Die Hai-Gruppe
Hammerer Aluminium Industries beschäftigt 2.100 MitarbeiterInnen. Das 2007 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz im oberösterreichischen Ranshofen sowie acht weitere Standorte in Deutschland, Rumänien, Polen und Südkorea.
Die hochwertigen Aluminium Lösungen der HAI-Gruppe findet man sowohl im Baubereich als auch in der Automobil- und Transporttechnik, in der Elektrotechnik sowie im Maschinen- und Anlagenbau.
Digital HAIway: Aluminium-Experte investiert in digitale Prozesse entlang der Wertschöpfungskette
Hammerer Aluminium Industries startete 2022 eine großangelegte Digitalisierungsoffensive mit einem Investitionsvolumen von rund 20 Mio. € in die Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
„Wir verstehen die Digitalisierung als Möglichkeit, um die Produktqualität und Prozesse auf exzellentem Niveau zu halten. Auf der anderen Seite fokussieren wir auf eine Entlastung unserer MitarbeiterInnen – bei der Gestaltung attraktiver Arbeitsplätze ergibt sich durch digitale Prozesse großes Potenzial. Im Zentrum aller digitalen Projekte steht der Mensch, dem die Digitalisierung dienen soll.“, erklärt CEO Rob van Gils die Motive bei HAI.
„Wir verstehen die Digitalisierung als Möglichkeit, um die Produktqualität und Prozesse auf exzellentem Niveau zu halten.“
Rob van Gils, CEO Hammerer Aluminium Industries
Multiprojektmanagement: In einer hochdynamischen Branche ist schnelles Tempo gefragt
„Unsere Digitalisierungsoffensive soll in allen Arbeitsbereichen ein noch zielgerichteteres, besseres Arbeiten ermöglichen. Mit dieser Mission treiben wir die Projekt-Bausteine voran“, ergänzt CDO Hermann Kaineder.
Innerhalb der kurzen Zeitspanne von vier Jahren soll alles auf Schiene sein, so die Vorgabe bei Projektstart. Die parallele Einführung umfangreicher Systemlösungen, die alle Unternehmensbereiche von der Datenanalyse bis zur Produktion betreffen, muss koordiniert und aufeinander abgestimmt werden. Insgesamt setzt sich das Digitalisierungsprogramm aus über 70 Projekten zusammen, die teils in Etappen, teils simultan abgewickelt und in den Niederlassungen ausgerollt werden sollen.
HAI-Level Upgrade: Einheitliche Prozesse für die gesamte Unternehmensgruppe sichern
„Allein die Umstellung unseres ERP-Systems auf die neueste SAP-Version S/4Hana wird in 20 Teilprojekten absolviert“, erklärt Barbara Kohlbacher, Program Officer für den Digital HAIway. „Neben unserem Hauptsitz im österreichischen Ranshofen gibt es noch acht weitere Standorte in Deutschland, Rumänien, Polen und Südkorea. Bevor die neue SAP-Version ausgerollt werden kann, müssen zunächst alle Niederlassungen auf den gleichen Stand gebracht werden. Diese Harmonisierungsmaßnahme beinhaltet die Angleichung und Optimierung der meisten unternehmerischen SAP-Prozesse und -Arbeitsabläufe.“
Wer bei solch einer Offensive hinter dem Steuer sitzt, braucht einen klaren Kopf und guten Überblick. „Wir suchten ein Tool, das uns in die Lage versetzt, all diese Projekte zeitgleich zu managen. Und fanden es mit Projectworx.“
Requirements Engineering: Strukturierte Einführung von SIGNAVIO-Prozessen
Bei der Gestaltung der neuen Geschäftsprozesse orientiert sich HAI an von SAP empfohlenen Best Practices. „In einem seit 2007 gewachsenen, international tätigen Unternehmen wie dem unseren, können diese Empfehlungen natürlich nicht eins zu eins übernommen werden. Da jede Anpassung, jeder Change Request mit zusätzlichen Ausgaben verbunden ist, die in ihrer Größenordnung, nicht immer vom Standard-Budget gedeckt sind, braucht es auch dafür einen geordneten Prozess“, erläutert Kohlbacher.
Schon kurz nach der Einführung von Projectworx im Juli 2023, entpuppte sich die Projektmanagement Software als Glücksgriff. „Wir entdecken immer wieder Einsatzmöglichkeiten abseits der üblichen Projektarbeit und profitieren von der erstklassigen Beratung“, so Kohlbacher. „Das Aufgabenmanagement von Projectworx nutzen wir nicht nur zur Collaboration und Projektabwicklung, sondern unter anderem auch für das Requirements Engineering.“
Change Requests: Spezifizierung von RICEFW-Anforderungen vereinfacht
Die Abkürzung RICEFW wird bei der Einführung von Unternehmenssoftware genutzt – speziell im Zusammenhang mit Anforderungen, die nicht einfach über Konfiguration erreicht werden können, sondern gesondert spezifiziert oder sogar entwickelt werden müssen. Es soll sichergestellt sein, dass kein wichtiger Aspekt aus den Kategorien Reports – Interfaces – Conversions – Enhancements – Forms – Workflow vergessen wird.
„Die enorme Anpassungsfähigkeit von Projectworx kam uns dabei zugute“, verrät Kohlbacher. „Wir wickeln die RICEFWs komplett über das Aufgabenmanagement ab. Inklusive mehrerer Freigabestufen. Dank einem einfachen Workflow läuft die Aufgabe durch, immer zum richtigen Bearbeiter. Wir sind sehr glücklich über diese Möglichkeit.“
Der RICEFW-Workflow bei HAI
- Die Kategorisierung der RICEFW-Anforderung erfolgt über Customized Fields in der jeweiligen Aufgabe. Alle relevanten Infos, wie die Schätzung von Kosten und Aufwand in Personentagen, haben ihren Platz.
- Nach Begründung der Anforderung und einer groben Aufwandschätzung erfolgt die erste Freigabestufe
- Wird der RICEFW zur Spezifikation freigegeben, werden Teilaufgaben angelegt, um Prozessabläufe sicherzustellen. Die Bearbeiter der einzelnen Teilaufgaben sind an den Status geknüpft. Je nach Status wechselt das System automatisch die Bearbeiter für die jeweiligen Teilaufgaben, die nach Fertigstellung wieder den Status ändern. So wandert die Aufgabe weiter, bis die Spezifikation abgeschlossen ist.
- Der RICEFW landet zur Freigabe beim Management. Jede Entscheidung wird durch automatisch generierte Notizen dokumentiert. Wer hat den Change Request zu welchem Zeitpunkt mit welcher Aufwandsschätzung freigegeben? Wird die Aufgabe zurückgestuft oder abgelehnt, muss zusätzlich eine Begründung abgegeben werden.
Kundenindividuelle Felder je Aufgabentyp
Durch die Wahl des Aufgabentyps „RICEFW“ sind alle benötigten Beschreibungs- und Kategorisierungsfelder sofort bei Anlage des Tasks verfügbar. HAI arbeitet zudem mit abgestuften Bearbeitungsrechten für einzelne Felder. So ist u.a. sichergestellt, dass Beschreibungen bestimmter Aufgaben nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
An Status gekoppelter Rollenwechsel
Jeder Status im Aufgabentyp „RICEFW“ ist standardmäßig an eine Projektrolle geknüpft, über die die Aufgabe automatisiert an den im aktuellen Projekt zuständigen Bearbeiter zugewiesen wird.
Dokumentierte Entscheidungen & Freigaben
In der ersten Freigabestufe, wird das Okay für die detaillierte Spezifikation eingeholt. Sobald der Status auf „to be approved for spec.“ geändert wird, erscheint der Task im Dashboard des Entscheiders. Jede Entscheidung wird automatisch in den Kommentaren der Aufgabe notiert – inkl. Angabe der Aufwandsschätzung. Bei Ablehnung oder Verschieben der Aufgabe muss zudem eine Begründung angegeben werden.
Automatisierte Anlage von Teilaufgaben für Spezifikation
Wird die Aufgabe für die Spezifikation freigegeben, werden sofort zwei Teilaufgaben für die funktionale und technische Spezifikation erstellt und dem jeweiligen Bearbeiter gemäß Rolle zugeordnet. Sobald die Teilaufgaben auf erledigt gesetzt werden, geht eine Info an den Projektleiter. Dieser entscheidet, ob alle Angaben vollständig sind und setzt den Status anschließend auf „spec. finalized“. Im Management Dashboard werden wiederum alle Tasks gesammelt, die auf die Freigabe zur Umsetzung warten.
„Wir schätzen die 100%ige Lösungsorientierung unserer Ansprechpartner bei Projectworx. Die Can-Do-Mentalität, die nicht nur die schnelle Einführung der Software möglich gemacht hat, sondern auch die Anpassung des Tools auf unsere individuellen Needs. Wir haben die Phasen Storming und Norming übersprungen und sind sofort ins Performing gekommen.“
Barbara Kohlbacher, Program Officer für den Digital HAIway, Hammerer Aluminium Industries
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