konzipiert wurde und heute in den unterschiedlichsten „Projects in Controlled Environments“ Anwendung findet.

Der Leitfaden empfiehlt:  „Entscheidungen sollten auf der lokalsten Ebene getroffen werden – dort, wo sich das Wissen befindet (…) Entscheidungen sollten durch die Ebenen geleitet werden, wenn sie das Potenzial haben, sich auf anderen Ebenen auszuwirken.“²

Zusätzlich wird der prognostizierte Nutzen während des gesamten Projekts überprüft (zumindest an den Phasenübergängen) und – sofern er außerhalb der festgelegten Toleranzen liegt – zur Überprüfung auf die zuständige Ebene eskaliert.

Die definierten Toleranzen können sich in den einzelnen Phasen unterscheiden.

Steuern über Managementphasen

Auch hierbei handelt es sich um ein Prinzip von PRINCE2®, das sich gut an den jeweiligen Kontext anpassen lässt.  

• „Phasen sind nützlich, um die Steuerung von Projekten mit hohem Risiko zu ermöglichen. Phasenübergänge können an allen wichtigen Punkten eingefügt werden, an denen die Risiken des Projektes geprüft werden sollen.“
  (Anmerkung: Gleiches gilt für die Projektqualität und ganz allgemein gesprochen für die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts.)
   
• „PRINCE2-Phasen überschneiden sich nicht. Stattdessen teilen sie das Projekt auf, indem sie Stop-Go-Entscheidungspunkte einführen.“
  (Anmerkung: Bei denen der Lenkungsausschuss involviert wird)
   
• „Eine größere Anzahl von Phasen erhöht den Grad der Steuerung, aber jeder Phasenübergang erfordert Aufwand, um ihn zu managen. Daher gibt es einen Kompromiss zwischen dem Grad der Steuerung und der Höhe des Managementaufwands für das Projekt.“
   
• Kürzere Phasen können bei hohem Komplexitätsniveau (z.B. durch viele Abhängigkeiten) helfen, Überschreitungen der Toleranzen zu verhindern. Bestehen große Unsicherheiten bei den Schätzungen (Aufwand bzw. Ressourcen) ermöglichen kürzere Phasen es, diese Schätzungen im nächsten Phasenplan zu verfeinern.
   
• Das Prinzip „Steuern nach Managementphasen“ kann auch angewendet werden, wenn Teams inkrementell und iterativ in Sprints oder Timeboxes arbeiten.
  
  ^{Zitate 3} 

Das gleiche Grundprinzip wirkt übrigens auch beim Stage Gate® Modell. Die Quality Gates & Reviews am Ende jeder Phase fungieren als Kontrollpunkt, an dem darüber entschieden wird, ob das Projekt in die nächste Phase durchgewunken werden soll.

In 3 Schritten: Erfahren Sie, wie Sie das Stage Gate® Prozessmodell nachhaltig in Ihren Projekten verankern können.

Tipp: Diese Best Practice stellt auch eine gute Möglichkeit dar, Anforderungskataloge oder regulatorische Anforderungen in Ihre Projekte zu integrieren.

3) Tools & Instrumente: Die Weichen für effektive Projektsteuerung stellen

Je nach Methode bedient sich die Projektsteuerung unterschiedlichen Instrumenten, die sich in folgende Kategorien einteilen lassen.

• Planungstools & Change Requests
• Analyse & Tracking
• Fortschrittsmessung & Problemerkennung
• Collaboration & Dokumentation
• Prozesse & Templates:
   

Im Folgenden gehen wir näher auf einzelne Projektsteuerungstools & -Instrumente ein.

Welche Tools helfen bei der Projektsteuerung?

Kategorie	Projektsteuerungstools & -instrumente
Planungstools & Change Requests	Terminplanung mit Versionierung In der Projektsteuerung kann es erforderlich werden, unterschiedliche Planungsstände zu dokumentieren. Auch Planungshilfen wie die Anzeige des kritischen Pfades etc. erweisen sich als nützlich. Projektverbindungen visualisieren Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Liefergegenständen sind ein Treiber für Komplexität und müssen auf allen Ebenen dargestellt werden können. Ressourcenmanagement Neben der aktuellen Übersicht verfügbarer Ressourcen, ist die Gegenüberstellung von Plan-, Ist- und Forecast sehr nützlich. Zudem sollten bei ressourcenkritischen Projekten Vereinbarungen transparent dokumentiert werden können. Change Request Management Change Requests sollen einem definierten Genehmigungsprozess folgen und müssen entsprechend dokumentiert werden können.
Tracking & Analyse	Soll-Ist-Vergleiche Gegenüberstellungen von Plan- und Ist-Werten von Kosten, Leistung, Terminen und anderen Messgrößen sind nicht nur als Tabellen von Bedeutung, sondern fließen in der Form von Diagrammen, Reports & Dashboards ein. Zeiterfassung Die Erfassung der Stunden, die für ein Projekt aufgewendet werden, ist für die wirtschaftliche Gesamtbetrachtung eines Projektes unbedingt nötig.
Fortschrittsmessung & Problemerkennung	Status Reports Feste Fakten rund um das Projekt sollten nicht manuell in Berichten erfasst werden müssen – denn dabei schleichen sich oft fehlerhafte Daten ein (oder werden sogar bewusst manipuliert). Vollintegrierte Statusberichte ziehen belastbare Daten (Budget, Kosten, Fortschritt, Ressourcen, etc. ) direkt aus dem System. Ergänzende Kommentare zum Kontext und die fachliche Einschätzung vervollständigen die Zusammenfassung des aktuellen Projektstatus und dienen als solide Grundlage für die Projektsteuerung. Meilensteintrendanalysen Eine Aufgabe der Projektsteuerung ist es, die Einhaltung wichtiger Meilensteine im Blick zu behalten.  Bei der Meilensteintrendanalyse werden die geplanten Meilenstein-Termine in einem Koordinatensystem eingetragen – fortlaufend zum jeweiligen Berichtszeitpunkt, der die zweite Koordinatenachse darstellt (z.B. einmal im Monat). Verschiebt sich ein Meilenstein wiederholt nach hinten, wird die kritische Entwicklung anhand einer stetig steigenden Linie sichtbar. Im komplexen Umfeld braucht es außerdem erweiterte Meilensteinpläne, die Meilensteine anderer Projekte berücksichtigen. Gate-Dokumente Erfolgt die Projektsteuerung nach dem Stage-Gate® Prozessmodell, fassen Gate-Dokumente den Status der Projekte vor Durchschreiten eines Gates für den Lenkungsausschuss zusammen. Ob alle obligatorischen Anforderungen erfüllt sind, lässt sich damit schnell feststellen – vor allem, wenn Sie sich an folgender Best Practice orientieren. Risikomanagement Beim Abgleich von Plan und Ist im Rahmen der Projektsteuerung sollte die Neubewertung von Risiken eine zentrale Rolle spielen. Haben sich die Eintrittswahrscheinlichkeiten verändert, sind neue Risiken aufgetaucht, die sich z.B. durch Ressourcenknappheit oder Lieferschwierigkeiten ergeben? Um Projekte nicht zu gefährden, müssen Risiken offen kommuniziert werden. Es kann auch notwendig werden, Maßnahmen oder Projektpläne anzupassen. Ausnahmebericht Mit einem Ausnahmebericht werden Toleranzüberschreitungen an den Lenkungsausschuss kommuniziert – gemeinsam mit Vorschlägen zu (gegen-)steuernden Maßnahmen.
Collaboration & Dokumentation	Aufgabenmanagement Steuermechanismen können über Projekttemplates, Aufgabentypen und Workflows auch im Aufgabenmanagement installiert werden. Neben dem Aufgabenstatus können zusätzliche Tags eingesetzt werden, um Probleme sichtbar zu machen. Auftretende Issues können auch in Form von Aufgabenlisten geführt werden, sodass die Abarbeitung und Lösung des Problems durchgängig dokumentiert ist. Checklisten, Workflows sind gut geeignet, um sequentiell-lineare Ansätze zu steuern und den Fortschritt zu dokumentieren. Kanban-Boards, Sprintplanung, Backlogs kommen bei iterativ-inkrementellen Ansätzen zum Einsatz. Moderne Projektsteuerung kombiniert immer häufiger beide Ansätze.   Protokolle, Projektdokumente, etc. sollten für eine effektive Projektsteuerung standardisiert werden. Werden im Meeting Probleme diskutiert, kann das eine wichtige Information für die Projektsteuerung darstellen. Eine einfache Zuweisung von kritischen Punkten als zu bearbeitende Aufgabe stellt sicher, dass sich jemand um das Thema kümmert.
Prozesse & Templates	Projekttemplates Projekttemplates sind ein mächtiges Instrument, mit dem Prozess- und Vorgehensmodelle oder Standardprozesse in Projekte integriert werden können.

Typische Probleme in der Projektsteuerung vermeiden

In vielen Organisationen fehlt es an den Grundvoraussetzungen für eine effektive Projektsteuerung. Unternehmen jeder Größenordnung kämpfen mit den gleichen Herausforderungen:

• Keine belastbaren Daten
• Mangelnder Überblick
• Keine echte Kontrolle über die Umsetzung

Exceltabellen sollen für zentralen Überblick sorgen – doch der bleibt nicht mehr als eine Illusion. Sogar Millionenprojekte können an einem solchen Ort zu „Leichen“ verkommen, weil Werte einfach nicht mehr aktualisiert werden. Frisierte Daten verschleiern, was eigentlich transparent sein sollte.

Bei so einer Ausgangslage weiß die obere Führungsebene kaum, was in den Projekten wirklich los ist. Und die Projektsteuerung hat es schwer, Empfehlungen abzuleiten. Selbst wenn die Methoden und Prozesse im Hintergrund gut überlegt sind, ist auf dieser Grundlage keine wirkliche Einsicht zu gewinnen.

Steigende Komplexität im Projektumfeld erfordert

• Die zentrale Organisation von Daten,
• die effektive Kombination von Einzel- und Multiprojektmanagement und
• die Integration aller erforderlichen Akteure, die Projektsteuerung ermöglichen, ausüben oder davon betroffen sind.

Schaffen Sie die Basis für Ihre Projektsteuerung im Multiprojektumfeld: Testen Sie Projectworx oder sprechen Sie mit uns persönlich! Schildern Sie uns, was Komplexität in Ihrem Fall bedeutet und wir gehen gerne auf passende Ansätze für Ihren Anwendungsfall ein. Vereinbaren Sie gleich einen Termin in unserem Online-Kalender.

---

1. Individual Competence Baseline – Projektmanagement S.30 ↩︎
2. PRINCE2® 7 Erfolgreiche Projekte managen S. 44 ↩︎
3. PRINCE2® 7 Erfolgreiche Projekte managen S. 24; 106 ff ↩︎