ABB ist ein führendes Technologieunternehmen in den Bereichen Elektrifizierung und Automation, das auf eine über 140-jährige Geschichte zurückblickt und weltweit mehr als 105 000 Mitarbeitende beschäftigt. Die Projekte der ABB AG Österreich sind vor allem in den Unternehmensbereichen Elektrifizierung, Prozessautomation und Antriebstechnik angesiedelt.

Zusätzlich zu den Großprojekten, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ist das Projektgeschäft der ABB AG Austria von vielen Kleinprojekten und Ressourcenüberschneidungen gekennzeichnet. Da die ursprünglich eingesetzte Lösung diese Komplexität nicht darstellen konnte, floss bei ABB sehr viel Energie in Abstimmungen rund um die Ressourcenplanung. Häufig starteten die Meetings mit der Feststellung: Die Planung von vor zwei Wochen ist komplett überholt.

Mit der integrierten Zeiterfassung von Projectworx werden Stunden direkt auf die Projekte gebucht. Die Beantragung von Urlaub und Abwesenheiten erfolgt ebenfalls direkt über das System – beides funktioniert per App auch von unterwegs, im Einsatz beim Kunden. Aktuelle Ist-Daten für die Ressourcenplanung stehen ABB nun jederzeit auf Abruf zur Verfügung.

Auf Planungsebene hat sich für ABB durch Zentralisierung der Daten vieles verbessert.
 

• Manuelle Umbuchungen entfallen: Das Übertragen von Abwesenheitszeiten und einzelnen Stundenlisten aus Excel in das Planungssystem wurde durch den Einsatz von Projectworx überflüssig. Die Koordination der Abwesenheitszeiten und Verfügbarkeiten ist durch die grafischen Übersichten in Projectworx viel einfacher geworden.

• Direktes Feedback: Ob das, was geplant wurde, auch tatsächlich realisiert wird, sehen die Engineering Managers in der Ressourcen Übersicht von Projectworx und in aktuellen Soll-/Ist-Reports. Früher erhielt man das Feedback, dass umgeplant werden müsse, oft erst im Nachhinein in den Jour Fixes.
   
• Weniger Umplanungen dank flexiblem Planungstool: Bei längeren Arbeitspaketen kann ABB seinen Mitarbeitern offen lassen, wann die Stunden geleistet werden. Wird am Anfang weniger am Projekt gearbeitet, werden die ausstehenden Stunden von Projectworx automatisch über die restliche Arbeitspaketdauer neu verteilt. Wo früher Umplanungen nötig waren, wird die Auslastung jetzt automatisch an Ist-Kapazitäten und Stundenbuchungen angepasst.

• Vorschau auf Auslastung: Die durchgängige Planung und Zeitbuchung mit Projectworx hat für ABB auch Vorteile auf strategischer Ebene. Statt einer Ressourcenplanung, die nach zwei Wochen nicht mehr gültig ist, verfügt der Bereich Industrial Automation jetzt über einen Ausblick auf die Projekt- und Ressourcenlage, der über ein Jahr in die Zukunft reicht .

„Durch die bessere Transparenz im Ressourcenmanagement sollte bei den Mitarbeitenden keinesfalls der Eindruck entstehen, man wolle sie kontrollieren. Das war von Anfang an unsere Devise“, betont Martin Piribauer, Operations Manager Industrial Automation Österreich bei ABB.

Das Ziel von ABB ist es, hochqualifizierte Fachkräfte langfristig zu halten. Der Einblick, den Projectworx in die Auslastung der nächsten Monate und Jahre gibt, ermöglicht es – je nach Auftragslage – , rechtzeitig passende Projekte zu akquirieren oder Fachkräfte zu rekrutieren.

Werden Phasen mit geringerer Auslastung – etwa durch saisonale Schwankungen – sichtbar, kann ABB darauf im Vorfeld reagieren und neue Marktinitiativen starten oder gezielt Schulungen anbieten, um Mitarbeitende sinnvoll einzusetzen und weiterzuentwickeln.

Die langfristige Planung sorgt in mehrfacher Hinsicht für mehr Stabilität und Sicherheit im Team.

Lukas Bugnar bestätigt: „Unsere Mitarbeitenden wollten von uns immer schon gerne wissen »Welche Projekte stehen für mich in den nächsten Monaten an?«. Jetzt sehen sie selbst: Hey, ich habe sogar schon in zwei Jahren eine Auslastung, und in drei Jahren ein mögliches Projekt eingetragen.

„Insgesamt ist die Planung ehrlicher geworden. Man muss weniger interpretieren, weil die Faktenlage ins Tool eingetragen wird“, erklärt Piribauer. „Durch das konsequente Eintragen sieht man auch, wo die Probleme wirklich liegen oder wo Prozesse optimiert werden können.“

Die Anpassung der Vertriebsprozesse war für ABB ein wichtiger Schritt: Jetzt werden bereits in der Angebotsphase benötigte Kapazitäten in den Fachbereichen angefordert, was die Flexibilität erhöht, die richtigen Mitarbeitenden im passenden Projekt zu haben.

Man schlägt damit zwei Fliegen mit einer Klappe, denn auch die Kunden fordern Terminpläne und wollen wissen, welche Ressourcen zugeteilt sind.

„Mit Projectworx haben wir hierfür eine ideale Grundlage: Wir machen unsere Planung und können durch Planversionen oder einfaches Einblenden und Ausblenden von Planelementen sehr gut steuern, was wir intern behalten wollen und was in Richtung Kunde kommuniziert werden soll“, erklärt Bugnar.

Je nach Rolle im Projekt werden bei ABB unterschiedliche Ansichten genutzt, die jedoch allesamt auf den gleichen Datenpool zurückgreifen. Besonders wertvoll für das Management ist die nahezu tagesaktuelle Sicht auf die tatsächliche Ressourcenauslastung:

„Ich sehe, wie die Mitarbeitenden im aktuellen Monat ausgelastet sind – und ob sie auch wirklich an den Projekten arbeiten, für die sie eingeplant sind“, erklärt Piribauer. „Wenn geplante Stunden nicht wie vorgesehen auf ein Projekt gebucht werden, lassen sich mögliche Ursachen schnell identifizieren – etwa Verzögerungen auf Kundenseite oder operative Probleme. So können wir zeitnah reagieren und Mitarbeitende proaktiv unterstützen, bevor größere Projektabweichungen entstehen.“

Auch der Multiprojektplan wird gerne für Ressourcenabstimmungen genutzt. Es gibt zahlreiche Filtermöglichkeiten, um die Übersicht der Ressourcenanforderungen einzugrenzen. So kann man sich beispielsweise alle Projekte eines Projektleiters in einer bestimmten Periode untereinander anzeigen lassen.

„Wir haben ein System für unsere Ressourcenplanung gesucht, und dabei mit Projectworx eine ganz neue Herangehensweise an das Thema Ressourcenmanagement entwickelt – eine, die uns strategische Vorteile bringt“, fasst Piribauer zusammen. „Man hat unsere Anforderungen verstanden und auch unsere Sonderwünsche waren willkommen. Besonders erfrischend empfinden wir den Austausch und die Lösungsfindung mit unseren Ansprechpartnern bei Projectworx. Wenn unsere Leute ihre Anregungen in neuen Features umgesetzt sehen, macht das den Nutzen für die Mitarbeitenden unmittelbar greifbar.“