Von der Angebotslegung bis zum Reporting

Star Finanz nutzt PROJECTWORX für den gesamten Projektablauf

Star Finanz entwickelt sowohl eigene Software-Produkte als auch individuelle Software-Lösungen im Auftrag für Kunden. Um den administrativen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren, wurde PROJECTWORX 2012 als Komplettlösung eingeführt: Angebotslegung, Zeiterfassung, Portfolio-Steuerung, Projektabwicklung und Reporting – für all das braucht es nur mehr ein System.

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Star Finanz

Star Finanz GmbH, ein Unternehmen der Finanz Informatik, ist führender Anbieter von multibankenfähigen Online- und Mobile-Banking- Lösungen in Deutschland. Seit mehr als zwanzig Jahren prägt das Unternehmen mit Sitz in Hamburg und Hannover mit derzeit über 300 MitarbeiterInnen das Online-Banking entscheidend mit.

Gesamten Projektablauf in einem Tool abbilden

Zunächst wurden getrennte Systeme für Angebotslegung, Budgetierung, Zeiterfassung, Controlling und Reporting eingesetzt, was zu einem hohen administrativen Aufwand führte. Verbunden mit einer steigenden Anzahl an Projekten erreichte man einen Punkt, an dem der administrative Aufwand nicht mehr praktikabel war.

Mitte 2012 entschied man, eine Projektmanagement Software zu suchen, die den gesamten Projektablauf unterstützt. Die Haupt-Themen waren dabei:

Angebotserstellung direkt im System mit flexiblen Angebotsvorlagen
Komplette Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung für die Mitarbeiter
Controllingmöglichkeit der Termine, Kosten und Qualität
Rechnungsvorschläge für Überleitung in das Buchhaltungssystem zur tatsächlichen Abrechnung
Übersichtliche Dashboards für Mitarbeiter, Projektleiter und Abteilungsleiter (z.B. Soll/Istkosten Vergleich für Projektleiter mit Drill-Down-Möglichkeit)

Einführung eines standardisierten und softwareunterstützten Prozesses für die Projektanlage und Genehmigung
Portfolio-Steuerung aller Projekte
Transparenz in der Projektabwicklung
Plattformunabhängige Zugriffsmöglichkeit (auch über mobile Endgeräte)

In einem Evaluierungsprojekt wurden mehrere Anbieter kontaktiert und zu Präsentationen und Demostellungen eingeladen.

Tool-Einführung und Übernahme der Daten aus Fremdsystemen

Nachdem mehrere Produkte evaluiert wurden, entschied man sich im Oktober 2012 für PROJECTWORX. In einer dreimonatigen Einführungsphase wurde das System installiert, eingerichtet und geschult, damit man pünktlich mit Jahreswechsel in den Echtbetrieb gehen konnte.

Der Start in den Echtbetrieb verlief reibungslos und wie geplant Anfang 2013. Eine Herausforderung war die Übernahme der Daten aus den verschiedenen Fremdsystemen, in denen noch bis Ende 2012 gearbeitet wurde. In Zusammenarbeit von Star Finanz und PROJECTWORX wurden die Daten zum Jahreswechsel aufbereitet, übernommen und geprüft. Besonders interessant war dabei die Übernahme von Daten aus MS-Project. Vor der Einführung von PROJECTWORX wurden Projekte teilweise kombiniert in Projektplänen mit mehreren Tausend Einträgen verwaltet. Beim Umstieg auf PROJECTWORX wurden diese Projektpläne inklusive Ressourcenzuteilungen nach PROJECTWORX übernommen und in getrennte Projekte aufgeteilt.

Von der Genehmigung bis zum Controlling: Vollständiger Projektablauf in einem Tool

Für Star Finanz erfüllt PROJECTWORX sämtliche Anforderungen, die an eine Projektmanagement Komplettlösung gestellt wurden. Um einen besseren Einblick zu gewähren, wie dies innerhalb von PROJECTWORX umgesetzt wurde, greifen wir exemplarisch einige dieser Punkte auf.

Genehmigung

Über ein Rechtesystem ist nun gesteuert, wer Projekte anlegen darf und wann diese Projekte in Bearbeitung gehen können. Damit wird sichergestellt, dass wichtige Informationen bereits zu Projekt-Beginn erfasst und nicht nachträglich mühsam gesucht werden müssen. Weiterhin ist sichergestellt, dass bei keinem Projekt Kosten (hier sind hauptsächlich Personalkosten gemeint) ohne konkreten Auftrag oder freigegebenes Budget entstehen können.

Dokumente & Vorlagen

Angebote können aus Textbausteinen erzeugt werden, ein firmenweites CI wird eingehalten und alle Angebote liegen zur Nachverfolgung in einem einheitlichen System vor.
Aufträge werden aus den angenommen Angeboten generiert, aus denen wiederum die Rechnungen (Teilrechnungen, Abschlußrechnungen) für die Buchhaltung erzeugt werden.

Projekt-Zeiterfassung

Die Projekt-Zeiterfassung wird nun nicht nur auf das Projekt sondern auf das konkrete Arbeitspaket durchgeführt. PROJECTWORX schlägt den Mitarbeitern dabei die ihnen zugewiesenen Arbeitspakete vor und ermöglicht eine detaillierte Projekt-Zeiterfassung. Im Projekt-Controlling ergeben sich durch die Buchung auf Arbeitspakete völlig neue Möglichkeiten.

Dashboards

Abhängig von den Rollen und Rechten eines Mitarbeiters sieht der Mitarbeiter eine vorgefertigte Startseite mit den für ihn relevanten Informationen. Projektlisten mit Soll/Ist Vergleichen und Meilensteine werden anschaulich dargestellt. Die erfassten Wochenstunden und der aktuelle Stand der Urlaubstage werden jedem Mitarbeiter individuell übersichtlich dargestellt.

Abwesenheiten

Die Urlaube sowie Abwesenheiten wie Krankheit, etc. der Mitarbeiter werden über PROJECTWORX erfasst und wirken sich direkt auf die Ressourcenauslastung und die Projekt-Zeiterfassung aus. Abteilungsweise liegen grafische Urlaubsberichte vor und helfen dem Abteilungsleiter bei der Planung seiner Mitarbeiter.

Harald Kasper Produktmanager Projectworx

„Was sind Ihre Anforderungen an eine professionelle (Multi-) Projektmanagementsoftware? Gibt es spezielle Anwendungsfälle, die Sie mit Ihrem bisherigen Tool nicht abbilden können? In einer Online-Präsentation behandeln wir gerne Ihre Fragen rund um Funktionalität und Umsetzung. Am besten direkt in Ihrem persönlichen Testaccount.“

Harald Kasper, Produktmanager von PROJECTWORX

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