Bei der Evaluierung von geeigneten Multiprojektmanagement Tools liefern KI Systeme schnell die vermeintlich passende Lösung. Sie nehmen Ihnen Recherchearbeit ab, ein Prompt lässt sich mit immer mehr Details und Anforderungen füttern und auf die eigenen Pains zuschneiden. Ziemlich gut für den Anfang! Eine erste Eingrenzung unter der Vielzahl von Multiprojektmanagement Tools ist damit geschafft.
Was Sie im nächsten Schritt brauchen, sind konkrete Einblicke: Bevorzugt, einen schnellen Überblick über alle Werkzeuge innerhalb eines Tools, die Ihr Projekt Portfolio Management, Multiprojektmanagement und die Multiprojektsteuerung erleichtern können. Diesen Einblick zu gewähren, ist Ziel dieses Artikels.
Doch bevor Sie sich umschauen, zur groben Orientierung …
Wie Projectworx sich im Vergleich mit anderen Multiprojektmanagement Tools einordnen lässt
Projectworx eignet sich sowohl für den Mittelstand als auch für Organisationen mit komplexen Projektportfolios und hohen Anforderungen an Compliance.
Wenn operatives Projektmanagement sowie strategisches Multiprojektmanagement und PPM, Ressourcenmanagement und Prozess-Compliance im Zentrum Ihrer Anforderungen stehen, dann sollten Sie Projectworx bei Ihrer Evaluierung unbedingt berücksichtigen. Vor allem dann, wenn Sie sich eine PPM Lösung wünschen, mit der Sie Ihr gesamtes Projektmanagement abwickeln können, und das möglichst unkompliziert für den User.
Projectworx Demo vereinbarenDie Tools für Multiprojektmanagement, die Sie bei Projectworx innerhalb einer Lösung nutzen können, sind breit gefächert. Bei der Evaluierung von Multiprojektmanagementtools stehen normalerweisen Themen wie Portfolio-Transparenz, projektübergreifende Ressourcenplanung & Gesamtkapaztität-Forecast, Standardisierung und Multiprojektsteuerung im Fokus.
Dementsprechend haben wir die verfügbaren Werkzeuge in folgende Kategorien eingeteilt:
Multiprojektmanagement Tools für besten Portfolioüberblick
Mehr erfahrenTools für Multiprojekt Ressourcenplanung
Mehr erfahrenTools zur Multiprojektsteuerung und für das Portfoliomanagement
Mehr erfahrenSie möchten mehr zur Standardisierung von Projekten erfahren? Dann lesen Sie bitte hier weiter.
Good to know: Projectworx kombiniert Einzel- und Multiprojektmanagement
Die PPM Software verbindet die tägliche Arbeit im Einzelprojekt mit der Multiprojekt- bzw. Portfoliosteuerung, sodass dem Management jederzeit verlässliche Echtzeitdaten vorliegen.
Wie behalte ich den Überblick über 50 parallellaufende Projekte und ihre Abhängigkeiten? Wie kann ich sicherstellen, dass ich stets einen aktuellen Blick auf Kosten, Termine und Ressourcen habe und alle Projekte einheitlich berichten? Die meisten auf dem Markt verfügbaren Tools bieten übersichtliche Listen und Dashboards. Entscheidend ist jedoch: Wo kommen die Daten her und sind sie überhaupt aktuell?
Bester Multiprojektüberblick: Daten aus Einzelprojekten fließen automatisch in Zentrale Projektliste, Reports & Dashboards
Durch die Vernetzung von Einzel- und Multiprojektmanagement in einer Plattform verschafft Projectworx Ihnen Gewissheit: Die Daten, die Ihnen in Dashboards, Multiprojektübersichten und Reports präsentiert werden, spiegeln die tatsächliche Situation in den Projekten.
Es folgen konkrete Beispiele für Multiprojektmanagement Tools, die für mehr Transparenz & Überblick sorgen.
1. Multiprojekt Liste & Dashboards
Multiprojektlisten und Dashboards stellen Projektinformationen in komprimierter Form zur Verfügung. Anhand von wenigen KPIs und Signalen können Sie den Status aller Projekte im Portfolio überprüfen. Doch spätestens, wenn die Ampeln rot leuchten, will man mehr über die Hintergründe erfahren. Deshalb ist die Multiprojektliste in Projectworx keine bloße Projektübersicht, sondern der direkte Einstieg zu mehr Informationen. Die zentrale Projektliste ist mit den Einzelprojekten bzw. den aktuellsten Statusberichten verknüpft, sodass Sie ungewünschten Entwicklungen in Projekten direkt nachgehen können.
Mehr über die zentrale Projektliste erfahren
2. Multiprojektplan
Will man Zusammenhänge wie Terminabhängigkeiten oder Ressourcenüberschneidungen auf Portfolio- oder Programmebene betrachten, stoßen tabellarische Übersichten an ihre Grenzen. Manche Zusammenhänge lassen sich besser erfassen, wenn man sie visuell vor Augen hat. Der Multiprojektplan ist ein visuelles Tool, mit dem Sie die Projektpläne mehrerer Projekte – oder Ausschnitte davon – in eine Ansicht holen können. Mit Filtern und Ansichtseinstellungen bringen Sie in den Fokus, was gerade wichtig ist: Projektabhängigkeiten, Meilensteine oder Ressourcen.
Mehr über die Ansichten des Multiprojektplans erfahren
3. Multiprojekt Timeline
Die Multiprojekt Timeline wird gerne in Statusmeetings mit dem Lenkungsausschuss oder in Multiprojekt-Dashboards eingesetzt. Der offensichtliche Grund ist, dass Termininformationen aus mehreren Projekten in kompakter, visueller Form dargestellt werden können. Noch wichtiger ist jedoch, dass alle Balken und Meilensteine der Timeline-Ansicht direkt mit den Projektplänen in Projectworx verbunden sind. So ist sichergestellt, dass im Steering Meeting die aktuellen Termine vorgelegt werden und keine Screenshots mit Angaben, die längst veraltet sind.
Mehr über die Multiprojekt Timeline erfahren
4. Multiprojekt Meilensteinplan
Der klassische Meilensteinplan ist ein weiters Werkzeug, das einen schnellen Multiprojektüberblick ermöglicht. Vor allem, wenn sichergestellt werden kann, dass Meilensteintermine laufend gepflegt werden. So lassen sich Verschiebungen auch anhand von Meilensteintrendanalysen erkennen. Projectworx unterstützt Sie dabei ein einheitliches und kontinuierliches Reporting-System aufzubauen, das eine wichtige Voraussetzung für valide Daten in allen Multiprojektübersichten ist.
Mehr über Meilensteinpläne erfahren
Eine rudimentär umgesetzte Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement ist einer der größten Schmerzpunkte, die uns Interessenten im Rahmen ihrer Evaluierung von Multiprojektmanagement Tools schildern.
Die Vorschau auf die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen – der Ausblick auf die nächsten Monate und Jahre – ist speziell für Branchen wie Maschinenbauunternehmen, Systemintegratoren oder Anlagenbauer immens wichtig.
Nicht nur, dass es zur Umsetzung der Projekte ausgebildetes Fachpersonal braucht, auch die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Abteilungen will koordiniert werden. Je nach Bereich dauern Projekte oft mehrere Jahre und erfordern taktische Entscheidungen rund um Personal und die Einbeziehung mehrerer Fertigungsstandorte.
Multiprojektmanagement und Ressourcenplanung in einer Software
Wenn Sie sich für Projectworx entscheiden, erhalten Sie nicht nur ein umfassendes Tool für Ihr Multiprojektmanagement – auch eine vollwertige Lösung für strategisches und operatives Ressourcenmanagement ist integriert und mit den anderen Bereichen wie Projektplanung, Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Portfoliomanagement verknüpft.
Es folgen die wichtigsten Tools für Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement, die Ihnen innerhalb unserer Software zur Verfügung stehen.
5. Übersicht über Gesamtauslastung und Ressourcenvorschau
Die Vorschau auf die Gesamtauslastung über mehrere Monate ist bereits in der Angebotsphase wichtig. Ob Projekte tatsächlich mit den aktuell oder in Zukunft verfügbaren Mitarbeitern realisiert werden können, ist eine zentrale Frage im Projektgeschäft. Bei vielen parallel laufenden Projekten kann diese Frage oft nicht mehr auf Basis von Daten beantwortet werden, weil die Ressourcenplanung im Unternehmen gar nicht so weit reicht – darum wird geschätzt. Zusätzlich zur grafischen Übersicht der Gesamtressourcenvorschau bekommen Sie bei Projectworx deshalb auch den praktischen Weg zu einem Ressourcenmanagement aufgezeigt, das Sie zu guten strategischen und taktischen Entscheidungen befähigt.
Mehr zur Gesamtkapazität Vorschau
6. Multiprojekt Auslastungsanalysen
Welche Projekte nehmen wir ins Portfolio auf? Wo kann das Unternehmen es verschmerzen, wenn bei der Akquise ein Auftrag anderweitig vergeben wird, weil die Produktion in dieser Periode ohnehin gut ausgelastet ist? Welche Abteilungen könnten zum Engpass werden? Könnte man auf andere Standorte ausweichen? Es gibt die unterschiedlichsten Fragestellungen, die das Ressourcenmanagement beantworten können soll. Projectworx hat hierfür das ideale Tool: die grafische Auslastungsanalyse! Verschiedenste Szenarien können mit den interaktiven Diagrammen visualisiert werden. So sehen Sie auf einen Blick, bei welchen Projekten es zu Engpässen kommen könnte und wo Abteilungen Entlastung brauchen.
Mehr zur grafischen Auslastungsanalyse (inkl. Video)
7. Gegenüberstellung von Plan, Forecast und Ist
Was abgemacht ist, ist abgemacht – nur leider trifft das auf die Ressourcenplanung meist nicht zu. Zu viel ist in ständiger Veränderung. Was im Meeting der Vorwoche besprochen wurde, ist längst überholt. Projectworx erleichtert Abstimmungen zwischen Projekt und Fachabteilungen, weil es Absprachen dokumentiert und Demands der Projekte, gewährte Ressourcen der Abteilung und die tatsächlich geleistete Arbeit gegenüberstellt.
Mehr zur Ressourcenplanung mit Projectworx
Die strategische Multiprojektsteuerung verlangt klare Leitplanken und objektive Kriterien für das gesamte Portfolio. Um Projekte im Alltag konsequent lenken zu können, müssen Priorisierungen, Risiken, Fortschrittsberichte und formale Freigaben direkt an die operativen Projektdaten gekoppelt sein. Die folgenden Werkzeuge sichern Governance portfolioweit ab:
8. Priorisierung im Projekt- und Portfoliomanagement
Im Multiprojektmanagement müssen Projekte ständig gegeneinander abgewogen werden, denn Ressourcen stehen nur begrenzt zur Verfügung. Doch welche Projekte haben höchste Priorität? Diese Bewertung sollte keiner subjektiven Einschätzung folgen, sondern auf Basis einheitlicher Kriterien durchgeführt werden. Legen Sie für das Projekt-Scoring innerhalb der Einzelprojekte fest, welche Kriterien für Ihr Unternehmen relevant sind und wie diese zu gewichten sind. Die Prioritäts-Bewertung erscheint als Kennzahl verdichtet in Portfolio-Übersichten und steht auch in anderen Bereichen der Software – wie etwa der Ressourcenplanung – als Information zur Verfügung.
9. Ziel- und Risikomanagement
Risiken, Projektziele, OKRs oder andere Key Figures folgen oft demselben Muster: bewerten, priorisieren und Maßnahmen ableiten. In Projectworx werden Risiken und Ziele zentral im Projekt mit geeigneten Maßnahmen erfasst. Weil das Risikomodul mit dem Taskmanagement gekoppelt ist, sind Risikomaßnahmen oder Maßnahmen zur Zielerreichung dort als Aufgaben sichtbar. Ebenso können die Risikomatrix oder Risikomaßnahmen in Projektstatusreports integriert werden – diese und mehr Vorteile ergeben sich aus der vernetzten Systemarchitektur von Projectworx.
10. Einheitliche Statusreports – mit validen Daten
Eines ändert sich auch mit dem weit verbreiteten Einsatz von KI bei der Erstellung von Status Reports nicht – wenn die Daten nicht stimmen, ist der schönste Bericht nichts wert. Projectworx arbeitet hier von Grund auf anders: Die Daten für die automatisiert generierten Statusreports werden direkt aus den Einzelprojekten gezogen und sind deshalb valide. Elemente und Informationen aus allen Modulen unseres Tools – sei es Budgetplanung, Projektplanung (z.B. Multiprojekt Timeline), Ressourcenplanung oder Task Management – können für aussagekräftige Statusberichte genutzt werden. Der berichtete Status soll schließlich nicht künstlich aufpoliert werden, sondern der Realität entsprechen.
11. Q Gate Reviews & Freigaben
Aus Governance-Sicht ist es wesentlich, dass Freigaben und andere Entscheidungen (z.B. Go-Kill-Hold Entscheidungen im Gate Review) gut nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt insbesondere für Organisationen, die regelmäßig auditiert werden. Projectworx unterscheidet sich hier von anderen Tools, weil sich Genehmigungsprozesse damit sehr fein abstimmen lassen.
- Stage-Gate-Governance ist standardmäßig in das Tool integriert. Die Abarbeitung der Gates und das Abhalten von Gate-Reviews werden durch die Abwicklung über das Tool vereinfacht.
- Gleichzeitig können mit Projectworx kundenindividuelle Genehmigungsprozesse umgesetzt werden: mehrstufige Genehmigungskaskaden oder Freigabemechanismen, bei der jeder betroffene Bereich seine separate Zustimmung geben muss, sind Beispiele dafür.
Mehr zu Stage-Gate-Governance mit Projectworx erfahren
Manuell gepflegte Tabellen bieten keine verlässliche Basis, um komplexe Portfolios zu steuern. Die Lösung liegt in der direkten Verknüpfung: Daten aus dem operativen Einzelprojektmanagement (Projektplanung, Ressourcenplanung, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, etc.) müssen ohne Umwege in die Multiprojektsteuerung fließen.
Wenn Sie Ihre PPM-Lösung evaluieren, achten Sie darauf, dass Kernfunktionen wie automatisierte Dashboards, grafische Ressourcen-Forecasts und standardisierte Governance-Prozesse nicht als isolierte Insellösungen, sondern als integrierte Bestandteile einer einzigen Plattform agieren. Dadurch gewährleisten sie durchgängige Daten von der Planung, über die Abwicklung bis zur Entscheidung.
Sie möchten sehen, wie 10 + Multiprojektmanagement Tools in der Praxis ineinandergreifen?
Vereinbaren Sie jetzt eine unverbindliche Projectworx-Demo.
