Ressourcenplanung im Projektmanagement
Wissen, welche Ressourcen tatsächlich verfügbar sind – im Team, fürs Projekt und für strategische Ziele.
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Multiprojekt Ressourcenplanung mit realistischem Blick auf die Gesamtlast
Ressourcenplanung soll die verfügbaren Ressourcen und die Auswirkungen von Umplanungen auf die Gesamtlast im Unternehmen möglichst realitätsnah abbilden.
Ein integriertes Tool wie Projectworx bringt die Interessen von Projektleiter, Teamleiter und Management zusammen – in einer gemeinsamen Datenbasis über Projekt- und Abteilungsgrenzen hinweg.
Ressourcenplanung im Projekt
Projektleiter profitieren von der abteilungsübergreifenden Ressourcenplanung direkt im Ganttplan – auf Basis aktueller Ist-Daten aller Abteilungen.
Mehr erfahrenEinsatzplanung im Team
Team- und Bereichsleiter wissen endlich, in welche Projekte die Stunden ihrer Mitarbeiter fließen und können Plan, Forecast & Ist gegenüberstellen.
Mehr erfahrenGesamtlast-Übersicht & Analysen
Projectworx führt aktuelle Ist-Daten in einer vollständigen Gesamt-Kapazitätsübersicht zusammen und ermöglicht Analysen der Auslastungssituation.
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Projekt Ressourcenplanung direkt im Gantt-Diagramm – auf Basis aktueller Ist-Daten aller Abteilungen
„Jede Abteilung plant für sich. Wir wissen bei der Planung unserer Projekte nicht, welche Ressourcen in den Teams verfügbar sind oder wie diese ausgelastet sind.“
Wachsender Termindruck, wechselnde Prioritäten und knappes Personal sind nicht die einzigen Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement. Hinzu kommt, dass die Ressourcenplanung mit üblichen Tools (bei vielen immer noch Excel) für das dynamische Projektumfeld zu starr ist. Projectworx integriert die Ressourcenplanung direkt in die Terminplanung und ist somit immer aktuell. Mit Projectworx wird Ihre bereichsübergreifende Ressourcenplanung endlich alltagstauglich, anpassungsfähig und skalierbar.
- Profitieren Sie in der Ressourcenplanung von Echtzeit-Daten dank der Vernetzung mit der Zeiterfassung
- Planen Sie Projekt und Ressourcen in einer Ansicht – dem Ganttdiagramm (siehe Video)
- Sichern Sie sich qualifizierte Ressourcen – bei Bedarf über Freigabe-Workflows
- Besetzen Sie Projektrollen und planen Sie Teams oder Mitarbeiter gemäß ihren Skills ein
- Vermeiden Sie Überlasten und sorgen Sie für eine optimale Auslastung durch optische Planungshilfen (z.B. Warnungen bei Kapazitätsüberschreitungen)
- Gewährleisten Sie Termintreue durch vorausschauende Ressourcenplanung und Pufferzeiten
➡️ Ansicht: Ressourcen nach Projektstruktur
In der Ansicht „Ressourcen nach Projekstruktur“ bekommen Projektleiter einen guten Überblick, in welchen Monaten Ressourcenstunden für die unterschiedlichen Vorgänge des Projekts verplant wurden.
Teamleiter nutzen stattdessen die Ansicht „Ressourcen nach Teams“, die wir in unserem Video näher erläutern.
Dynamische Ressourcenplanung: Automatische Aktualisierung der Auslastung
Um den Aufwand für die Ressourcenplanung möglichst gering zu halten, verteilt Projectworx Ressourcen standardmäßig über die Vorgangsdauer und passt sie automatisch den Ist-Kapazitäten an. Verschiebt, verkürzt oder verlängert sich der Vorgang, erfolgt die Neuberechnung der Ressourcen automatisch. Zudem werden angeforderte, aber nicht geleistete Stunden in die Zukunft fortgeschrieben und reduzieren dort die Verfügbarkeiten (rollierende Planung).
Sie brauchen stattdessen verbindliche, festgeschriebene Vereinbarungen? Dann sehen Sie sich das Video zur Ressourcen-Monatsplanung an!
Demo vereinbarenSie möchten live sehen, wie die Multiprojekt Ressourcenplanung mit Projectworx funktioniert? Im Rahmen einer Online-Präsentation gehen wir gerne auf Ihre konkreten Fragen ein.
Harald Kasper, Produktmanager von Projectworx
Abstimmungen zwischen Projekt und Abteilung erleichtern – Plan, Forecast & Ist in einer Ansicht zusammenführen
„Unsere Leute werden nicht nur in Projekten, sondern auch im Tagesgeschäft gebraucht. Ressourcen für Projekte zu garantieren ist schwierig, weil wir keine integrierte Datenbasis haben.“
Je mehr Abteilungen oder Fachbereiche an einem Projekt arbeiten, desto problematischer wird es, wenn Teams ihre Ressourcen isoliert voneinander planen! Ressourcenanforderungen werden zum Unsicherheitsfaktor, verbindliche Absprachen fehlen. Durch die Zentralisierung der Ressourcenplanung und eine transparente Dokumentation von Ressourcenanforderungen und -freigaben erspart Ihnen Projectworx unnötige Diskussionen.
➡️ Plan, Forecast und Ist in einer Ansicht
In der Ressourcenplanung gilt es, die Entscheidungen unterschiedlicher Rollen unter einen Hut zu bekommen. Der Projektleiter wünscht sich die volle Arbeitskraft eines Mitarbeiters, der Teamleiter kann ihn jedoch nur für zwei Drittel der Zeit entbehren. Und dann möchte man auch noch im Auge behalten, wie viele Stunden tatsächlich für das Projekt geleistet wurden. Projectworx bündelt all diese Informationen in einer kompakten Übersicht.
Genaue Ressourcenplanung auf Monatsebene
Manchmal braucht es eine feinere Planung, um die Projektdeadlines nicht zu gefährden. Ressourcen in Flaschenhalsabteilungen dürfen nicht zu großzügig verplant werden. Das Commitment zwischen Projekt-, Abteilungs- bzw. Bereichsleiter ist wichtig und muss dokumentiert werden. In solchen Fällen empfiehlt sich das Aufstellen von fixen Monatsplänen, die nur in Ausnahmefällen geändert werden.
Der Ressourcen Scheduler ist eine weitere Ansicht, die gerne von Teamleitern genutzt wird. Sie bietet sich vor allem dann an, wenn nicht zu viele Projekte parallel bearbeitet werden. Liegt der Fokus der Mitarbeiter jeweils auf wenigen Projekten (wie z.B. bei der Inbetriebnahme von Anlagen), bietet der Ressourcen Scheduler einen sehr guten grafischen Überblick darüber, wo die Teammitglieder eingesetzt sind.
Realistische Vorschau auf die Gesamtauslastung gewinnen – Auswirkungen von Changes auf die Ressourcen nachvollziehen.
„Wir planen, aber wir können nicht einschätzen, wie sich die Änderungen auf die Gesamtlast auswirken.“
Das PMO muss sich bei Portfolio- oder Programmentscheidungen auf eine akkurate Darstellung der Auslastung und realistische Prognosen der künftigen Ressourcenverfügbarkeit stützen können. Nicht zuletzt auch, um Entscheidungen gegenüber dem Management oder anderen Stakeholdern zu rechtfertigen. Im Portfolio-Bereich von Projectworx finden Sie alle dazu notwendigen Tools.
- Analysieren Sie die Auslastung projekt- und bereichsübergreifend oder für einzelne Abteilungen, die zum Bottle Neck werden könnten
- Identifizieren Sie Überlasten und freie Kapazitäten dank dem eindeutigen Farbschema auf einen Blick
- Eruieren Sie mit wenigen Klicks die Gründe für die Überbuchung einzelner Mitarbeiter
- Prüfen Sie die Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen noch vor Projektzusage
- Erkennen Sie, wo Prioritäten gesetzt werden oder Teams vergrößert werden müssen (dauerrote Abteilungen)
➡️ Auslastungsanalyse für alle Abteilungen
Nutzen Sie Auslastungsgebirge und Graphen für differenzierte Schnell-Analysen: Gibt es genug Projekte in der Sales Pipeline? Wie sieht es mit der Auftragslage aus? Wie viele Ressourcen werden durch interne Projekte blockiert? Solche Fragen lassen sich durch einen schnellen Blick auf die Auslastungsdiagramme beantworten.
Zur Story„Wir sind nun in der Lage, viel präziser zu planen. Das ist eine ganz andere Ausgangssituation als vorher, wo Verfügbarkeiten nur grob pro Kopf geschätzt wurden und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand nicht in der Gesamtkapazität ersichtlich waren“
Christian Füchsl, Gruppenleiter bei Valiant TMS
Zum Beitrag„Es sind die unterschiedlichsten Abteilungen involviert, die Arbeit von Automatisierung, Mechatronik, Fluidtechnik und allen anderen Beteiligten muss genau aufeinander abgestimmt werden. Früher war das schwierig. Jeder Bereich hat separat geplant, alles in unterschiedlichen Strukturen und Programmen. Jetzt, mit PROJECTWORX, haben wir endlich einen Gesamtüberblick über die Auslastung aller Bereiche.“
Horst Hofrichter, Hainzl Systemtechnik
Managen Sie Ihre Projekte und Ressourcen mit PROJECTWORX – in einer individuellen Live-Demo erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Ressourcenplanung!
Alles rund um das Thema Ressourcenplanung zeigen wir Ihnen gerne in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Reservieren Sie gleich Ihren Termin! Kein passender dabei? Dann kontaktieren Sie uns am besten über das Anfrageformular.
FAQ Ressourcenplanung mit Projectworx
Eine Planung ausschließlich auf Team- oder Bereichsebene ist zwar möglich, wird von uns jedoch nicht empfohlen.
Durch die grobe Planung auf Teams mag man zwar bei der Ressourcenplanung etwas Zeit gewinnen, doch im Nachgang verursacht die fehlende Zuteilung von Tätigkeiten zu konkreten Ressourcen meist Probleme.
Um das zu gewährleisten, kann man in Projectworx eine eigene Projektart „Internes“ erstellen und Projekte für Abteilungstätigkeiten anlegen. Die Abteilungsstunden können dann getrennt von den Projekstunden angefordert und verbucht werden.
Mehr zum Thema Zeiterfassung mit Projectworx
Die Warnung ist im Formular ersichtlich, das zur Anforderung der Ressource genutzt wird.
Da Ressourcenkonflikte (durch Verschiebungen im Gantt-Plan oder neue Projekte) auch zu einem späteren Zeitpunkt entstehen können, zeigt Projectworx die Warnung auch im Ganttdiagramm.
Projectworx stellt für alle die jeweils passenden Tools und Ansichten bereit:
Projektleiter
Projektleiter arbeiten bei der Ressourcenplanung hauptsächlich im Ganttplan– Projekt und Ressourcen werden also in einer Ansicht geplant! Durch den aufklappbaren Ressourcenbereich können Überlastsituationen genauer analysiert werden. Auch die Zuordnung eines Mitarbeiters zu anderen Projekten ist ersichtlich. Diese Vorschau erleichtert Umplanungen enorm. Die Ansicht Ressourcen nach Projektstruktur fasst visuell zusammen, in welchen Monaten Ressourcenstunden für die unterschiedlichen Vorgänge des Projekts verplant wurden.
Team-/Bereichsleiter
Team- oder Bereichsleiter arbeiten im Rahmen der Ressourcenplanung häufig in der Ansicht Plan, Forecast, Ist. Ihre Aufgabe ist es, Ressourcenanforderungen zu prüfen und der Projektleitung Feedback zu geben:
- Kann die Ressource die angeforderten Stunden im betrachteten Zeitraum leisten?
- Gibt es Konflikte mit Ressourcenanforderungen aus anderen Projekten?
- Für wie viele Stunden kann die Arbeitskraft des Mitarbeiters maximal zur Verfügung gestellt werden?
- Ist ein Umverteilung auf weitere/eine andere Ressource nötig?
Die Ansicht „Plan, Forecast, Ist“ bietet Team- und Bereichsleitern nicht nur einen zuverlässigen Überblick über alle Projekte, die Ressourcen aus ihrer Abteilung angefordert haben. Sie wird auch genutzt, um die Stundenverteilung und Zuweisung der Ressourcen zu den Mitarbeitern vorzunehmen. Probleme können dank der Einfärbung von Auslastungsspitzen und Überbuchungen schnell erkannt und bearbeitet werden.
PMO / Programmleitung
Die Vorschau der Gesamtauslastung ist das Tool, das auf dieser Managementebene am häufigsten genutzt wird. Besonders nützlich für das PMO, die Programmleitung oder das Management sind die graphischen Auslastungsanalysen: Durch einfache Filterungen lassen sich konkrete Fragenstellungen beleuchten und mithilfe der Diagramme visualisieren.
Mehr zum Zusammenspiel der verschiedenen Stakeholder im Ressourcenmanagement lesen Sie in unserem Blogbericht 5 Erfolgsfaktoren für Ressourcenplanung im Projektmanagement.
Zahlreiche Filtermöglichkeiten, Hervorhebung von Projekten oder Abteilungen, Vergleich von Szenarien – all das und noch mehr können Sie mit wenigen Mausklicks visualisieren (siehe auch nächste Frage).
Beispiel im Video ansehen
Auswirkung eines Projekts auf Auslastung visualisieren
Auswirkungen von Change Requests oder Szenarios visualisieren
Projectworx verfügt über viele Standardschnittstellen zu ERP-Systemen, HR-Tools, Active Directory, Zeiterfassungssystemen, wie z.B.:
SAP Schnittstellen
- PSP Elemente
- Netzplanelemente
- Bestellungen, Obligo
- Stunden SAP → Projectworx (SAP CATS)
- Stunden Projectworx → SAP (SAP CATS)
- Termine
- Change Requests
- Plankosten
- Ist-Kosten
- Stücklisten
Active Directory Anbindung
- Kontakte
- Organisationsstrukturen
Weitere Schnittstellen zu
- Workday (Abwesenheitszeiten, Abwesenheiten)
- Microsoft Dynamics (Projekte, Bestellungen, Ist-Kosten, Arbeitzeiten, …)
Offene REST-API (inklusive Swagger Dokumentation)
Anbindung für Power BI möglich