Meilensteinpläne im Multiprojektumfeld: Abhängigkeiten, Changes, Konsequenzen

Zur besseren Orientierung: Meilensteine im Multiprojektmanagement

Im Multiprojektmanagement fungieren Meilensteine nicht nur als Markierung von bedeutenden Zwischenzielen oder Ereignissen im Einzelprojekt. Sie stellen außerdem ein wichtiges Bindeglied zwischen verknüpften Projekten dar.

Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Liefergegenständen sind ein Treiber für Komplexität. Solche Wechselwirkungen im Sinne der übergeordneten Unternehmens- bzw. Programmziele zu steuern, ist die zentrale Aufgabe des Programm- und Multiprojektmanagements. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf dem Thema Ressourcenallokation oder der Priorisierung einzelner Projekte nach strategischen Vorgaben, sondern auch auf der zeitlichen Koordination über Projektgrenzen hinweg.

Meilensteine spielen dabei eine Schlüsselrolle. Sie dienen als Orientierungspunkte für die gesamte Multiprojekt- bzw. Programmplanung, das gilt insbesondere für Schnittstellen-Meilensteine zwischen den Projekten.

Wichtige Topics in diesem Beitrag

➡️ Meilensteinpläne im Multiprojektmanagement: Von der Einzelprojekt-Sicht zum Gesamtüberblick

➡️ Darstellung von Meilensteinen und Meilensteinplänen in der PPM Software

Zwischenziel oder Entscheidungspunkt? Der Meilenstein als Struktur- und Steuerungsmittel

Sprechen wir von Meilensteinen, so reden wir im Grunde von Vereinbarungen: Bei Meilensteinen handelt es sich um termingebundene, überprüfbare Zwischenziele, mit denen entweder eine inhaltliche Voraussetzung (z.B. Abnahme von Liefergegenständen wie dem Feinkonzept oder Prototypen, einer externen Engineering-Leistung, etc.) oder eine strategische Vorgabe (z.B. fortlaufende Überprüfung der geschäftlichen Rechtfertigung an einem Phasenübergang) nachweislich erfüllt ist.

• Meilensteine liefern das Grundgerüst der Projektplanung. Die Meilensteine im Projektplan setzen sich aus Meilensteinen zusammen, die top-down vorgegeben (z.B. Messetermine, Vertragstermine, Product Launches, Reifegradmeilensteine, „Prozess“-Meilensteine, etc.) oder bottom-up im Zuge der Detailplanung erarbeitet wurden. Strategische Meilensteine und Meilensteine der operativen Ebene können im Projektplan unterschiedlich visualisiert und bei Bedarf gegen Bearbeitung gesperrt werden.
   
• Meilensteine sind ein wichtiges Steuerungsmittel und können an Phasenübergängen bewusst für Stop-Go-Entscheidungen eingesetzt werden: Dabei gehen Projekte erst in die nächste Phase über, wenn definierte Quality Gates durchschritten wurden. Während Meilensteine hauptsächlich der zeitlichen Fortschrittkontrolle dienen, wird vor einem Qualitätstor auch die Erfüllung bestimmter Qualitätskriterien und KPIs überprüft, sodass Fehler früh im Entwicklungsprozess korrigiert werden können.¹ Auch das PRINCE2-Prinzip „Steuern nach Managementphasen“ empfiehlt diese kritischen Überprüfungen auf „fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung“ vor jedem Phasenwechsel.
   
• Meilensteine lenken den Blick auf das Wesentliche. Hinken Projekte schon bei Zwischenergebnissen regelmäßig hinterher, sind Projektdeadlines gefährdet. Sowohl auf Einzel- als auch auf Multiprojekt- und Programmebene sind Verschiebungen von kritischen Meilensteinen wichtige Signale – sorgsame Beobachtung ist angebracht, Einschreiten im Bedarfsfall nötig.

Meilensteinpläne im Multi­projekt­management: Von der Einzelprojekt-Sicht zum Gesamt­überblick

Mit einem integrierten Meilensteinplan lassen sich komplexe Projektlandschaften einfacher steuern, weil darin alle relevanten Schlüsselereignisse visualisiert werden können. Folgende Voraussetzungen sind dabei wichtig:

(1) Echtzeit-Übersicht über den Status aller Meilensteine für mehrere Projekte parallel schaffen

Sämtliche aktuelle Meilensteindaten aus den Einzelprojekten müssen in einer Übersicht bzw. einem Meilensteinplan zusammengeführt werden können – auf Knopfdruck im Muliprojektplan oder direkt im vordefinierten Dashboard. Eine Drill-Down-Funktion in die Einzelprojekte kann zusätzlichen Kontext liefern, falls Probleme untersucht werden müssen.

(2) Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen verschiedener Projekte transparent machen

Gerade im Entwicklungsumfeld laufen die unterschiedlichen Projekte nicht isoliert voneinander: Oftmals werden Ergebnisse eines Projekts in einem anderen benötigt. Sind Terminpläne nicht untereinander verknüpft, erfährt der Projektleiter des Gesamtprojektes womöglich nur auf Umwegen von der Terminverzögerung im Teilprojekt.

Um das zu verhindern, können im Projektplan Interprojektverknüpfungen zu anderen Projekten erstellt werden – verschieben sich Meilensteine, gibt das System eine Warnung zu dem Terminkonflikt aus.

Außerdem ist es von Vorteil, wenn wichtige Projektverknüpfungen gesondert hervorgehoben werden können – wie etwa in der Projekt Timeline Ansicht von Projectworx (siehe Screenshot).

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(3) Verschiebungen von Meilensteinen visualisieren

Meilensteintrendanalysen in den Status-Reports von Einzelprojekten liefern wichtige Insights zu Projektverzögerungen, deren Ursachen und möglichen Auswirkungen. Auf Multiprojektebene können Basisversion und aktueller Stand der Meilensteinpläne gegenübergestellt werden – parallel für alle gewünschten Projekte.

Darstellung von Meilensteinen und Meilensteinplänen in der PPM Software

In modernen Multiprojektmanagement-Tools wie Projectworx können Meilensteine auf verschiedene Weisen visualisiert werden.

(1) Meilensteinplan

Ein klassischer Meilensteinplan zeigt die wichtigsten Projektmeilensteine in zeitlicher Reihenfolge (für alle oder ausgewählte parallel laufende Projekte). Er eignet sich für schnelle Übersichten und die Kommunikation von Kernterminen an Stakeholder.

(2) Meilensteine im Multiprojektplan

Multiprojektpläne ermöglichen Ihnen die Darstellung aller oder ausgewählter Projekte in einer Ansicht. Abhängig von Fokus und Fragestellung stehen verschiedene Ansichtsoptionen zur Verfügung – die Ansicht im Bild ist auf Meilensteine reduziert. Abhängigkeiten zwischen Projekten können als Verknüpfungen dargestellt werden. So wird sofort ersichtlich, welche Projekte aufeinander angewiesen sind und welche Meilensteine termingebunden koordiniert werden müssen.

(3) Multiprojekt Timeline – Roadmap oder Meilensteinplan

In der Multiprojekt Timeline können klassische Meilensteinpläne um Phasen erweitert werden – sodass auch Roadmaps oder Programm-Übersichten damit aufgebaut werden können. Sowohl Elemente aus einzelnen Projekten (Meilensteine, Phasen) oder Gesamtprojekte können dafür genutzt werden. Die Multiprojekt Timeline ist sehr gut für Präsentationszwecke geeignet, da sie individuell strukturiert werden kann: Alle Swimlanes (hier im Screenshot z.B: Motoren, Software, Sonstiges) können frei definiert werden.

Meilensteinpläne unter Druck: Wenn Änderungen den Zeitplan verschieben

Meilensteinpläne sind nicht in Stein gemeißelt. Richtig spannend wird es, wenn man Changes einarbeitet …

• der Kunde ändert den Scope
• ein Lieferant verzögert die Auslieferung
• eine neue Anforderung kommt ins Spiel

Klassische Meilensteinpläne können die Auswirkungen von Changes nur unzureichend abbilden. Projectworx bietet hierzu mehrere Möglichkeiten:

1. Meilensteinplan inklusive Vergleich der aktuellen Version mit der Basisversion
   Blenden Sie im Meilensteinplan einfach eine weitere Zeile ein, um zu sehen, wie sich die Lage der Meilensteine im Fortlauf des Projektes verändert hat.
   
2. Meilensteintrendanalyse
   Im Projekt und den Projektstatusreports steht Ihnen die Meilensteintrendanalyse für Ihr Controlling und die Simulation von Change Request Szenarien zur Verfügung.

Die Meilenstein-Trendanalyse als wichtiges Controlling-Werkzeug

Wer an den Lenkungsausschuss oder das Management berichtet, braucht einen kompakten Überblick mit hohem Aussagegehalt: Ein bewährtes Instrument hierfür ist die Meilensteintrendanalyse (MTA). Sie zeigt nicht nur die wesentlichen Stationen des Projekts, sondern die zeitliche Entwicklung von Meilensteinen über mehrere Berichtszeitpunkte hinweg und macht damit Trends wie wiederkehrende Verzögerungen transparent.

Noch wesentlicher ist: Indem sich die Verantwortlichen zum Reporting verpflichten, werden die Zusagen für die Erfüllung von Meilensteinen bis zu einem bestimmten Termin in regelmäßigen Abständen erneuert – oder der aktuellen Lage gemäß angepasst. Damit wird verhindert, dass Meilensteinpläne nur auf dem „Papier“ existieren, aber im Grunde wertlos sind.

In der Szenario Planung kann das Tool der Meilensteintrendanalyse ebenfalls genutzt werden, um die Auswirkungen von Changes prägnant zu visualisieren. Anstelle der Berichtzeitpunkte lässt man sich dazu auf der X-Achse die unterschiedlichen Planstände bzw Szenarios (zu Change Requests) anzeigen und das System zieht den neuen Termin für den verschobenen Meilenstein automatisch aus der richtigen Version des Projektplans.

Da sich Meilensteintrendanalysen besonders gut für Präsentationszwecke eignen, werden sie gerne in Projekt Statusberichten und Dashboards eingebunden, wie in den beiden Abbildungen ersichtlich.

FAQ: Meilensteinpläne im Multiprojektmanagement

Was ist ein Meilenstein im Projekt- und Multiprojektmanagement

Ein Meilenstein ist ein klar definiertes, termingebundenes und überprüfbares Zwischenziel im Projekt. Er markiert wichtige Ereignisse, Ergebnisse oder Entscheidungen und dient als Steuerungs- und Orientierungspunkt.

Warum sind Meilensteine im Multiprojektumfeld besonders wichtig?

Weil Projekte, die parallel durchgeführt werden oder Teil eines Programms sind, oft voneinander abhängig sind. Ergebnisse aus einem Projekt werden in einem anderen benötigt. Verschiebt sich ein Meilenstein in Projekt A, kann das direkte Auswirkungen auf Projekt B oder sogar auf das gesamte Programm haben.

Was passiert, wenn Meilensteine verschoben werden?

• Auf Einzelprojektebene: Verzögerungen gefährden Deadlines oder erhöhen Kosten.
• Auf Multiprojektebene: Kritische Abhängigkeiten können andere Projekte blockieren.
• Auf Managementebene: Strategische Ziele oder Programm-Timelines können in Gefahr geraten.

Was ist eine Meilensteintrendanalyse (MTA) und wozu dient sie?

Die MTA zeigt, wie sich geplante Meilensteintermine über die Zeit verändern. Sie wird genutzt für:

• Controlling: Frühzeitiges Erkennen von wiederkehrenden Verzögerungen
• Transparenz: Nachvollziehbare Entwicklungen, Erneuerung der Zusagen von Meilensteinverantwortlichen oder alternativ realitätsgetreue Einschätzung der Lage
• Management-Reporting: Kompakte Darstellung in Dashboards oder Statusberichten mit hohem Aussagegehalt

1. (Schmidtner, M.; Timinger, H. 2020: Automatisiertes Tailoring von Produktentstehungsprozessen. In: projektmanagementaktuell 2/2020, S. 39-45 in Anlehnung an Wuest, T., Liu, A., Lu, S.C.-Y., Thoben, K.-D. 2014: Application of the Stage Gate Model in Production Supporting Quality Management. Procedia CIRP 17, 32–37). ↩︎