Wer globale Organisations- oder Entwicklungsprozesse im Unternehmen etablieren möchte, braucht gutes Durchsetzungsvermögen und eine Methode, die für Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz sorgt. Es gilt, Widerstände abzubauen, indem man Mitarbeitern das Einhalten von Prozessabläufen so leicht macht, wie den morgendlichen Gang zur Kaffeemaschine.
Ein Vorgehen, das sich für unsere Kunden vielfach bewährt hat, setzt auf folgenden 5 Ebenen an:
- Templates: Schaffen Sie die Basis für Standardisierung entlang von Prozessen
Was soll getan werden? - Tasks: Sichern Sie geforderte Prozessabläufe in der Projektabwicklung
Wie soll etwas getan werden? - Rechte: Setzen Sie auf ein abgestuftes Berechtigungssystem
Wer darf was genau tun? - Reporting: Bauen Sie ein durchgängiges Reporting mit Zwischenkontrollen (Quality Gates) auf
Wie weit ist das Projekt fortgeschritten? Welche Issues erfordern Beachtung? - Dokumentation: Machen Sie die Einhaltung von Prozessen nachvollziehbar
Wurden alle Schritte erfüllt? Wann wurde etwas (neu) entschieden oder neue Maßnahmen eingeleitet?
(1) Mit Projekt-Templates die Basis für Standardisierung entlang von Prozessen schaffen
Hinter Projekttemplates steckt weit mehr, als man von einer „Vorlage“ erwarten würde. Es handelt sich um ein Instrument, das erfolgreich eingesetzt wird, um Unternehmens- oder Entwicklungsprozesse zu standardisieren und zu steuern.
Nur um Ihnen eine Vorstellung zu geben: Bei unseren Kunden existieren nicht selten Projekttemplates mit 400 oder sogar 800 verpflichtenden Arbeitsschritten, die für jedes neue Projekt (in einer bestimmten Reihenfolge) abgearbeitet werden müssen. OEM & Zulieferer packen die umfangreichen Anforderungskataloge ihrer Partner gewissermaßen in ihre Templates, sodass deren Einhaltung zu jeder Zeit sichergestellt ist.
Die Erstellung dieser individuellen Projektvorlagen mit Projectworx ist dabei denkbar einfach. Ausgehend vom Ganttplan setzen Sie ein Projekt auf, als würden Sie es wirklich planen. Sie definieren Phasen, Vorgänge, konkrete Aufgaben, weisen Zuständigkeiten über Rollen zu und das Projekt als Template aus. So weit, so gut.
Das Potenzial der Projekt-Templates ist damit längst nicht ausgeschöpft. Templates erlauben Ihnen z.B. auch die (Wieder-)Verwendung bewusst gestalteter
- Aufgabenansichten
- Aufgabentypen
- Checklisten
- Meilenstein-Dokumente oder
- Status Reviews,
die auf bestimmte Projekttypen zugeschnitten sind.
All das bauen Sie einmal im Template-Projekt auf und machen das gesamte Paket sofort bei Anlage eines neues Projektes verfügbar.
Näher veranschaulichen möchten wir die Möglichkeiten an einem konkreten Beispiel:
Anwendungsfall: Stage Gate® Prozess
Abhängig vom Use Case beinhaltet ein Projekt-Template nur einen groben Basisplan mit Meilensteinen oder aber genaue Definitionen von Prozessabläufen und vielfältige Planelemente. Prozessmodelle wie das Stage-Gate® Modell lassen sich auf diese Weise direkt im Projekt abbilden – ohne gesonderte Prozessbeschreibungen.
Hier weiterlesen: Projektqualität mit Stage Gate Prozessen verbessern
(1) Planung in der Ganttansicht
Das Template beinhaltet alle verpflichtenden Arbeitspakete, die vor Durchschreiten eines Quality Gates erfüllt werden müssen. Im Hintergrund sind in diesem Fall bereits konkrete Aufgaben zugewiesen, die in der Ganttdarstellung bei Bedarf eingeblendet werden können.
(2) Aufgabenansichten bzw. Gate-Checklisten
Die Aufgabenansichten im Template sind speziell auf die Erfordernisse von Stage Gate Projekten abgestimmt und stehen bei allen aus der Vorlage generierten Projekten zur Verfügung. Diese Übersichten können als Checkliste verstanden werden und werden auch als solche in die Meilenstein-Dokumente transferiert.
(3) Gate-Dokumente
Über Projekttemplates können sämtliche Dokumente, die für ein Projekt erforderlich sind, automatisch hinterlegt werden. Die Checkliste aus der vorhergehenden Ansicht wird automatisch ins Dokument geladen, sodass alles sauber dokumentiert ist.
(4) Dashboards
Welche Widgets im Projektdashboard angezeigt werden, lässt sich ebenfalls auf Template-Ebene festlegen.
(2) Prozessabläufe in der Projektabwicklung durch Workflows & Checklisten sichern
Die im Stage Gate Beispiel erwähnten Checklisten sind ein probates Mittel, um die Einhaltung von Prozessschritten zu überprüfen. Visuelle Elemente wie Ampeln oder Farbmarkierungen machen auf einen Blick ersichtlich, wo Handlungsbedarf besteht.
Wer auch Einfluss auf die Task-Ausführung nehmen will oder Prozessabläufe in der Zusammenarbeit benötigt, kann sein Aufgabenmanagement entsprechend gestalten.
- Aufgabentypen
Setzen Sie individuelle Aufgabentypen für unterschiedliche Zwecke auf. Jeder Typ kann eigene Beschreibungs- und Eingabefelder, Kategorisierungen sowie Feldberechtigungen enthalten. - Workflows
Workflows, die Ihre Zusammenarbeit erleichtern, sind schnell konfiguriert. Die Möglichkeiten reichen von einfachen Notifications, wenn der Vorgänger-Task erledigt wurde, über Freigabeworkflows bis hin zu mehrstufigen Bearbeitungsworkflows, die den Status der jeweiligen Aufgabe berücksichtigen.
Hier weiterlesen: Zusammenarbeit für reibungslose Projektabwicklung koordinieren
(3) Informations- & Datensicherheit durch ein abgestuftes Berechtigungssystem gewährleisten
In einem Projektmanagement Tool möchte man zwar alle relevanten Daten zentral verfügbar machen – jedoch nicht für alle Mitarbeiter im gleichen Maße.
Über das umfassende Rechtemanagement von Projectworx steuern Sie nicht nur Zugriffsrechte auf Module oder Berichte, sondern können bei Bedarf sogar einzelne Felder berechtigen. In Punkto Informations- & Datensicherheit sind Sie damit bestens aufgestellt und können auch im TISAX® Assessment kompetent Auskunft geben.
(4) Ein durchgängiges Projekt-Reporting mit Quality Gate Reviews aufbauen
Für eine gute Zusammenarbeit mit dem Management braucht es ein verlässliches Berichtswesen und Boards, die auf einen Blick erkennen lassen, wo es nicht gut läuft. Mit Projectworx stellen Sie sicher, dass aktuelle und belastbare Daten bereitgestellt werden – auf Knopfdruck in Reportform oder automatisiert und visuell markant im Dashboard.
Status Reports
Schlagen Sie sich noch mit Excel-Tabellen herum und müssen die Information für Ihre Status Reports mühevoll aus unterschiedlichen Quellen zusammentragen? Können Sie sich vorstellen, aktuellste Daten auf Knopfdruck griffbereit und prägnant in einem Bericht aufbereitet zu haben? Selbst dann, wenn der Vorgesetzte spontan eine Besprechung einberuft, gut vorbereitet zu sein?
Das funktioniert mit Projectworx deshalb einwandfrei, weil sich die Projektdaten automatisiert aus den unterschiedlichen Bereichen der Software laden und in die gewünschte Berichtsform überführt werden.
Wie beispielsweise:
- Termine
- verbrauchtes Budget und budgetierte Kosten
- angeforderte Ressourcen & geleistete Stunden
- erledigte oder ausständige Aufgaben in Checklistenform
Obwohl standardmäßig viele vorgefertigte Auswertungen bereitgestellt sind, ist die hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität ein sehr wichtiges Merkmal der Reports – und generell unserer Projektmanagement Lösung. Das unkomplizierte Customizing erleichtert u.a. die schnelle Übernahme von Berichtsvorlagen, die in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind.
Quality Gate Reviews
Mit Quality Gate Reviews können Sie Ihr lückenloses Controlling zusätzlich unterstützen und Projektrisiken minimieren. Bei diesem Ansatz (Stage Gate® Prozess Modell) gilt eine Projektphase erst dann als abgeschlossen, wenn ein Quality Gate durchschritten und (von einem Gremium) abgenommen ist.
Zu diesem Zweck wird bei Erreichen eines Gates automatisch eine Meilenstein-Checkliste aus den Gate-Aufgaben generiert. Diese dokumentiert, welche Anforderungen vollständig erfüllt wurden, wo noch Punkte offen sind und welche kritischen Themen aufgetaucht sind. Bei der Entscheidung, ob ein Projekt in die nächste Phase durchgewunken wird, kann sich das Gremium ausschließlich auf diese Aspekte konzentrieren und erspart sich den zeitintensiven Abgleich von Lastenheft und Ist-Situation.
Dashboards
Vereinfachen Sie Ihr Projektmonitoring mit individuellen Dashboards. Stellen Sie sich Ihre persönliche Ansicht aus vorhandenen Widgets für PMO, Projekt- oder Teamleiter oder einzelne Projekte zusammen – oder nutzen Sie kundenindividuelle Elemente und KPIs.
Multiprojekt-Ampellisten sind ideal für eine schnelle Einschätzung der aktuellen Situation. Dank der Verlinkung mit dem neuesten Statusbericht, kann Problemen direkt auf den Grund gegangen werden, weil die relevanten Informationen bereits kompakt zusammengefasst sind.
(5) Einhaltung von Prozessabläufen und Requirements nachvollziehbar machen
Vor allem in stark regulierten Branchen nimmt die Dokumentation im Sinne der Compliance und Produkthaftung eine zentrale Rolle ein. Unternehmen müssen beweisen können, dass sie sich an Prozessabläufe und Vorgaben halten. Aber auch für alle anderen gilt: Sich dahingehend abzusichern, schadet nie. Schließlich will man sich bei Streitfragen nicht lange rechtfertigen müssen.
Nutzen Sie folgende Empfehlungen für den Aufbau Ihrer Projektdokumentation:
- Integrieren Sie individuelle Webformulare, um die Projektdokumentation auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen und die Daten an zentraler Stelle verfügbar zu machen.
- Definieren Sie verpflichtende Maßnahmen sowie Prozessabläufe und wickeln Sie diese gut nachvollziehbar über das Aufgabenmanagement ab
- Binden Sie Ihre Partner und Kunden in die Kommunikation ein. Senden Sie Nachrichten direkt aus den relevanten Tasks, um die Korrespondenz an der richtigen Stelle zu dokumentieren.
- Hinterlegen Sie Freigabedokumente im Task und damit automatisch im Dokumentenmanagement für das jeweilige Projekt.
- Protokollieren Sie neue Vereinbarungen gewissenhaft
- Weisen Sie Entscheidungen in Protokollen als solche aus, um sie jederzeit schnell aufzufinden
- Ergeben sich dadurch neue ToDos, weisen Sie den entsprechenden Protokollpunkt noch in der Besprechung dem zuständigen Bearbeiter zu. Der Protokollpunkt ist sofort in dessen Aufgabenliste ersichtlich, zusätzlich erhält er eine Benachrichtigung.
- Weisen Sie bei neuen Requirements seitens Ihrer Kunden nach, dass diese an alle Verantwortlichen verteilt wurden. Fordern Sie bei Bedarf auch Lesebestätigungen von Ihren Projektmitarbeitern ein und dokumentieren Sie diese im System.
- Dokumentieren Sie Freigabenachweise mit Projectworx, dort, wo es Ihren Prozessabläufen am besten dient. In Berichtsform oder direkt im Task.
- Dokumentieren Sie auch Fehler in Versuchen oder Produktfehler in eigenen Aufgabenlisten, gemeinsam mit den Maßnahmen, die eingeleitet wurden, um diese zu beheben.
- Bauen Sie Gate-Dokumente für Ihr Projektmonitoring auf, um Abweichungen von Qualitätsvorgaben oder Prozessabläufen aufzudecken. Machen Sie in den Gate Reviews kritische Themen sichtbar und dokumentieren Sie die Schritte, die zur Gegensteuerung vorgeschlagen und unternommen wurden.
- Dokumentieren Sie Fehler und Erfahrungen. Tragen Sie Learnings über die Standardprozesse weiter und sichern Sie Qualität und Effizienz künftiger Projekte.
Prozessabläufe mit Projektmanagement Tool etablieren
Sie möchten Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren oder sind gefordert, durchgängige Prozesse in Ihren Projekten aufzubauen? Gerne führen wir die Möglichkeiten anhand Ihres konkreten Anwendungsfall aus. Vereinbaren Sie einen Termin über unseren Online-Kalender und nutzen Sie begleitend einen Testaccount, um sich in aller Ruhe mit den einzelnen Tools zu beschäftigen.
„Mit PROJECTWORX sind wir in der Lage, unsere Prozesse ohne hohen administrativen Aufwand genau so abzuwickeln, wie wir sie definiert haben und wie es für ein Unternehmen unserer Größe notwendig ist. Darauf aufbauend gibt es zahlreiche Ideen für zukünftige Weiterentwicklung und Optimierung im Bereich der Abwicklung und Verwaltung von (Entwicklungs-) Projekten.“
Dr. Gerhard Dimmler, CTO für die Bereiche Entwicklung und Digitalisierung, Engel Unternehmensgruppe
