Zentrale Projektliste: Dreh- und Angelpunkt für Entscheidungen

Funktion der zentralen Projektliste: Überblick und Steuerung ermöglichen

Im Multiprojektmanagement benötigt man eine integrierte Sicht auf das gesamte Portfolio: Die zentrale Projektliste „sammelt“ Projekt KPIs und relevante Informationen, um einen möglichst kompakten und gehaltvollen Überblick über den Status sämtlicher parallel laufender Projekte zu gewähren. Im Idealfall liefert die zentrale Projektliste alle Details, die notwendig sind, um Probleme und Kursabweichungen frühzeitig zu identifizieren und auf schnellstem Weg darauf zu reagieren.

Somit bildet die zentrale Projektliste die Grundlage für effektive Multiprojektsteuerung und differenzierte Abfragen wie:

• Welche kritischen Entwicklungen zeichnen sich in meinen Projekten ab?
• Wo gibt es Ressourcenkonflikte? Terminkonflikte? Rote Ampeln?
• Welche Projekte bedürfen einer Eskalation oder PMO-Unterstützung?
• Welche Projekte fallen in den Verantwortungsbereich von Projektleiter XY?
• Wie viele Projekte eines Kunden sind aktuell in der Umsetzung? In der Pipeline?

Aufbau einer zentralen Projektliste: Fehler vermeiden, Konsistenz sichern

Der Aufbau einer zentralen Projektliste scheint einfach, und täuscht darüber hinweg, welche Fülle an Informationen sie in komprimierter Form darstellt – oder vielmehr darstellen könnte. Leider ist die Nutzung von Tabellentools zur Erstellung von zentralen Projektlisten immer noch weit verbreitet. Selbst große Organisationen greifen darauf zurück und nehmen die damit verbundenen Nachteile in Kauf.

Häufige Probleme bei der Verwendung von zentralen Projektlisten

• Die manuelle Eingabe von Daten in die zentrale Projektliste stellt eine häufige Fehlerquelle dar und verleitet zur Nachlässigkeit – veraltete Daten werden unbemerkt mitgeschleppt.
• Unterschiedliche Versionen kursieren parallel – was zu Verwirrung und falschen Entscheidungen führen kann.
• Daten können nicht ungefiltert genutzt werden. Das PMO muss nachrecherchieren, Daten überprüfen – und verliert kostbare Zeit.
• Die zentrale Projektliste ist nicht vollständig. Interne Projekte und Projekte in der Angebotsphase werden nicht berücksichtigt – was die Planung im Multiprojektmanagement, speziell die Kapazitätsplanung, erschwert.
• Fehlende Integration verursacht Probleme – die Datenkonsolidierung wird durch die Nutzung vieler unterschiedlicher Tools und Formate erschwert. Noch wesentlicher ist: In einer Tabelle kann man Werte und Kommentare abbilden, aber niemals die Tiefe an Informationen, die eine integrierte Lösung bietet.

Die schwerwiegende Folge: Multiprojektmanager wissen nicht was in ihren Projekten los ist! Keine gute Grundlage, um wirksam zu steuern.

Anforderungen an eine zentrale Projektliste: Aktualität und Vollständigkeit gewährleisten

Um eine zentrale Projektliste zu implementieren, die echten Überblick für Stakeholder und eine verlässliche Basis für die Multiprojektsteuerung bildet, müssen einige Grundvoraussetzungen geschaffen werden.

1. Daten aus verschiedenen Quellen und Tools konsistent zusammenführen
2. Sensible Informationen rollenbasiert darstellen, ohne Transparenz zu verlieren
3. Automatisierte Aktualisierung der Projektliste mit verlässlichen Ist-Werten sicherstellen

Die Punkte 1 und 2 lassen sich durch Einsatz einer Multiprojektmanagement Software wie Projectworx und geeigneter Schnittstellen innerhalb kurzer Zeit verwirklichen.

Die schwierigere Frage ist: Wie gewährleistet man, dass man auch in Zukunft immer auf aktuelle Daten zurückgreifen kann?

Multiprojektmanagement transformieren: Best Practice für eine zentrale Projektliste

Der Schlüssel liegt darin, das Einzel- und Multiprojektmanagement effektiv miteinander zu kombinieren!

Bild: Schematische Darstellung der Integration von Einzel- und Multiprojektmanagement: Projektstatusberichte ziehen aktuelle Daten aus Modulen. Die zentrale Projektliste zeigt die aktuellsten Werte und ist direkt mit den relevanten Statusberichten verlinkt.

1. Anstatt Werte manuell in Listen zu übertragen, werden die Daten bei unserem integrierten Ansatz automatisch aus den aktuellsten Statusberichten aller Projekte gezogen. Sich zur Erstellung von regelmäßigen Projektstatus Berichten (für alle Projekte) zu verpflichten, ist Teil des Prozesses – Aktualität und Konsistenz erreicht man nur durch Kontinuität. Dank der richtigen Toolunterstützung nimmt das Reporting dennoch nur einen Bruchteil der Zeit ein.
2. Auch für die Projektstatus Berichte gilt: Alle festen Fakten rund um das Projekt werden nicht manuell erfasst! Budget und Kosten, Projektfortschritt, Meilensteintrendanalyse, Ressourcen, offene Tasks oder ausständige Freigaben – all das ist bereits im Tool vorhanden. Der Letztstand wird automatisch beim Generieren des Statusberichtes geladen. Projektleiter können bei Bedarf ihre fachliche Einschätzung der Lage ergänzen, Daten jedoch nicht manuell abändern oder „manipulieren“.
3. Die zentrale Projektliste ist die Verdichtung der Daten aus den aktuellsten Projektstatus Berichten. Ampeln heben kritische Entwicklungen im Hinblick auf Termine, Kosten und Ressourcen hervor. Welche Felder in der Tabelle ausgegeben werden sollen, ist individuell konfigurierbar, das gilt ebenso für Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten. Zentrale Projektlisten lassen sich sehr einfach als Widget in Dashboards einbetten.
4. Durch die Verlinkung von den Projekten in der zentralen Projektliste mit dem aktuellsten Statusbericht (oder dem jeweiligen Projekt) kann man Probleme nicht nur schneller identifizieren, sondern auch den Ursachen direkt auf den Grund gehen – sowie Lösungen schneller herbeiführen.

Quelle: Whitepaper „Projektsteuerung im Multiprojektumfeld: In den ‘Basics’ steckt die Power“ (zuerst erschienen beim Projektmagazin) – direkt hier downloaden.

Zentrale Projektliste im Projektmanagement Tool aufbauen

Zentrale Projektlisten erfolgreich einführen: Diese Kriterien sind entscheidend

Wer sich valide Daten und einen zuverlässigen Überblick über seine Projektlandschaft wünscht, sollte sich von der manuellen Datenpflege in Tabellen verabschieden. Der Schlüssel liegt in der richtigen Verknüpfung von Einzel- und Multiprojektmanagement durch ein zentrales Tool wie unsere Multiprojektmanagement Software Projectworx.

Konkrete Schlüsselfaktoren sind:

🔁 1. Automatisierte Datenübernahme

• Statusberichte liefern die aktuellen Projektdaten für die zentrale Projektliste – automatisch generiert aus dem System

✅ 2. Systemgestütztes Reporting

• Commitment zu regelmäßigen Status Reports sichert Aktualität
• Budget, Meilensteine, Ressourcen, Tasks etc. stammen direkt aus den Modulen des Tool
• Projektleiter ergänzen nur die qualitative Einschätzung – keine manuelle Manipulation der Fakten

🚦 3. Zentrale Projektliste als verdichtete Sicht

• Anzeige und Filterung nach kritischen Kennzahlen (Ampeln für Zeit, Kosten, Ressourcen, etc.
• Konfigurierbar je nach Zielgruppe (z. B. Steering Committee, Fachbereich, PMO) und spezifischen Anforderungen
• Verlinkung zu Statusberichten ermöglicht Ursachenanalyse und schnelles Handeln

Bild: Die zentrale Multi-Projektliste eingebettet in einem Dashboard mit weiteren frei konfigurierbaren Widgets.

FAQ: Zentrale Projektliste im Multiprojektmanagement

Was ist eine zentrale Projektliste im Multiprojektmanagement?

Eine zentrale Projektliste ist eine konsolidierte Übersicht aller laufenden (und ggf. geplanten) Projekte innerhalb eines Portfolios. Sie bündelt relevante Projekt-Kennzahlen (KPIs), Statusinformationen und Steuerungsparameter wie Termine, Ressourcen, Ampeln oder Verantwortlichkeiten – zentral, aktuell und filterbar. Sie dient als Entscheidungsgrundlage für das PMO, die Projektleitung und das Management.

Warum ist eine zentrale Projektliste so wichtig im Multiprojektmanagement?

Weil sie den Überblick über alle Projekte und damit die Voraussetzung für effektive Projektsteuerung schafft. Ohne eine zentrale Projektliste fehlt Transparenz, kritische Entwicklungen werden zu spät erkannt, und Ressourcen- oder Terminkonflikte bleiben unentdeckt.

Zentral dabei ist, dass die Daten nicht manuell gepflegt werden müssen, sondern auf Datenintegration gesetzt wird.

Welche Informationen enthält eine zentrale Projektliste?

Typischerweise:
• Projektstatus (Ampel: Zeit, Kosten, Ressourcen)
• Projektleitung, Kundenzuordnung
• Start- und Endtermine
• Projektfortschritt, Meilensteine
• Statusbericht-Link
• Kritische Themen / Eskalationen
• Zugehörigkeit zu Programmen oder Verantwortungsbereichen

Die Felder sind in modernen Systemen wie Projectworx individuell konfigurierbar.

Wie aktuell sind die Daten in einer zentralen Projektliste?

In einem integrierten System (wie Projectworx es anbietet) werden die Daten automatisiert aus den aktuellen Statusberichten gezogen. Dadurch ist die Projektliste immer auf dem neuesten Stand – ohne manuelle Pflege oder Risiko veralteter oder verfälschter Daten. Voraussetzung ist ein regelmäßiger, verbindlicher Reporting-Prozess.

Welche typischen Fehler treten bei zentralen Projektlisten (mit Excel) auf?

• Manuelle Pflege führt zu veralteten oder falschen Daten
• Es existieren mehrere, inkonsistente Versionen
• Interne Projekte oder Projekte in der Angebotsphase werden gerne vergessen
• Fehlende Integration führt zu einem unvollständigen Gesamtbild – die Aussagekraft von Tabellen ist eingeschränkt
• Tabellenlösungen (z. B. Excel) reichen für dynamische Steuerung nicht aus

Wie lässt sich eine zentrale Projektliste professionell aufbauen?

Durch die effektive Kombination von Einzel- und Multiprojektmanagement in einem integrierten Tool. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind:
1. Automatisierte Datenübernahme aus Projektmodulen
2. Standardisierte Statusberichte mit geprüften Fakten
3. Rollenspezifische Anzeige und konfigurierbare Filter
4. Direkte Verlinkung zu den Statusberichten für Ursachenanalyse

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Gibt es Tools für zentrale Projektlisten?

Ja, moderne Multiprojektmanagement Software wie Projectworx bietet zentrale Projektlisten, die als integriertes Dashboard-Widget oder in Berichtform eingesetzt werden können. Diese Tools kombinieren alle Bereiche des Projektmanagements von Statusberichten, über die Projektplanung, das Ressourcenmanagement und die Portfolioübersicht – alles in einem System.