PMO Software, die Standards verankert und Portfolios steuerbar macht.
Wenn Prozesse, Projekte und Ressourcen in einem System zusammenlaufen, entsteht eine Entscheidungsbasis, die nicht hinterfragt werden muss.
Ihre Standards bilden den Rahmen – die Projekte halten sich daran.
Vernetzte Daten schaffen Transparenz, die Entscheidungen verlässlich macht.
Transparenz und Wirksamkeit für Ihr PMO
PMO‑Vorgaben entfalten bessere Wirkung, wenn sie dort verankert sind, wo Projekte abgewickelt werden.
Projectworx verbindet Portfolio‑Sicht, Prozessvorgaben und operative Arbeit in einer einzigen Umgebung. So entsteht eine Datenbasis, auf die Sie sich verlassen können. Nicht, weil jemand sie aufbereitet, sondern weil sie aus dem Arbeitsfluss heraus entsteht.
Herausforderungen mit PMO Software meistern
Unabhängig davon, ob Ihr PMO sich noch formiert oder bereits über Standards und Methodenkompetenz verfügt – mit Projectworx schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen, damit folgende Hürden Sie nicht länger ausbremsen.
Mangelnder Überblick
„Wir verlieren zu viel Zeit damit, herauszufinden, was in unseren Projekten passiert. Uns fehlt der standardisierte Überblick“
Die LösungKeine belastbaren Daten
„Wir treffen Entscheidungen auf Basis von Daten, von denen wir nicht wissen, ob sie aktuell sind.“
Die LösungFehlende Integration
„Unsere KPIs liegen in 5 Systemen, aber in keinem, das den Überblick liefert. Die Toolvielfalt erschwert die Datenkonsolidierung.“
Die LösungSteuerung erschwert
„Wir haben Projekte, aber kein Portfoliomanagement. Es ist schwierig, von jedem die gleichen Infos zu bekommen, und am Ende fehlt uns die Basis, um sinnvoll zu priorisieren.“
Die LösungAufwändiges Reporting
„Unsere Statusberichte fressen Stunden, weil die Daten aus SAP, Excel und Zeiterfassung nie wirklich zusammenpassen.“
Die LösungStandards fehlen
„Projekte werden oft unterschiedlich geplant und abgewickelt –dadurch verlieren wir Vergleichbarkeit und Qualität.“
Die LösungCompliance-Hürden
„Wir haben Standards. Quality Gates, Checklisten, standardisierte Prozesse – alles da –, nur sind sie im Projektalltag schwer durchzusetzen.“
Die LösungNachweise wackeln
„Mit den Nachweispflichten geht ein hoher Dokumentationsaufwand einher. Dem können wir nicht immer sauber nachkommen.“
Die LösungAuslastung unklar
„Wir planen, aber wir können nicht einschätzen, wie sich die Änderungen auf die Gesamtlast auswirken.“
Die LösungMit Projectworx setzen sich Standards und Prozesse im Projektalltag durch, weil sie ganz natürlich Teil davon werden.
Unsere Template‑Technologie macht es möglich: Prozesse, die sonst in separaten Protokollen oder Checklisten liegen, werden in Vorlagen hinterlegt, sofort bei Neuanlage als Aufgaben ins Projekt gebracht und direkt im Tool gesteuert abgearbeitet.
Erfahren Sie mehr über das einfache Prinzip:
- Projekt-Templates als Hebel für Compliance
- Prozesse & Standards in der Projektabwicklung sicherstellen
- Projektqualität gewährleisten & Reviews beschleunigen
- Nachweispflichten mit Projectworx erfüllen
Projectworx Templates als Hebel für Compliance
Projectworx Templates sind mehr als einfache Standardprojektpläne – sie ermöglichen Standardisierung, weil sie alle Elemente der Projektarbeit mit Projectworx einbeziehen können. Zum Beispiel:
Standardisierte Dokumentvorlagen, Risiko-Assessments, Formulare oder Kalkulationen
Aufgaben inklusive passend konfigurierter Sichten (Listen, Kanban-Boards)
Quality Gate Reviews und Prüf-Dokumente, die später auf Basis bereits abgearbeiteter Aufgaben generiert werden.
Das gesamte Paket – das je nach Projektart sehr unterschiedlich zusammengestellt sein kann – ist sofort nach Anlage eines neuen Projektes verfügbar.
Prozesse & Standards in der Projektabwicklung sicherstellen
An den Templates hängen also nicht nur Projektpläne, sondern auch komplette Checklisten, die als (verpflichtende) Aufgaben im Taskmanagement abgebildet werden und mit den Vorgängen des Projektplans verknüpft sind.
So ist sichergestellt, dass alle Tasks, die im Rahmen des Prozesses – oder für das Durchschreiten eines Quality Gates – vorgeschrieben sind, bearbeitet werden.
Mehr zum Taskmanagement
Projektqualität gewährleisten & Reviews beschleunigen
Das Abwickeln der Aufgaben im System folgt bereits dem vordefinierten Prozess. Die Arbeit an den Tasks ist außerdem die Basis für Gate-Reviews oder andere Prüfdokumente. Der Status der Aufgaben wird automatisch in das Prüfdokument übernommen – er entspricht dem tatsächlichen Stand der Arbeit.
Gate Reviews und Meetings im Lenkungsausschuss werden beschleunigt, weil sie nicht mehr durch die Frage „Haben wir erfüllt, was wir erfüllen müssen?“ aufgehalten werden. So bleibt mehr Zeit, um die wesentlichen Punkte zu diskutieren.
Nachweispflichten mit Projectworx erfüllen
Die konsistente Abwicklung im System in Verbindung mit Prüfdokumenten sichert außerdem eine durchgängige Dokumentation. Dank der Bearbeitungshistorie von Aufgaben, Planversionen und Statusberichten können selbst Details im Nachhinein nachvollzogen werden.
In diesem Video sehen Sie das Prinzip beispielhaft anhand eines Stage Gate Prozesses erklärt. Es funktioniert jedoch genauso gut für PEP-Prozesse oder die Qualitätsvorausplanung gemäß APQP. Welche Standardprozesse möchten Sie etablieren?
Kontakt aufnehmen
Ein vernetztes System schafft eine bessere Entscheidungsbasis, als es jede noch so gut gepflegte Tabelle könnte. Der Grund:
Die Daten in der zentralen Projektliste werden nicht manuell aktualisiert, sondern stammen aus der Projektarbeit in Projectworx-Modulen.
Multiprojektpläne und -Timelines zeigen aktuelle Termininfos – weil sie mit den Ganttplänen der Einzelprojekte verknüpft sind.
In Projectworx sind Einzel- und Multiprojektmanagement effektiv miteinander kombiniert. Vertrauen in die Daten entsteht hier automatisch, ohne Nachrecherchieren. Und doch sind Hintergründe & Zusammenhänge jederzeit nachvollziehbar.
Zentrale Projektliste: Integrierte Sicht auf das Portfolio
Die zentrale Projektliste ist die Verdichtung der Daten aus den aktuellsten Projektstatusberichten bzw. Einzelprojekten – immer auf dem letzten Stand, ohne manuelles Nacharbeiten. Ampeln machen kritische Entwicklungen bei Terminen, Kosten und Ressourcen sichtbar.
Entscheider erkennen sofort, wo ihre Aufmerksamkeit benötigt wird. Und Ursachen von Problemen sind schnell nachvollziehbar: Mit einem Klick gelangen Entscheider direkt in den relevanten Statusbericht, der eine detaillierte Einschätzung der Lage ermöglicht.
Mehr zur zentralen Projektliste
Multiprojekt Timeline & Meilensteinpläne
Projectworx bietet neben klassischen Meilensteinplänen auch eine Multiprojekt‑Timeline zur Visualisierung von Programm-Übersichten oder Roadmaps. Die Timeline kann individuell strukturiert werden – perfekt für Präsentationen und Management‑Reviews. Kombinieren Sie wichtige Meilensteine, Phasen oder ganze Projekte, um den Lenkungsausschuss über aktuelle Termine und Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
Auch hier gilt wieder: Die Elemente der Timeline sind mit den Einzelprojekten direkt verknüpft. Das Management bekommt mehr als eine schöne Grafik. Es bekommt einen unverfälschten Überblick, wie die Projekte im Zeitplan liegen.
Mehr zu Meilensteinplänen & Timelines
Ressourcen, Projekte und Meilensteine im Multiprojektplan
Multiprojektpläne bieten Ihnen die Möglichkeit, alle oder gezielt ausgewählte Projekte in einer gemeinsamen Gantt-Ansicht darzustellen. Je nach Fragestellung stehen drei Ansichtsoptionen zur Wahl: Ressourcen, Projekte oder Meilensteine. Mit Hilfe von Filtern lassen sich die Inhalte weiter eingrenzen – zum Beispiel auf bestimmte Projekte, Verantwortliche oder relevante Schwerpunkte.
Auch Abhängigkeiten zwischen Projekten können im Multiprojektplan visualisiert werden. Verknüpfungen zeigen auf einen Blick, welche Projekte miteinander verbunden sind und welche Meilensteine zeitkritisch koordiniert werden müssen.
Ansichten des Multiprojektplans
Integration von Drittsystemen
Als Komplettlösung für professionelles Projektmanagement vereint Projectworx sämtliche Funktionen entlang des gesamten Projektlebenszyklus – von der Projektplanung über Ressourcenplanung, Taskmanagement und Zeiterfassung bis hin zum effizienten Multiprojekt-Controlling.
Darüber hinaus integriert sich Projectworx nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft und bietet zahlreiche Standardschnittstellen zu ERP-Systemen, HR-Tools sowie Workmanagement- und Zeiterfassungssystemen.
Kontakt aufnehmen
Priorisieren mit einheitlichen Kriterien & KPIs
In Projectworx werden Nutzen, Dringlichkeit, Komplexität, die aus der Planung abgeleitete Ressourcenkapazität – oder Ihre unternehmenseigenen Kriterien – für die Priorisierung herangezogen. Die Bewertung passiert im Projekt, das Ergebnis erscheint verdichtet als Kennzahl im Portfolio. Auf dieser Basis sind sinnvolle Vergleiche möglich und die Klassifizierung der Projekte kann jederzeit nachvollzogen werden.
Individuelle Dashboards erleichtern Monitoring
Mit Projectworx haben Sie laufend aktuelle & belastbare Daten aller Projekte auf dem Schirm – direkt beim Einstieg ins System. Konfigurieren Sie Ihr Dashboard nach Ihren Vorstellungen: Kombinieren Sie Meilenstein- und Gate-Übersichten mit Projektstatusmeldungen und Ressourcenübersichten. Unsere Dashboards lassen sich sehr einfach an Kundenwünsche anpassen. Besprechen Sie mit uns Ihre individuellen Anforderungen.
Termin vereinbarenSie möchten live erleben, wie unsere PMO Software für Transparenz und Wirksamkeit Ihrer Prozesse und Standards sorgt? In einer Live Demo gehen wir gerne auf Ihre konkreten Anforderungen ein.
Harald Kasper, Produktmanager von Projectworx
Reporting auf Basis im Projekt erarbeiteter Fakten – „Ungeschönter“ Status in einheitlicher Berichtsform.
Statusberichte werden in Projectworx automatisch aus der tatsächlichen Projektarbeit im System abgeleitet. Das aufwändige und oft fehleranfällige, manuelle Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen entfällt. Denn die untereinander vernetzten Projectworx Module liefern auf Knopfdruck konsistente Fakten, die als Kennzahl oder Grafik in den Bericht einfließen.
Reporting verursacht nicht noch mehr Arbeit, sondern ist ein Ergebnis der Projektarbeit
Der Status spiegelt den realen Zustand wider, weil er auf aktuellen Daten aus allen Projektbereichen (Planung, Ressourcen, Kosten, Aufgaben, Risiken) basiert.
Objektive Messung und subjektive Bewertung der Projektleiter sind klar getrennt: Die Fakten stehen fest, der Kontext kann jedoch ergänzt werden.
Status Berichte können an die Anforderung Ihres Unternehmens angepasst und erweitert werden.
Das PMO braucht für Portfolio‑ und Programmentscheidungen eine verlässliche Sicht auf Auslastung und künftige Ressourcenverfügbarkeit. Das Ressourcenmanagement von Projectworx liefert Ihnen nicht nur projekt- und abteilungsübergreifenden Überblick, sondern auch die Möglichkeit künftige Szenarien zu simulieren.
Auslastungsgebirge und Diagramme ermöglichen schnelle Analysen:
Pipeline & Auftragslage einschätzen
Engpässe erkennen
interne Projekte als Kapazitätstreiber identifizieren
Dank der Vernetzung der Module zeigt jede Planänderung sofort ihre Kapazitätswirkung. So wird live sichtbar, wie sich Anpassungen auf die Gesamtlast auswirken – eine ideale Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Demo vereinbaren
Die wichtigsten Hebel für Ihr PMO mit Projectworx
Zur Live DemoStandards und Prozesse in den Projekten verankern
Compliance sichern und nachweisen: vom Template bis auf Taskebene
Multiprojekt-Überblick durch Integration
Valide Daten durch kombiniertes Einzel- & Multiprojektmanagement
Reporting auf Basis im Projekt erarbeiteter Fakten
Einheitliche Form – aber „ungeschönt“: Status Reports ziehen Daten aus den verschiedenen Projectworx-Modulen.
Realistische Sicht auf Gesamtauslastung
Auswirkungen von Entscheidungen auf Ressourcen verstehen & visualisieren.
Zur Story„Mit Projectworx sind wir in der Lage, unsere Prozesse ohne hohen administrativen Aufwand genau so abzuwickeln, wie wir sie definiert haben und wie es für ein Unternehmen unserer Größe notwendig ist.“
Dr. Gerhard Dimmler, CTO für die Bereiche Entwicklung und Digitalisierung, Engel Unternehmensgruppe
Zur StoryWesentlich ist der Statusbericht auf Knopfdruck, der Arbeitszeiten und Kosten aus SAP übernimmt und dem Forecast gegenübergestellt – das in wenigen Sekunden statt stundenlangem Kopieren und Beschreiben von verschiedenen Dokumenten und Systemen.
Michael Rothmann, Project Management Officer (in der Abteilung Blue IT der), Greiner AG
„Mit Projectworx haben wir ein Top-System, mit welchem wir unsere Strategie umsetzen und in die Projekte übertragen können. Der Ansatz von Projectworx, sowohl strategisches Multiprojektmanagement als auch die operative Abwicklung im Projekt zu unterstützen, ist für uns ideal“,
Michael Drolshagen, thyssenkrupp Presta AG
PMO Software in einer individuellen Tool-Vorstellung kennenlernen – vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Online-Meeting!
Sie möchten live erleben, wie unsere PMO Software für Transparenz und Wirksamkeit Ihrer Prozesse und Standards sorgt? Gerne zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten und Vorteile in einer Online-Präsentation auf. Reservieren Sie gleich Ihren Termin! Kein passender dabei? Dann kontaktieren Sie uns am besten über das Anfrageformular.
FAQ PMO Software & Multiprojektmanagment
Genau hier trennt sich der Nutzen einer PMO‑Software von dem eines klassischen Multiprojektmanagement‑Tools.
Eine PMO‑Software stärkt vor allem die Governance‑ und Steuerungsrolle des Project Management Office.
Der Fokus liegt auf:
- Organisationsweiten Standards
- Governance & Qualitätssicherung
- Steuerung & Konsolidierung von Daten mit dem Ziel eine transparente Entscheidungsgrundlage zu schaffen
Ein Multiprojektmanagement‑Tool (MPM) dagegen unterstützt die operative Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig. Es liefert der Projektleitung und Bereichsverantwortlichen Transparenz zu Terminen, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Auslastung und Ressourcenkonflikten.
Der Fokus liegt auf dem Tagesgeschäft:
- Fortschritt & Probleme sichtbar machen
- Engpässe identifizieren und
- operative Entscheidungen treffen.
Typische Aufgaben eines PMO sind:
- Unternehmensweite PM‑Standards, Templates und Prozesse festlegen und pflegen (inkl. Stage‑Gate / Quality Gates)
- Einheitliche KPI‑Definitionen, Rollen und Regeln etablieren
- Konsolidierte Statusreports und automatisierte Datenaggregation für Management und Lenkungsausschüsse bereitstellen
- Projektportfolio nach strategischen Vorgaben ausrichten und vergleichbar machen
- Risiken, Abweichungen und Eskalationen strukturiert steuern
- Transparenz über alle Projekte herstellen und Datenkonsistenz sichern
In der Praxis verschwimmen die Grenzen zwischen Project Management Office (PMO) und den Funktionen des Portfolio‑ oder Programmmanagements häufig. Viele PMOs übernehmen zusätzlich Aufgaben, die über die klassische Methodik‑ und Governance‑Rolle hinausgehen – etwa Verantwortlichkeiten im Projektportfolio oder in Programmen, inklusive Priorisierung, Steuerung und Reporting.
Der große Nutzen von Projectworx besteht darin, dass es das PMO bei all diesen Aufgaben unterstützt.
Standards wirken nicht durch Kontrolle von außen, sondern als Logik im System
- Prozesse müssen nicht mehr „auf dem Papier“ erklärt werden – sie stecken im Tool selbst, was die Einhaltung erleichtert und Widerstände reduziert.
- Es entsteht eine einheitliche Arbeitsweise, die sich bis in Aufgaben und Dokumente durchzieht.
- Dadurch können Nachweispflichten jederzeit erfüllt werden und
- auch weniger erfahrene Projektmitarbeiter arbeiten automatisch im gleichen Rahmen wie erfahrene.
Das bedeutet für das PMO:
- Kein Nachrecherchieren mehr: Status‑ und Portfolioberichte werden automatisch aus aktuellen Ist‑Daten abgeleitet, statt manuell „produziert“ zu werden.
- Echte Single Source of Truth: Fortschritt, Aufwand, Risiken, Ressourcenlast und KPIs stammen aus einer gemeinsamen Datenbasis – ohne Brüche zwischen Excel, Mails und verschiedenen Tools.
- Sofort sichtbare Auswirkungen: Jede Änderung im Projekt – z. B. verschobene Aufgaben, geänderter Aufwand oder ein Risiko – fließt automatisch in die relevanten Übersichten ein und wird dort sichtbar.
- Objektive Messung statt Interpretation: Messung (Fakten) und subjektive Bewertung (Einschätzung) sind im System getrennt. Das schafft Klarheit darüber, was wirklich passiert und wo Handlungsbedarf besteht.
- Standardisierte KPIs für alle Projekte: Einheitlich aufgebaute Berichte sorgen dafür, dass Informationen vergleichbar sind und Management‑Entscheidungen schnell getroffen werden können.
Kurz:
Die PMO‑Software Projectworx sorgt für Transparenz, weil sie Einzelprojektmanagement und Multiprojektmanagement effektiv miteinander verknüpft, sodass sich das Reporting auf valide Daten aus den Projekten stützt.
Transparenz entsteht nicht durch mehr Reporting‑Aufwand, sondern dadurch, dass das System die Fakten automatisch aus den unterschiedlichen Projectworx Modulen (Planung, Kalkulation, Aufgaben, Risikos, Ressourcen, etc.) liefert.
Ein zentrales Ressourcenmanagement zeigt Überlasten früh, macht Konflikte sichtbar und unterstützt Entscheidungen darüber, welche Projekte realistisch umsetzbar sind – und welche nicht.
Damit Status Reports als verlässliche Entscheidungsbasis taugen, sind folgende Punkte entscheidend:
1. Automatisierte Daten statt manuelle Berichte
Statusberichte sollten nicht manuell per Copy‑Paste erstellt, sondern automatisch aus der tatsächlichen Projektarbeit gespeist werden.
Daten wie Budget, Kosten, Fortschritt, Risiken, Ressourcen und Meilensteine werden am besten direkt aus dem System übernommen.
2. Einheitliche Struktur für alle Projekte
Projekte sollten nach dem gleichen Muster berichten. Das verhindert Interpretationsspielräume und ermöglicht dem PMO, Berichte schnell zu vergleichen und konsolidieren.
3. Trennung von Fakten und subjektiver Bewertung
Der Status der Ampel sollte nicht nach persönlichem Ermessen eingefärbt und Budgets, die bereits geprüft und freigegeben wurden, nicht manuell verändert werden können. Deshalb sorgt Projectworx dafür, dass Fakten nicht mit der persönlichen Einschätzung der Projektleitung vermischt werden. So bleibt das Reporting objektiv und dient als belastbare Informationsquelle.
4. Regelmäßigkeit und Verbindlichkeit
Ein konsistentes Reporting entsteht nur, wenn alle Projekte in festen Intervallen berichten (z. B. monatlich).
Dank der Unterstützung von Projectworx dauert die Erstellung nur wenige Minuten, weil die Basisdaten aus den Modulen des System gezogen und die Berichte auf Knopfdruck im festgelegten Format erzeugt werden.
5. Zentrale Projektliste
Die zentrale Projektliste ist die Verdichtung der Daten aus den aktuellsten Projektstatus Berichten. Durch die Verlinkung von den Projekten in der zentralen Projektliste mit dem aktuellsten Statusbericht (oder dem jeweiligen Projekt) kann man Probleme nicht nur schneller identifizieren, sondern auch den Ursachen direkt auf den Grund gehen – sowie Lösungen schneller herbeiführen. Mehr erfahren
Die Ansicht Ressourcen gliedert Projekte, Teilschritte (und bei Bedarf Aufgaben) anhand der Mitarbeiter/innen, die damit betraut sind.
Die Ansicht Projekte erlaubt es Ihnen, (ausgewählte) Projekte samt ihrer Teilschritte gemeinsam zu betrachten.
Die folgende Ansicht ist auf Meilensteine reduziert – alle Vorgänge werden für eine bessere Übersicht ausgeblendet.
