Bedeutung von Checklisten im Projektmanagement: Prozessabläufe und Qualität sichern
Im Projektmanagement werden Aufgaben, Anforderungen oder Prüfpunkte, die während einer Projektphase oder in spezifischen Prozessen systematisch abgearbeitet werden müssen, in Projektchecklisten gesammelt. Diese helfen dabei, Standardprozesse einzuhalten und die Qualität zu sichern.
Vor allem in stark reglementierten Branchen (wie der Automotive Zulieferer Industrie) oder in komplexen Projekten (wie Entwicklungsprojekten) werden geeignete Werkzeuge benötigt, um Prozess Compliance und die Konformität mit Qualitätsstandards und Normen zu dokumentieren. Herkömmliche Checklisten können das nicht mehr leisten.
Spätestens, wenn der Kunde Änderungen anmeldet, braucht es ein System, das Versionierung, Änderungsnachverfolgung, Dokumentation und Freigabeprozesse unterstützt, um die Prozess- und Qualitätsanforderungen weiterhin nachweisbar zu erfüllen.
Warum klassische Checklisten in komplexen Projekten nicht ausreichen
Im reglementierten Umfeld haben Checklisten einen verbindlichen Charakter. Über sie werden verpflichtende Prozessschritte und Kundenanforderungen in Arbeitsanweisungen übersetzt. Im Falle von Überprüfungen und Audits müssen Pflichtelemente der Checklisten nachweislich erfüllt worden sein.
Häufige Probleme beim Einsatz von herkömmlichen Projekt-Checklisten
- Fehlende Standardisierung:
Projektleiter arbeiten mit ihren selbst erstellen Listen. Lessons Learned gehen verloren und neue Anforderungen finden keine oder zu spät Berücksichtigung. Werden bereits Vorlagen verwendet, gestaltet sich das Ausrollen von Änderungen schwierig, unterschiedliche Versionen sind im Umlauf. - Keine Versionierung und Änderungsverfolgung:
Es ist nicht nachvollziehbar, welche Änderungen an Checklistenpunkten wann und von wem vorgenommen wurden. Bei Audits fehlt der Nachweis der Gültigkeit zur jeweiligen Zeit. - Fehlende Audit- und Berichtsfunktion:
Es ist nicht dokumentierbar, ob und wann ein Punkt geprüft oder abgehakt wurde: Wer hat was erledigt? Was war das Ergebnis? Welche Probleme sind aufgetaucht? Wie wurden sie gelöst? - Keine automatisierte Auswertung oder Statusverfolgung:
Es ist unklar, welche Checklisten offen, teilweise erfüllt oder abgeschlossen sind. Verantwortlichkeiten sind nicht transparent. - Kein strukturierter Freigabeprozess:
Änderungen an Projekt Checklisten (z. B. neue Gates) werden nicht formal geprüft oder freigegeben, wodurch der Qualitätsanspruch verwässert wird. - Keine zentrale Verfügbarkeit
Checklisten liegen lokal auf Rechnern oder in verschiedenen Tools verteilt, was zu Inkonsistenzen, Dopplungen und Missverständnissen führt. - Mangelnde Rollen- und Rechtesteuerung
Jeder kann alles ändern. Es gibt keine Einschränkungen für unterschiedliche Nutzergruppen (z. B. PMO, Projektleiter, Fachabteilung).
PMO-Strategie in Aktion: Checklisten als Werkzeug für Prozesssicherheit etablieren
Ein PMO (Project Management Office) setzt Checklisten ein, um die Standardisierung und Effizienz von Projekten zu fördern und die Einhaltung geforderter Prozesse zu sichern.
3 Kernaufgaben sind dabei wesentlich:
- Einheitliche Checklisten für verschiedene Projekttypen & Prozesse definieren und aktuell halten
- Sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten die relevanten Checklisten nutzen
- Bearbeitungsergebnisse zentral verfügbar machen, um Compliance und Qualität nachvollziehbar zu dokumentieren
Eine professionelle Projektmanagement Lösung wie Projectworx unterstützt diese Aufgaben und stellt sicher, dass Strategie und Checklisten nachhaltig in den Projekten verankert werden.
Welche Funktionen sollte eine moderne Checklisten Software für Projekte bieten?
- Der wichtigste Punkt zuerst:
Damit Checklisten als Steuerungsmittel von Projekten und Prozessen funktionieren, ist eine Kopplung von Vorgabe (Planung & Templates) + Abwicklung (Aufgabenmanagement & Checklisten) + Dokumentation (z.B. Gate-Reviews, APQP-Dokumente etc.) essentiell. - Verknüpfung mit Prozessen und Projektphasen
Checklistenpunkte stehen nicht isoliert, sondern sind eindeutig mit Vorgängen bzw. Arbeitspaketen des Projektplans verknüpft. An den Phasenübergängen können Quality Gates eingesetzt werden, um einen höheren Grad der Steuerung zu erreichen und sich gegen Risiken abzusichern. - Checklistenpunkte fließen automatisch mit der richtigen Kategorisierung in das Aufgabenmodul ein – so ist sichergestellt, dass kein verpflichtender Task unerledigt bleibt.
- Unterschiedliche Aufgabensichten für verschiedene Arten von Checklisten (z.B. Gates, APQP-Aufgaben, Serienüberleitung) sind frei konfigurierbar.
- Abgestufte Zugriffsrechte
Bearbeitung und Sichtbarkeit von Aufgabensichten und auch einzelnen Detailinformationen und Feldern im Checklisten-Task können gemäß Rolle im Projekt/Unternehmen abgestuft werden. - Audit- und Nachweissicherheit
Die Erfüllung von Prüfpunkten lässt sich jederzeit belegen, Bearbeitungsergebnisse werden zentral verfügbar gemacht. Prüfdokumente können automatisiert erstellt werden und dokumentieren den aktuellen Abarbeitungsstatus der Checkliste – inklusive aller Issues und Entscheidungen. Sie helfen dabei, die Einhaltung von Prozessen und Qualitätsvorgaben zu dokumentieren und sind bei Überprüfungen sowie Audits schnell als Beleg zur Hand.
Bild: Projekt Checklisten (hier eine Gate Checkliste) können mit Projectworx als Aufgabensichten (Boards oder Listen) umgesetzt werden – Checklistenvorgaben, Abwicklung sowie Qualitätskontrolle und Doku sind aneinander gekoppelt.
Projekt Checklisten als wirksames Steuerungsinstrument für das Multiprojektmanagement integrieren
Muliprojektmanagement transformieren: Best Practice für Checklisten im Projektmanagement
- Prozessvorgaben werden über Planungstemplates in die Projekte gebracht
- An den Templates hängen nicht nur Projektpläne, sondern auch komplette Checklisten, die als (verpflichtende) Aufgaben im Taskmanagement abgebildet werden und mit den Vorgängen des Projektplans verknüpft sind. So ist sichergestellt, dass wirklich alle wesentlichen Checklistenpunkte bearbeitet werden.
- Aus den Aufgabenlisten werden an den Phasenübergängen/Gates oder bei Reviews Prüfdokumente generiert, die automatisch den Status aktueller Aufgaben oder Probleme dokumentieren.
Dieses dreistufige Prinzip kann für unterschiedliche Prozesse und Checklisten genutzt werden. Im Bereich der Produktentwicklung sind folgende Use Cases sehr relevant:
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Checkliste |
Relevanz |
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Gate-Checkliste (für Quality Gate Reviews) – siehe Grafik |
Sichert die Einhaltung von Stage Gate® Prozessen und kombiniert Projektpläne gemäß dem Stage-Gate-Modell, Gate-Aufgaben sowie automatisierte Gate-Reviews. Best Practice im Detail ansehen. |
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APQP-Checkliste inkl. APQP-Prüfdokument |
Sichert die Qualitätsvorausplanung gemäß APQP. APQP Reports fassen den Status der APQP-Aufgaben zusammen.
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Checkliste für Serienfreigabe inkl. Serienüberleitungsdokument |
Die Checkliste bestätigt, dass das Produkt und sein Produktionsprozess alle Qualitäts- und Leistungsanforderungen erfüllen und somit für die Massenproduktion freigegeben werden können. |
Bildquelle: Whitepaper „Projektsteuerung im Multiprojektumfeld: In den ‘Basics’ steckt die Power“ (zuerst erschienen beim Projektmagazin) – direkt hier downloaden.
FAQ: Projektchecklisten professionell einsetzen
Was ist eine Projektcheckliste im Projektmanagement?
Eine Projektcheckliste ist eine strukturierte Auflistung von Aufgaben, Prüfpunkten oder Anforderungen, die in einem Projekt systematisch abgearbeitet werden müssen – meist in Bezug auf bestimmte Phasen, Prozesse oder Standards. Sie dient der Sicherstellung von Qualität, Vollständigkeit und einheitlichem Vorgehen.
Warum reichen einfache To-do-Listen oft nicht aus?
Weil To-do-Listen in komplexen Projekten schnell inkonsistent und unübersichtlich werden. Sie bieten keine Versionierung, keine klare Verantwortlichkeit, keine Historie, und lassen sich bei Änderungen kaum nachvollziehbar anpassen. Für Qualitätskontrollen und Audits eignen sie sich nicht. Dafür braucht es eine Checklisten-Lösung, die folgende Voraussetzungen erfüllt.
Welche Rolle spielen Checklisten in regulierten Branchen wie der Automobilzulieferung?
In stark reglementierten Branchen sichern Checklisten die Einhaltung von Prozess- und Qualitätsstandards sowie Normen. Sie helfen, Compliance nachweisbar zu machen und strukturiertes Vorgehen zu dokumentieren – auch gegenüber Kunden oder Zertifizierern.
Best Practices & Success Stories:
Stage Gate® Modell in Projekten verankern
Planungstemplates zur Sicherung von Automotive SPICE® Prozessen bei T&S
Mit PROJECTWORX souverän durch das Audit (VDA 6.3)
Was passiert, wenn sich Anforderungen während des Projekts ändern?
Wenn der Kunde Änderungen anmeldet oder Prozesse angepasst werden, muss die Checkliste diese Änderungen nachvollziehbar abbilden können. Dazu braucht es Funktionen wie Versionierung, Änderungsverfolgung, Dokumentation und ggf. neue Freigaben. Einfache Tabellenlösungen reichen dafür nicht mehr aus.
Welche Funktionen sollte eine moderne Checklistenlösung bieten?
Ein professionelles Checklisten-System sollte ermöglichen:
- Versionierung von Checklisten und Aufgaben
- Änderungshistorie mit Dokumentation wer, was, wann geändert hat
- Verknüpfung mit Prozessen und Projektphasen
- Rollen- und Rechtesteuerung
- Automatisierte Freigabeprozesse
- Nachvollziehbarkeit für Audits und Kundenanforderungen
Alle Funktionen im Detail entdecken
Wie tragen Checklisten zur Qualitätssicherung bei?
Checklisten sichern ab, dass definierte Schritte eingehalten werden – z. B. bei Phasenwechseln, Übergaben, Tests oder Reviews. Sie tragen zur Risikoreduzierung bei und helfen, kontinuierlich Qualität im Projektverlauf zu sichern und nachzuweisen. Gute Beispiele dafür sind das Stage Gate® Modell mit Gate Checklisten oder APQP Projekte, die der Qualitätsvorausplanung dienen.
