Ressourcenplanung im Projektmanagement
Persönliche Demo vereinbaren
➡️ Von der operativen Ressourcenplanung zum strategischen Kapazitätsmanagement
Koordinieren Sie Ihre Ressourcen projektübergreifend. Bringen Sie Plan, Forecast und Ist in einer Übersicht zusammen.
Ressourcenplanung soll die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen möglichst genau abbilden und trotzdem nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Projectworx …
- unterstützt Sie mit verschiedenen Planungsvarianten für die bereichsübergreifende Ressourcenplanung
- erleichtert Ihnen die Ressourcenabstimmungen zwischen Projekt und Abteilung
- führt aktuelle Ist-Daten in einer vollständigen Gesamt-Kapazitätsübersicht zusammen und ermöglicht differenzierte Analysen der Auslastungssituation mithilfe von dynamischen Diagrammen.
❔ FAQ: Typische Fragen zur Ressourcenplanung im Projektmanagement, die uns häufig gestellt werden.
1. Operative Ressourcenplanung mit Projectworx
Wachsender Termindruck, wechselnde Prioritäten und knappes Personal sind nicht die einzigen Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement. Hinzu kommt, dass die Ressourcenplanung mit üblichen Tools (bei vielen immer noch Excel) für das dynamische Projektumfeld zu starr ist. Mit Projectworx wird Ihre bereichsübergreifende Ressourcenplanung endlich alltagstauglich, anpassungsfähig und skalierbar.
- Bauen Sie auf ein zentrales und unternehmensweites Ressourcenmanagement
- Profitieren Sie in der Ressourcenplanung von Echtzeit-Daten dank der Vernetzung mit Ticketing und Zeiterfassung
- Planen Sie Projekt und Ressourcen in einer Ansicht – dem Ganttdiagramm (siehe Video)
- Sichern Sie sich qualifizierte Ressourcen – bei Bedarf über Freigabe-Workflows
- Besetzen Sie Projektrollen und planen Sie Teams oder Mitarbeiter gemäß ihren Skills ein
- Vermeiden Sie Überlasten und sorgen Sie für eine optimale Auslastung durch optische Planungshilfen (z.B. Warnungen bei Kapazitätsüberschreitungen)
- Gewährleisten Sie Termintreue durch vorausschauende Ressourcenplanung und Pufferzeiten
- Schaffen Sie mit diesen Erfolgsfaktoren die optimalen Rahmenbedingungen für Ihre Ressourcenplanung
➡️ Dynamische Ressourcenplanung: Automatische Aktualisierung der Auslastung
Um den Aufwand für die Ressourcenplanung möglichst gering zu halten, verteilt Projectworx Ressourcen standardmäßig über die Vorgangsdauer und passt sie automatisch den Ist-Kapazitäten an. Verschiebt, verkürzt oder verlängert sich der Vorgang, erfolgt die Neuberechnung der Ressourcen automatisch. Zudem werden angeforderte, aber nicht geleistete Stunden in die Zukunft fortgeschrieben und reduzieren dort die Verfügbarkeiten (rollierende Planung).
Sie brauchen stattdessen verbindliche, festgeschriebene Vereinbarungen? Dann sehen Sie sich das Video zur Ressourcen-Monatsplanung an!
Ansicht: Ressourcen nach Projektstruktur
In der Ansicht „Ressourcen nach Projekstruktur“ bekommen Projektleiter einen guten Überblick, in welchen Monaten Ressourcenstunden für die unterschiedlichen Vorgänge des Projekts verplant wurden.
Teamleiter nutzen stattdessen die Ansicht „Ressourcen nach Teams“, die wir in unserem Video näher erläutern.
2. Abstimmungen zwischen Projekt und Abteilung erleichtern
Je mehr Abteilungen oder Fachbereiche an einem Projekt arbeiten, desto problematischer wird es, wenn Teams ihre Ressourcen isoliert voneinander planen! Ressourcenanforderungen werden zum Unsicherheitsfaktor, verbindliche Absprachen fehlen. Durch die Zentralisierung der Ressourcenplanung und eine transparente Dokumentation von Ressourcenanforderungen und -freigaben erspart Ihnen Projectworx unnötige Diskussionen.
➡️ Plan, Forecast und Ist in einer Ansicht
In der Ressourcenplanung gilt es, die Entscheidungen unterschiedlicher Rollen unter einen Hut zu bekommen. Der Projektleiter wünscht sich die volle Arbeitskraft eines Mitarbeiters, der Teamleiter kann ihn jedoch nur für zwei Drittel der Zeit entbehren. Und dann möchte man auch noch im Auge behalten, wie viele Stunden tatsächlich für das Projekt geleistet wurden. Projectworx bündelt all diese Informationen in einer kompakten Übersicht.
Genaue Ressourcenplanung auf Monatsebene
Manchmal braucht es eine feinere Planung, um die Projektdeadlines nicht zu gefährden. Ressourcen in Flaschenhalsabteilungen dürfen nicht zu großzügig verplant werden. Das Commitment zwischen Projekt-, Abteilungs- bzw. Bereichsleiter ist wichtig und muss dokumentiert werden. In solchen Fällen empfiehlt sich das Aufstellen von fixen Monatsplänen, die nur in Ausnahmefällen geändert werden.
Der Ressourcen Scheduler ist eine weitere Ansicht, die gerne von Teamleitern genutzt wird. Sie bietet sich vor allem dann an, wenn nicht zu viele Projekte parallel bearbeitet werden. Liegt der Fokus der Mitarbeiter jeweils auf wenigen Projekten (wie z.B. bei der Inbetriebnahme von Anlagen), bietet der Ressourcen Scheduler einen sehr guten grafischen Überblick darüber, wo die Teammitglieder eingesetzt sind.
3. Strategische Kapazitätsplanung & Gesamtauslastung
Das PMO muss sich bei Portfolio- oder Programmentscheidungen auf eine akkurate Darstellung der Auslastung und realistische Prognosen der künftigen Ressourcenverfügbarkeit stützen können. Nicht zuletzt auch, um Entscheidungen gegenüber dem Management oder anderen Stakeholdern zu rechtfertigen. Im Portfolio-Bereich von Projectworx finden Sie alle dazu notwendigen Tools.
- Analysieren Sie die Auslastung projekt- und bereichsübergreifend oder für einzelne Abteilungen, die zum Bottle Neck werden könnten
- Identifizieren Sie Überlasten und freie Kapazitäten dank dem eindeutigen Farbschema auf einen Blick
- Eruieren Sie mit wenigen Klicks die Gründe für die Überbuchung einzelner Mitarbeiter
- Prüfen Sie die Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen noch vor Projektzusage
- Erkennen Sie, wo Prioritäten gesetzt werden oder Teams vergrößert werden müssen (dauerrote Abteilungen)
➡️ Auslastungsanalyse für alle Abteilungen
Nutzen Sie Auslastungsgebirge und Graphen für differenzierte Schnell-Analysen: Gibt es genug Projekte in der Sales Pipeline? Wie sieht es mit der Auftragslage aus? Wie viele Ressourcen werden durch interne Projekte blockiert? Solche Fragen lassen sich durch einen schnellen Blick auf die Auslastungsdiagramme beantworten.
Zur Story„Wir sind nun in der Lage, viel präziser zu planen. Das ist eine ganz andere Ausgangssituation als vorher, wo Verfügbarkeiten nur grob pro Kopf geschätzt wurden und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand nicht in der Gesamtkapazität ersichtlich waren“
Christian Füchsl, Gruppenleiter bei Valiant TMS
Zum Beitrag„Wichtig ist die Gesamtsicht auf das Portfolio, auf alle Projekte. Insbesondere auf die Ressourcenauslastung legten wir in der Ausschreibung größten Wert. Wir haben uns für PROJECTWORX entschieden, weil uns das Tool die beste Sicht über die Gesamt-Ressourcenauslastung verschafft. Unverzichtbar, wenn die IT-Mitarbeiter 40 parallel laufende Projekte betreuen sollen.“
Eric Sangs, Teamleader im PMO der AUNDE Group
Zum Beitrag„Es sind die unterschiedlichsten Abteilungen involviert, die Arbeit von Automatisierung, Mechatronik, Fluidtechnik und allen anderen Beteiligten muss genau aufeinander abgestimmt werden. Früher war das schwierig. Jeder Bereich hat separat geplant, alles in unterschiedlichen Strukturen und Programmen. Jetzt, mit PROJECTWORX, haben wir endlich einen Gesamtüberblick über die Auslastung aller Bereiche.“
Horst Hofrichter, Hainzl Systemtechnik
Managen Sie Ihre Projekte und Ressourcen mit PROJECTWORX – in einer individuellen Live-Demo erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Ressourcenplanung!
Alles rund um das Thema Ressourcenplanung zeigen wir Ihnen gerne in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Reservieren Sie gleich Ihren Termin! Kein passender dabei? Dann kontaktieren Sie uns am besten über das Anfrageformular.
FAQ
1. Grundlagen und Aufbau der Ressourcenplanung in Projekten
Können Ressourcen auf Namens- oder auf Bereichsebene geplant werden?
Ja, das ist möglich. Mit Projectworx können Sie Ressourcenanforderungen sowohl für konkrete Mitarbeiter als auch für Teams, Abteilungen oder Arbeitsbereiche erstellen. Zweiteres bietet sich an, wenn es einen Team- oder Abteilungsleiter gibt, der die angeforderten Stunden den passenden Personen zuweist.
Eine Planung ausschließlich auf Team- oder Bereichsebene ist zwar möglich, wird von uns jedoch nicht empfohlen.
Durch die grobe Planung auf Teams mag man zwar bei der Ressourcenplanung etwas Zeit gewinnen, doch im Nachgang verursacht die fehlende Zuteilung von Tätigkeiten zu konkreten Ressourcen meist Probleme.
Eine Planung ausschließlich auf Team- oder Bereichsebene ist zwar möglich, wird von uns jedoch nicht empfohlen.
Durch die grobe Planung auf Teams mag man zwar bei der Ressourcenplanung etwas Zeit gewinnen, doch im Nachgang verursacht die fehlende Zuteilung von Tätigkeiten zu konkreten Ressourcen meist Probleme.
Ist es möglich, die gleichen Ressourcen in mehreren Teams einzuplanen?
Organisatorisch ist eine Ressource in Projectworx immer einer bestimmten Abteilung zugeordnet. Personen können innerhalb von Projekten aber unterschiedlichen Projektrollen zugewiesen werden und können außerdem Mitglied mehrerer Projektteams sein.
Können die Skills der Mitarbeiter bei der Ressourcenplanung berücksichtigt werden?
Ja, die Fähigkeiten und Qualifikationen von Mitarbeitern können im System hinterlegt werden. Sind diese Angaben in den Mitarbeiterprofilen gewartet, können Sie im Zuge der Ressourcenplanung auch nach Ressourcen mit bestimmten Skills suchen.
Wie lassen sich Ressourcen für Projekte getrennt von Abteilungstätigkeiten anfordern?
Im Controlling möchte man Projektstunden von Tätigkeiten des Tagesgeschäfts unterscheiden.
Um das zu gewährleisten, kann man in Projectworx eine eigene Projektart „Internes“ erstellen und Projekte für Abteilungstätigkeiten anlegen. Die Abteilungsstunden können dann getrennt von den Projekstunden angefordert und verbucht werden.
Um das zu gewährleisten, kann man in Projectworx eine eigene Projektart „Internes“ erstellen und Projekte für Abteilungstätigkeiten anlegen. Die Abteilungsstunden können dann getrennt von den Projekstunden angefordert und verbucht werden.
Wer hat in Projectworx die Berechtigung, Ressourcen anzufordern oder freizugeben?
Wer Ressourcen anfordern und die angeforderten Stunden freigeben darf, wird über Projektrollen geregelt.
Im Standard hat der Projektleiter die Berechtigung, Ressourcen anzufordern. Der Teamleiter kann den Forecast bearbeiten. Je nachdem, welche Berechtigungen Sie ihm geben, kann er auch eine Neu- oder Umverteilung auf andere Teamressourcen vornehmen.
Generell entscheiden Sie als Unternehmen, welche Rechte Sie einer Projektrolle zuweisen wollen.
Im Standard hat der Projektleiter die Berechtigung, Ressourcen anzufordern. Der Teamleiter kann den Forecast bearbeiten. Je nachdem, welche Berechtigungen Sie ihm geben, kann er auch eine Neu- oder Umverteilung auf andere Teamressourcen vornehmen.
Generell entscheiden Sie als Unternehmen, welche Rechte Sie einer Projektrolle zuweisen wollen.
Kann ich Projectworx mit unseren bestehenden Systemen (z. B. Zeiterfassung oder ERP) verbinden?
Projectworx verfügt über viele Standardschnittstellen zu ERP-Systemen, HR-Tools, Active Directory, Zeiterfassungssystemen, wie z.B.:
SAP Schnittstellen
Active Directory Anbindung
Weitere Schnittstellen zu
Offene REST-API (inklusive Swagger Dokumentation)
Anbindung für Power BI möglich
Projectworx verfügt über viele Standardschnittstellen zu ERP-Systemen, HR-Tools, Active Directory, Zeiterfassungssystemen, wie z.B.:
SAP Schnittstellen
- PSP Elemente
- Netzplanelemente
- Bestellungen, Obligo
- Stunden SAP → Projectworx (SAP CATS)
- Stunden Projectworx → SAP (SAP CATS)
- Termine
- Change Requests
- Plankosten
- Ist-Kosten
- Stücklisten
Active Directory Anbindung
- Kontakte
- Organisationsstrukturen
Weitere Schnittstellen zu
- Workday (Abwesenheitszeiten, Abwesenheiten)
- Microsoft Dynamics (Projekte, Bestellungen, Ist-Kosten, Arbeitzeiten, …)
Offene REST-API (inklusive Swagger Dokumentation)
Anbindung für Power BI möglich
2. Ressourcenkoordination über mehrere Projekte hinweg
Wie funktioniert die Ressourcendisposition bei vielen gleichzeitig aktiven Projekten?
Hat die Ressourcenallokation über mehrere parallel laufende Projekte zu erfolgen, ist es umso wichtiger, dass Projekteleitende und Abteilungen nicht isoliert planen! Ressourcenkonflikte lassen sich durch die transparente Planung zwar nicht komplett vermeiden, aber sie werden vom System frühzeitig aufgedeckt. Ist ein qualifizierter Mitarbeiter überbucht, weil ihn mehrere Projektleiter für ihr Projekt anfordern, gibt Projectworx eine Warnung aus.
Man hat nun die Möglichkeit, darauf zu reagieren, z.B. indem die Ressource dem höher priorisierten Projekt zugewiesen wird.
Man hat nun die Möglichkeit, darauf zu reagieren, z.B. indem die Ressource dem höher priorisierten Projekt zugewiesen wird.
Wie lässt sich die Auslastung über alle Projekte hinweg darstellen?
Um die Gesamtauslastung aller Projekte analysieren zu können, bietet Ihnen Projectworx zwei unterschiedliche Tools.
Den Überblick über die Gesamt-Auslastung
Dabei handelt es sich um eine tabellarische Ansicht der Auslastung nach Woche und Monat, in der Auslastungsspitzen und Überbuchungen farblich hervorgehoben sind.
Auslastungsgraphen mit zahlreichen Filtermöglichkeiten
Die Auslastungsdiagramme dienen differenzierten Schnellanalysen auf Basis der Kapazitäten.
In dieser grafischen Ressourcenauslastung können Sie mithilfe von dynamischen Diagrammen verschiedene Fragestellungen visualisieren, z.B.:
Auch auf Einzelprojekt-Ebene können die dynamischen Auslastungsdiagramme für Analysen genutzt werden, wie beispielsweise:
Um die Gesamtauslastung aller Projekte analysieren zu können, bietet Ihnen Projectworx zwei unterschiedliche Tools.
Den Überblick über die Gesamt-Auslastung
Dabei handelt es sich um eine tabellarische Ansicht der Auslastung nach Woche und Monat, in der Auslastungsspitzen und Überbuchungen farblich hervorgehoben sind.
Auslastungsgraphen mit zahlreichen Filtermöglichkeiten
Die Auslastungsdiagramme dienen differenzierten Schnellanalysen auf Basis der Kapazitäten.
In dieser grafischen Ressourcenauslastung können Sie mithilfe von dynamischen Diagrammen verschiedene Fragestellungen visualisieren, z.B.:
- Wie wirken sich potenzielle Projekte auf meine Auslastung aus?
- Wo haben wir ein Kapazitätsproblem?
- Welche Projekte dürfen wir nicht verlieren, weil wir sonst zu schlecht ausgelastet wären?
Auch auf Einzelprojekt-Ebene können die dynamischen Auslastungsdiagramme für Analysen genutzt werden, wie beispielsweise:
- Wie würde sich ein Change Request auf die Ressourcen auswirken?
- Ist er überhaupt machbar, wenn ich andere, parallel laufende, Projekte miteinbeziehe?
Welche unterschiedlichen Auslastungs-Ansichten gibt es für Projektleiter, Teamleiter und PMO?
Die verschiedenen Rollen im Projekt – Projektleitung, Team- oder Bereichsleitung, PMO oder Programmleitung – haben einen unterschiedlichen fachlichen Zugang zum Thema „Ressourcenmanagement“ – für jeden dieser Akteure ist etwas anderes wichtig.
Projectworx stellt für alle die jeweils passenden Tools und Ansichten bereit:
Projektleiter
Projektleiter arbeiten bei der Ressourcenplanung hauptsächlich im Ganttplan – Projekt und Ressourcen werden also in einer Ansicht geplant! Durch den aufklappbaren Ressourcenbereich können Überlastsituationen genauer analysiert werden. Auch die Zuordnung eines Mitarbeiters zu anderen Projekten ist ersichtlich. Diese Vorschau erleichtert Umplanungen enorm. Die Ansicht Ressourcen nach Projektstruktur fasst visuell zusammen, in welchen Monaten Ressourcenstunden für die unterschiedlichen Vorgänge des Projekts verplant wurden.
Team-/Bereichsleiter
Team- oder Bereichsleiter arbeiten im Rahmen der Ressourcenplanung häufig in der Ansicht Plan, Forecast, Ist. Ihre Aufgabe ist es, Ressourcenanforderungen zu prüfen und der Projektleitung Feedback zu geben:
Die Ansicht „Plan, Forecast, Ist“ bietet Team- und Bereichsleitern nicht nur einen zuverlässigen Überblick über alle Projekte, die Ressourcen aus ihrer Abteilung angefordert haben. Sie wird auch genutzt, um die Stundenverteilung und Zuweisung der Ressourcen zu den Mitarbeitern vorzunehmen. Probleme können dank der Einfärbung von Auslastungsspitzen und Überbuchungen schnell erkannt und bearbeitet werden.
PMO / Programmleitung
Die Vorschau der Gesamtauslastung ist das Tool, das auf dieser Managementebene am häufigsten genutzt wird. Besonders nützlich für das PMO, die Programmleitung oder das Management sind die graphischen Auslastungsanalysen: Durch einfache Filterungen lassen sich konkrete Fragenstellungen beleuchten und mithilfe der Diagramme visualisieren.
Mehr zum Zusammenspiel der verschiedenen Stakeholder im Ressourcenmanagement lesen Sie in unserem Blogbericht 5 Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement.
Projectworx stellt für alle die jeweils passenden Tools und Ansichten bereit:
Projektleiter
Projektleiter arbeiten bei der Ressourcenplanung hauptsächlich im Ganttplan – Projekt und Ressourcen werden also in einer Ansicht geplant! Durch den aufklappbaren Ressourcenbereich können Überlastsituationen genauer analysiert werden. Auch die Zuordnung eines Mitarbeiters zu anderen Projekten ist ersichtlich. Diese Vorschau erleichtert Umplanungen enorm. Die Ansicht Ressourcen nach Projektstruktur fasst visuell zusammen, in welchen Monaten Ressourcenstunden für die unterschiedlichen Vorgänge des Projekts verplant wurden.
Team-/Bereichsleiter
Team- oder Bereichsleiter arbeiten im Rahmen der Ressourcenplanung häufig in der Ansicht Plan, Forecast, Ist. Ihre Aufgabe ist es, Ressourcenanforderungen zu prüfen und der Projektleitung Feedback zu geben:
- Kann die Ressource die angeforderten Stunden im betrachteten Zeitraum leisten?
- Gibt es Konflikte mit Ressourcenanforderungen aus anderen Projekten?
- Für wie viele Stunden kann die Arbeitskraft des Mitarbeiters maximal zur Verfügung gestellt werden?
- Ist ein Umverteilung auf weitere/eine andere Ressource nötig?
Die Ansicht „Plan, Forecast, Ist“ bietet Team- und Bereichsleitern nicht nur einen zuverlässigen Überblick über alle Projekte, die Ressourcen aus ihrer Abteilung angefordert haben. Sie wird auch genutzt, um die Stundenverteilung und Zuweisung der Ressourcen zu den Mitarbeitern vorzunehmen. Probleme können dank der Einfärbung von Auslastungsspitzen und Überbuchungen schnell erkannt und bearbeitet werden.
PMO / Programmleitung
Die Vorschau der Gesamtauslastung ist das Tool, das auf dieser Managementebene am häufigsten genutzt wird. Besonders nützlich für das PMO, die Programmleitung oder das Management sind die graphischen Auslastungsanalysen: Durch einfache Filterungen lassen sich konkrete Fragenstellungen beleuchten und mithilfe der Diagramme visualisieren.
Mehr zum Zusammenspiel der verschiedenen Stakeholder im Ressourcenmanagement lesen Sie in unserem Blogbericht 5 Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement.
Ist das Kopieren von Projekten inklusive Ressourcen (Mitarbeitern) möglich?
Ja, Sie können das Projekt als Projekttemplate speichern.
Wird mit dem Template ein neues Projekt erstellt, sind auch die Ressourcenanforderungen aus dem Originalprojekt hinterlegt. Inwieweit diese Vorgehensweise praktikabel ist, hängt vom konkreten Use Case ab.
Sie möchten mehr darüber erfahren? Im persönlichen Gespräch gehen wir gerne auf Ihre individuelle Situation ein.
Wird mit dem Template ein neues Projekt erstellt, sind auch die Ressourcenanforderungen aus dem Originalprojekt hinterlegt. Inwieweit diese Vorgehensweise praktikabel ist, hängt vom konkreten Use Case ab.
Sie möchten mehr darüber erfahren? Im persönlichen Gespräch gehen wir gerne auf Ihre individuelle Situation ein.
3. Überlasten und Gesamt-Kapazitätsübersicht anzeigen
Sehe ich bei der Planung der Ressourcen, ob eine Ressource bereits überlastet ist?
Ja, damit Ressourcenkonflikte möglichst vermieden werden, gibt Projectworx Ressourcenwarnungen bereits bei der Erstellung eine neuer Ressourcen-Anforderung aus.
Die Warnung ist im Formular ersichtlich, das zur Anforderung der Ressource genutzt wird.
Da Ressourcenkonflikte (durch Verschiebungen im Gantt-Plan oder neue Projekte) auch zu einem späteren Zeitpunkt entstehen können, zeigt Projectworx die Warnung auch im Ganttdiagramm.
Die Warnung ist im Formular ersichtlich, das zur Anforderung der Ressource genutzt wird.
Da Ressourcenkonflikte (durch Verschiebungen im Gantt-Plan oder neue Projekte) auch zu einem späteren Zeitpunkt entstehen können, zeigt Projectworx die Warnung auch im Ganttdiagramm.
Wie werden Überlasten im Einsatzplan angezeigt?
Für die Personaleinsatzplanung nutzen Team- und Bereichsleiter in Projectworx u.a. die Ansicht Plan, Forecast, Ist. Überlasten und Auslastungsspitzen werden durch die rote Einfärbung der Teamkapazitäten im jeweiligen Zeitabschnitt sichtbar. Die Unterteilung der Zeitachse kann auf Wochen oder Monate gesetzt werden.
Werden bei der Stundenplanung auch die Urlaube der Ressourcen berücksichtigt?
Ja. Projectworx erlaubt es Ihnen, Abwesenheiten von Mitarbeitern zu erfassen. Urlaube, Karenz oder längere krankheitsbedingte Abwesenheiten können in Projectworx gewartet werden. Auch die Beantragung der Abwesenheit inklusive Freigabe kann mit Projectworx abgewickelt und dokumentiert werden.
Mehr zum Thema Zeiterfassung mit Projectworx
Mehr zum Thema Zeiterfassung mit Projectworx
4. Anpassung der Ressourcenplanung
Gibt es eine Gegenüberstellung von Draft/Soll/Ist der Ressourcenplanung?
Ja, die Ansicht Plan, Forecast, Ist stellt die angeforderten Stunden aus dem Projektplan, den vom Teamleiter freigegeben Stunden und den vom Mitarbeiter tatsächlich geleisteten Stunden gegenüber.
In Projectworx haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie mit angeforderten, aber nicht geleisteten Stunden umgehen können:
In Projectworx haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie mit angeforderten, aber nicht geleisteten Stunden umgehen können:
- Nicht geleistete Stunden zugunsten des Projekts in die Zukunft fortschreiben (rollierende Planung)
Standardmäßig werden die nicht geleisteten Stunden in die Zukunft fortgeschrieben, sodass die Kapazitäten der Ressource/Abteilung zugunsten des Projekts blockiert werden. - Nicht geleistete Stunden müssen neu vereinbart werden
Wenn Sie bei der Ressourcenplanung mit Projectworx mit der genauen Monatsplanung arbeiten, sind dynamische Fortschreibungen nicht gewünscht. Wird eine Vereinbarung nicht eingehalten, müssen die nicht geleisteten Stunden manuell neu eingeplant werden.
Gibt es eine schnelle Möglichkeit, Ressourcenwerte für die Woche anzupassen?
Ja, im Ressourcenüberblick (im Portfolio-Bereich von Projectworx) sieht der Team- bzw. Projektleiter die verplanten Projektstunden und kann ganz einfach Wochenwerte anpassen.
Wie können wir verhindern, dass sich Abteilungs- und Projektplanung gegenseitig blockieren?
Eine gemeinsame, verbindliche Planungsbasis hilft dabei, sowohl Linienaufgaben als auch Projektanforderungen sichtbar zu machen und frühzeitig Engpässe zu erkennen. Diese Planungsbasis schaffen Sie mit Projectworx:
Regelmäßige Abstimmungen zwischen Projekt und Abteilung sind die Voraussetzung für eine funktionierende Ressourcenplanung. Damit sich Projekte und Abteilung nicht gegenseitig blockieren, braucht es außerdem eindeutige Entscheidungsregeln, wie z.B.:
- Die integrierte Zeiterfassung oder Schnittstellen zu Ihrem Zeiterfassungssystem gewährleisten eine aktuelle Datengrundlage.
- Die Ansicht Plan, Forecast, Ist verbindet die Anfragen aus der Projektressourcenplanung mit der Personaleinsatzplanung des Teamleiters und erleichtert die Abstimmungen zwischen Projekt und Abteilung.
- Die Ansicht wird außerdem zur Dokumentation der Absprachen genutzt.
Regelmäßige Abstimmungen zwischen Projekt und Abteilung sind die Voraussetzung für eine funktionierende Ressourcenplanung. Damit sich Projekte und Abteilung nicht gegenseitig blockieren, braucht es außerdem eindeutige Entscheidungsregeln, wie z.B.:
- Welche fixen Planungstakte sind für unser Unternehmen sinnvoll?
- Welche Projekte sind höher zu priorisieren und müssen deshalb bei der Ressourcenzuweisung bevorzugt behandelt werden?
- Wie gehen wir mit zugesagten, aber nicht geleisteten Stunden um?
Wie kann ich sicherstellen, dass mir Engpass-Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen, wenn ich sie brauche?
Eine hundertprozentige Garantie kann es im dynamischen Projektumfeld niemals geben. Jedoch können Sie mit Projectworx dafür sorgen, dass Absprachen verbindlich festgeschrieben und dokumentiert werden.
Ist die Verbindlichkeit der Absprachen für Sie von besonderer Bedeutung, dann empfehlen wir Ihnen die „Ressourcen-Monatsplanung“ von Projectworx.
Diese Planungsvariante ist ideal, wenn es eine feinere Planung und verbindliche Absprachen zwischen Projektleiter und Abteilungen braucht – wie beispielsweise in der Zusammenarbeit mit Flaschenhalsabteilungen. Mit der „Monatsplanung“ können Projektleiter monatliche Pläne aufstellen sowie Änderungen nachvollziehen und dokumentieren. Diese Planungsvariante ist weniger dynamisch als die „Standard-Ressourcenplanung“ von Projectworx, bietet aber eine bessere Kontrolle, wenn in der Abteilung monatsweise geplant wird.
Monatsplanung im Video ansehen
Ist die Verbindlichkeit der Absprachen für Sie von besonderer Bedeutung, dann empfehlen wir Ihnen die „Ressourcen-Monatsplanung“ von Projectworx.
Diese Planungsvariante ist ideal, wenn es eine feinere Planung und verbindliche Absprachen zwischen Projektleiter und Abteilungen braucht – wie beispielsweise in der Zusammenarbeit mit Flaschenhalsabteilungen. Mit der „Monatsplanung“ können Projektleiter monatliche Pläne aufstellen sowie Änderungen nachvollziehen und dokumentieren. Diese Planungsvariante ist weniger dynamisch als die „Standard-Ressourcenplanung“ von Projectworx, bietet aber eine bessere Kontrolle, wenn in der Abteilung monatsweise geplant wird.
Monatsplanung im Video ansehen
5. Auswertungen und grafische Darstellung der Ressourcenauslastung
Welche grafischen Darstellungsmöglichkeiten gibt es für das Ressourcenmanagement?
Projectworx bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um Ressourcenanforderungen aus den Projekten und die Auslastungssituation des Unternehmens oder einzelner Abteilungen grafisch zu visualisieren.
- Übersicht der Gesamt-Ressourcen-Kapazität
Diese Ansicht visualisiert die aktuelle Auslastungssituation auf Abteilungsebene oder im gesamten Unternehmen - Dynamische Diagramme zur Analyse der Auslastungssituation
Die Diagramme lassen sich durch Filter- und Ansichtseinstellungen konfigurieren und z.B. auf einzelne Teams oder Projekte einschränken. Mehr zu den Möglichkeiten erfahren Sie in der nächsten Frage. - Ressourcenvorschau im Ganttplan
In Projectworx ist die Ressourcenplanung im Ganttplan integriert. Die Ressourcenvorschau macht die prozentuelle Verfügbarkeit von Ressourcen im Zeitrahmen des Projekts sichtbar und stellt eine wertvolle Planungshilfe dar. - Ansicht für Projektleiter
Diese Ansicht zeigt alle verplanten Ressourcen, angeordnet anhand der Projektstruktur im Projektplan. Sie visualisiert, wie viele Stunden pro Monat für die Arbeitspakete bzw. Vorgänge des Projekts verplant wurden. - Ansicht für Teamleiter
Die Verfügbarkeiten und Abwesenheiten im Team sieht der Teamleiter oder Bereichsverantwortliche in den Ansichten „Ressourcen nach Team“ bzw. „Plan, Forecast, Ist“. Diese Ansichten bieten nicht nur beste Übersicht, sie sind außerdem Werkzeug für die Personaleinsatzplanung. - Ressourcen Scheduler Der Ressourcen Scheduler ist eine weitere Ansicht, die gerne von Teamleitern genutzt wird, um zu sehen, in welchen Projekten ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eingeteilt sind.
Welche Berichte oder Dashboards helfen dem Management oder der Bereichsleitung, Entscheidungen zu treffen?
Statt im Management-Meeting starre Diagramme zu präsentieren, können Sie mit den dynamischen Auslastungsgraphen von Projectworx Adhoc-Analysen zur unterschiedlichen Fragestellungen rund um die Auslastung im Unternehmen durchführen.
Zahlreiche Filtermöglichkeiten, Hervorhebung von Projekten oder Abteilungen, Vergleich von Szenarien – all das und noch mehr können Sie mit wenigen Mausklicks visualisieren (siehe auch nächste Frage).
Beispiel im Video ansehen
Auswirkung eines Projekts auf Auslastung visualisieren
Auswirkungen von Change Requests oder Szenarios visualisieren
Zahlreiche Filtermöglichkeiten, Hervorhebung von Projekten oder Abteilungen, Vergleich von Szenarien – all das und noch mehr können Sie mit wenigen Mausklicks visualisieren (siehe auch nächste Frage).
Beispiel im Video ansehen
Auswirkung eines Projekts auf Auslastung visualisieren
Auswirkungen von Change Requests oder Szenarios visualisieren
Wie kann ich aus der Planung Trends ableiten, z. B. für zukünftige Kapazitätsbedarfe?
Die vorhandenen Kapazitäten und Planungsdaten aller Projekte laufen in Projectworx in einer Gesamtübersicht zusammen und ergeben eine vollständige und genaue Darstellung der Auslastung im Unternehmen, die im Portfolio-Bereich für unterschiedliche Zwecke genutzt werden kann.
Die Kapazitäts-Analyse kann anhand von Zahlen erfolgen, aber noch besser mit dynamischen Diagrammen. Diese können dabei helfen, Fragen wie die folgenden zu beantworten:
Die Kapazitäts-Analyse kann anhand von Zahlen erfolgen, aber noch besser mit dynamischen Diagrammen. Diese können dabei helfen, Fragen wie die folgenden zu beantworten:
- Wie viele Projekte habe ich aktuell in der Sales Pipeline?
- Wie viele Kapazitäten sind durch interne Projekte blockiert?
- Kann ich die Aufträge des nächsten Quartals mit dem aktuellen Ressourcenstamm decken oder muss durch neues Personal oder Leasingkräfte aufgestockt werden?
- Welche Abteilungen werden zum Bottleneck und könnten eine fristgerechte Auslieferung gefährden?
6. Planungstiefe und Flexibilität
Können Ressourcen quartalsweise im Voraus geplant werden?
Ja, das ist möglich. Grundsätzlich gibt Projectworx hier keine Begrenzung vor.
Es ist auch möglich, die Planungsmethode an den Planungshorizont anzupassen. Zum Beispiel:
Es ist auch möglich, die Planungsmethode an den Planungshorizont anzupassen. Zum Beispiel:
- Schnelle aber vollständige Grobplanung für alle Projekte, damit man bereits eine Vorschau des Kapazitätsbedarfs für eine längere Zeitperiode vorliegen hat.
- Detaillierte Planung für den nächsten Monat / das nächste Quartal.
Ab wann sollte ich Ressourcen im Projekt konkret verplanen – schon in der Angebotsphase oder erst nach Freigabe?
Wir empfehlen, eine Ressourcenplanung für alle Projekte vorzunehmen. In der Angebotsphase kann diese in groben Zügen (z.B. auf Abteilungsebene) erfolgen, die Detailplanung und Konkretisierung der benötigten Ressourcen erfolgt erst nach Auftragsvergabe.
Warum empfehlen wir diese Vorgehensweise?
Dadurch, dass die benötigten Ressourcen bereits in der Pre-Sales Phase grob eingeplant werden, gelangt man zu einem realistischen Bild des künftigen Ressourcenbedarfs. Durch Kategorisierung der Projekte können Projekte in der Angebotsphase in der Analyse leicht von bereits akquirierten Projekten unterschieden werden.
Wie unsere Kunde von dieser Vorschau profitieren, können Sie in folgenden Customer Stories nachlesen:
Reformation des Ressourcenmanagements bei Valiant TMS
Professionelle Ressourcenplanung als Verkaufsargument beim Automotive Partner Technology & Strategy
Warum empfehlen wir diese Vorgehensweise?
Dadurch, dass die benötigten Ressourcen bereits in der Pre-Sales Phase grob eingeplant werden, gelangt man zu einem realistischen Bild des künftigen Ressourcenbedarfs. Durch Kategorisierung der Projekte können Projekte in der Angebotsphase in der Analyse leicht von bereits akquirierten Projekten unterschieden werden.
Wie unsere Kunde von dieser Vorschau profitieren, können Sie in folgenden Customer Stories nachlesen:
Reformation des Ressourcenmanagements bei Valiant TMS
Professionelle Ressourcenplanung als Verkaufsargument beim Automotive Partner Technology & Strategy
Wie detailliert sollte ich planen, damit der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen bleibt?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Zunächst einmal möchten wir betonen, dass Projectworx bereits bei der Projektplanung einen anderen Ansatz verfolgt als viele andere Lösungen.
Projectworx hat ein Aufgabenmanagement, das an die Projektplanung gekoppelt ist. Damit kann die Planung im Ganttplan etwas gröber auf dem Level eines Arbeitspakets passieren. Auf diesem Level erfolgt auch die Ressourcenplanung.
Wir empfehlen also eine Planung auf dem Level eines Arbeitspakets (in anderen Systemen als Epic bezeichnet) und nicht bis zur einzelnen Aufgabe. Diese Arbeitspakete lassen sich nun sehr gut für eine schnelle und vollständige Ressourcenplanung nutzen.
Die Stunden können sowohl auf Abteilungen und Teams als auch auf konkrete Ressourcen (Mitarbeiter) verplant werden. Bei der Grobplanung ist die Planung auf Abteilungen eine übliche Praxis.
In der Detailplanung sollten Sie aber unbedingt konkreter werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Ressourcenplanung viel zuverlässiger funktioniert, wenn man die Ressourcen tatsächlichen Mitarbeitern zuweist.
Mehr dazu in unserem Blogbericht 5 Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement
Projectworx hat ein Aufgabenmanagement, das an die Projektplanung gekoppelt ist. Damit kann die Planung im Ganttplan etwas gröber auf dem Level eines Arbeitspakets passieren. Auf diesem Level erfolgt auch die Ressourcenplanung.
Wir empfehlen also eine Planung auf dem Level eines Arbeitspakets (in anderen Systemen als Epic bezeichnet) und nicht bis zur einzelnen Aufgabe. Diese Arbeitspakete lassen sich nun sehr gut für eine schnelle und vollständige Ressourcenplanung nutzen.
Die Stunden können sowohl auf Abteilungen und Teams als auch auf konkrete Ressourcen (Mitarbeiter) verplant werden. Bei der Grobplanung ist die Planung auf Abteilungen eine übliche Praxis.
In der Detailplanung sollten Sie aber unbedingt konkreter werden. Die Erfahrung zeigt, dass die Ressourcenplanung viel zuverlässiger funktioniert, wenn man die Ressourcen tatsächlichen Mitarbeitern zuweist.
Mehr dazu in unserem Blogbericht 5 Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement
Welche Planungsintervalle sind sinnvoll – wöchentlich, monatlich oder quartalsweise?
Welchen Planungsintervall Sie für die Abstimmungen zwischen Projekt und Abteilung wählen, ist eine sehr individuelle Frage.
Von unseren Kunden sind wir eine hohe Dynamik in den Projekten gewöhnt. Dort, wo Engpässe zu berücksichtigen sind, erfolgen Ressourcen-Abstimmungen in der Regel auf Monatsebene.
Von unseren Kunden sind wir eine hohe Dynamik in den Projekten gewöhnt. Dort, wo Engpässe zu berücksichtigen sind, erfolgen Ressourcen-Abstimmungen in der Regel auf Monatsebene.
Gibt es Funktionen, die mir Umplanungen erleichtern oder automatisch Vorschläge machen?
Ja. Projectworx bietet Ihnen verschiedene Planungshilfen, die Ihnen die Umplanung erleichtern werden. Mehr dazu lesen Sie im Abschnitt „Umplanungsaufwand durch Planungshilfen reduzieren“ unseres Blogberichts 5 Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement.